Word,Excel常用操作
Word,Excel 常用操作
- Word
- docx和doc有什么区别?
- 字体
- 标题与目录
- 页眉页脚
- 表格
- 表格中文字如何设置左右和上下居中,或者其它样式
- 超链接
- 引用
- Excel
- xlsx和xls有什么区别?
- .CSV
- 将一列数据用逗号隔开
- 修改csv文件编码格式为UTF-8
- 选中区域
- 更改样式
- 单元格数据加限制
- 设置一列为日期格式:YYYY-MM-DD
- 查看和更改行高和列宽
- 公式计算
- 替换数据
Word
docx和doc有什么区别?
版本环境不同
docx格式的文件是Office2007等保存的新型文档;
doc是Word2003以及之前版本保存的文档。
所占用的内存空间不同
docx更加节省空间。
响应速度不同
docx比doc的响应速度更加快捷,并且更加方便修改文件。
两个文本的工作原理不同
doc用来存放文本信息,docx用来配置格式。
字体
顶部工具栏位【开始】来处理字体:
标题与目录
- 在【开始】的【样式】栏中选择箭头所指向的内容,开始生成标题;
- 点击标题样式,输入标题;
- 完成文档后,开始生成目录;
- 在工具栏中选择【引用】,点击【目录】,点击【自定义目录】,点击【确定】。
注:悬浮顶部的标题,右键,【修改样式】,正文与标题 X都能修改各自的样式。
打开目录:点击【视图】,点击【导航窗格】,设置【靠左】。
悬浮左侧【目录】已经生成好的标题,可以执行【升级】与【降级】等一些操作。
生成的目录页码如果修改需要自己修改,所以建议将文档写完后再加目录。
页眉页脚
- 点击【插入】,点击【页眉页脚】;
- 点击【页眉】文本区域,输入自定义内容,可以使用【开始】设置样式;
- 点击【页脚】,点击【插入页码】,自定义样式;
- 上边工具栏 -> 关闭。
对于已经存在页眉页脚,悬浮双击可以快速进入。
表格
点击【插入】,点击【表格】,点击【插入表格】,自定义。
选中表格,右键,点击【表格属性】
- 加阴影:点击【边框和底纹】,点击【底纹】,选择填充颜色,确认
- 修改行高和列宽:直接鼠标拖拉,或者【表格属性】中找【行】,【列】设置值
表格中文字如何设置左右和上下居中,或者其它样式
- 选中指定的单元格,右键,悬浮【单元格对齐方式】,选择样式。或者下面有通用样式设置
超链接
- 找好位置,点击【插入】,点击【超链接】
- 可以选择自己想要的,链接本文档或外部地址与文件
顶部可以修改超链接要显示的内容
引用
- 选中所需引用的片段,编号依据换行来编;
- 点击【开始】,点击【编号】,点击【开始】,点击【自定义编号】,点击【编号】,选择一个样式,点击【自定义】,修改编号格式,确定;
- 将光标放到需要插入参考文献引用的位置;
- 点击【插入】,点击【交叉引用】,选择文献,点击【插入】;
- 选中已插入的编号,点击【开始】,点击【X2】。
Excel
xlsx和xls有什么区别?
版本环境不同
xlsx是excel2007及以后版本所生成的文件格式;
xls是excel2003及以前版本所生成的文件格式。
存储机制不同
xls是一个特有的二进制格式,核心结构是复合文档类型的;
xlsx 的核心结构是 XML 类型的结构,并且基于XML进行压缩(占用空间更小),所以也可以看做zip文件,将一个“.xlsx”文件的后缀改为ZIP后,用解压软件解压,可以看到里面有一个xml文件和文件的主要内容。
兼容性不同
xlsx是向下兼容的,可兼容xls格式。
.CSV
将一列数据用逗号隔开
复制一列数据 -> 到一个指定的单元格 -> 右键【选择性粘贴】->【粘贴内容转置】-> 文件另存为.CSV格式的文件 -> 用文本打开CSV即可以获取用逗号隔开的数据。
修改csv文件编码格式为UTF-8
- 右键csv文件 -> 选择打开方式 -> 选记事本打开 -> 点击"文件" -> 另存为… -> 保存类型选择"所有文件(*.*)“,编码选择"UTF-8” -> 保存。
选中区域
选中整列:悬浮到A,B,C…指定列上,出现一个向下的小箭头时点击一下。选中整行同理。
选中多列:先选中一列,按住Ctrl,再去选另外一列。
剔除指定区域:已经选中指定区域,按住Ctrl,点击单个单元格或按住鼠标左键选着区域,松开鼠标左键,即可剔除指定区域。
更改样式
更改框线:选中范围 -> 右键 -> “田” -> 选择合适的边框线。
也可以更改填充颜色与其它样式。
单元格数据加限制
数据有效性:
选中范围(需要将列名所在的单元格去掉),点击【数据】,点击【有效性】。
生成下拉框:
① 选中范围,点击【数据】,点击【下拉列表】,点击加号,输入内容,重复操作。
② 选中范围,点击【数据】,点击【有效性】,选择【序列】,来源填写下拉框的值,用英文逗号隔开。
设置一列为日期格式:YYYY-MM-DD
选中范围,右键,点击【设置单元格格式】,选择【日期】,选择【2001-03-07】类似的格式,如果没有,切换底部的地区,【确定】。顶部【数据】,点击【有效性】,【允许】选择【日期】,输入【开始日期】与【结束日期】。点击【出错警告】,写上提示,【确定】。
查看和更改行高和列宽
选中范围,点击【开始】->点击【行和列】->下拉选择【行高】或【列宽】。
公式计算
点击一个单元格,输入=,点击要用的单元格,输入计算符,重复操作构造公式,此时该单元格还处于选中状态
->回车计算该单元格;
->悬浮右下角出现还是实心加号,下拉,对该列其余单元格进行计算;
->回车计算该单元格,选中该列,点击【开始】,点击【填充】,点击【向下填充】。
替换数据
选择范围,Ctrl+H。
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