SharePoint Server 2010：概述

根据 Microsoft的信息，SharePoint Server 2010 让组织能够借助一系列丰富的一体化功能来连接和赋予员工更多能力。SharePoint 2010 可在最大程度上推动业务协作，并帮助同事、合作伙伴和客户以崭新和有效的方式通力协作。SharePoint 的企业职能包括以下各项。

网站

SharePoint 可提供统一的架构，通过内联网、外联网和互联网网站提供门户和协作功能。它可汇聚所有用户，以共享组织的信息、数据和专业知识。

搜索

通过将集成化的易于管理平台与出类拔萃的企业搜索技术相结合，SharePoint 可向用户提供查找所需的内容、信息和人员的能力。

社区

SharePoint 可赋予员工以最有效的方式通力协作的能力。社区允许人员以小组的方式开展协作，共享知识和创意，与同事保持沟通，以及轻松简便地查找信息和专家。

洞察

SharePoint 让用户能够访问非结构化和结构化数据源中的信息，并对其进行操作。它可赋予用户发掘最恰当的人员和专业知识的能力，以制定更好和更灵活的业务决策。

内容

依托于 SharePoint，所有用户均可参与到符合公司管理规范的整个内容管理生命周期中。SharePoint 能够在专业化的用户体验和公司的政策、流程规范之间达到均衡。

应用

通过在公司基础架构内或云中采用一系列功能丰富的组件、工具和自助式功能，用户可创建自己的无代码解决方案，来快速响应业务需要。

对于 IT 专业人士，SharePoint 2010 中增强的功能可提供一种可升级的统一架构和多种灵活的部署选项，从而帮助推动生产力的提高。

对于开发人员，SharePoint 2010 可提供一种开发平台，以快速构建解决方案和应对业务需要。通过使用诸如 Microsoft Visual Studio 和 SharePoint Designer 这些已被开发人员熟悉的工具，开发人员的效率和效能可双双得到提高。

分析

根据 Forrester 的评估分析，实施 SharePoint 2010 可能对组织财务产生影响的手段包括以下四个步骤：

·         与 Microsoft 的营销、销售和战略人员进行访谈。

·         与此次调研所涉及的当前正在使用该产品的 11 家组织进行深入访谈。

·         综合考虑受访组织的特点，构建一个虚构组织。

·         为 SharePoint 2010 的实施构建通用的财务架构。

访谈要点

此次调研对 Microsoft 的以下客户组织进行了访谈：

1.     一家跨国食品公司。

2.     一家跨国咨询公司。

3.     一家领先的电力和天然气供应商。

4.     一家全球化娱乐公司。

5.     一家国际新闻电讯服务公司。

6.     一家全国化零售融资服务公司。

7.     一家电子化搜索服务公司。

8.     一家全球化 IP 网络服务提供商。

9.     一家北美的电信公司。

10.  一家北美的天然气厂商。

11.  国家交通部。

访谈揭示了大量有关在这些组织内实施和使用 SharePoint Server 2010 的宝贵认知。投资 SharePoint 2010 的关键驱动因素对于此次调研中的各个公司各有不同，具体包括以下各项：

·         通过巩固企业的职能作用和实施 SharePoint 2010 所提供的新功能来实现成本节约。此次调研中的公司都认为，可通过整合 Microsoft 平台来避免与其他供应商签署过时、更昂贵的软件和支持协议，从而使实际或潜在的软件成本得以削减。

·         集成更多的协作工具。如一名受访者所言：“拥有的工具太多会阻碍协作。”

·         赋予业务部门管理更多协作和内容工具的权利，同时将以前紧紧地与管理、维护和定制化任务捆绑在一起的 IT 人力资源解放出来。

·         缓解查找组织内部和外部结构化和非结构化内容所需的工作压力。

·         提高进程效率和流程管理，并改善企业内的协作。

·         利用 SharePoint 2010，来将遗留数据库、财务数据、各种企业内容以及商业智能应用程序的功能整合在一起。

·         通过将商业智能与 ERP、CRM 以及其他业务线应用程序进行轻松集成，来打造出用于获取未来潜在收益的解决方案。

·         将传统的讲授式课堂教学培训（需要长途跋涉）转化为自助式的、即时的公司教育。

·         通过提供使用一致性数据分类界面的集成式内容和记录管理，最终用户就可以更轻松地访问内容。进而提高自身的生产力。

·         对当前非结构化数据流程实施企业管制和政策，以加强风险管理。

·         充分利用协同创作功能，以便一名以上的员工可同时撰写同一个内容项目。

·         充分利用组织现有的 .NET 开发技能，来构建新型的以内容为中心的应用程序类。

·         减少硬件占地面积。

此次调研中的所有公司均处于采用 SharePoint 2010 的早期阶段，致使生产力测量和估算的可靠性比不上成熟的硬件投资。然而，仍存在基于硬件成本节约的强有力的商业案例。此次调研中的大多数公司将其SharePoint 2010 投资描述为从 SharePoint 2003 和 2007 的自然升级路径，以继续构建记录协作信息系统，并撇开完全不同的软件应用程序和文件共享而转向团队和个人网站、博客、维基和其他 Web 2.0 功能。大多数公司报告说其专注于服务业务部门的应用程序和协作工具的 IT 员工数量有望减少，因此，可使 IT 员工转向更具战略性的项目。

TEI 框架

借助在客户访谈中所获取的信息，Forrester 为那些考虑实施协作平台的组织构建了 TEI 框架。该框架的目标是找出影响 Microsoft 协作产品投资决策的成本、收益、风险因素和灵活性。

虚构企业

根据与 Microsoft 的 11 家 SharePoint 2010 客户的访谈，Forrester 勾画了一家虚构公司及其相关的 ROI 框架，以反映对公司基础架构实施 SharePoint 2010 进行投资的情况。Forrester 借助这些访谈而勾画的虚构组织是一家专业服务公司，该公司致力于为正在成长的公司的员工提供薪酬和福利、知识管理和战略人员资本服务。以下为本案例研究所描述的虚构公司的主要特点。

组织规模与配置

·         收入 10 亿美元。

·         7,000 名职工和 5,000 名 SharePoint 用户。

·         在北美地区设有 25 个办事处，在欧洲、南美和亚太地区设有 15 个办事处；绝大多数工作由位于客户网站的小型团队完成。

投资前的环境

投资 SharePoint 2010 之前，该公司的协作环境由一系列独立的工具和应用程序支持。其投资环境包括根据该公司五年前的工作方式而定制的工具，用户的工作与工具的功能不相匹配，而且越来越难以应对工作要求。

·         用于门户、文档管理、Web 内容管理的第三方软件以及用于门户和 Web、项目组合管理、博客、维基和其他应用程序的数据库引擎；自行开发的学习管理系统。

·         SharePoint 广泛应用于公司的各个领域，包括已混合使用一年以上的 SharePoint 2007 和 SharePoint 2003。

·         先前的投资大部分用于所需的 64 位硬件。

·         该组织的 SharePoint 软件已包含在软件保证协议之中。

投资 SharePoint 2010 的原因

该虚构公司越来越多地认识到有必要构建协作文化，并采用现代化的工具和基础结构，以支持协作发展趋势不断增长，这样可提高员工的生产力并为客户服务创造竞争优势。再者，该公司已从工具和技术的增强中意识到了重大的成本节约机会。

·         构建非“硬编码”的协作平台，以灵活应对不断变化的业务要求、标准和法律要求、通信方式、流程和报告。

·         合并工具、技术和供应商的增生，以节约成本，降低维护和管理要求。

o    巩固协作环境和在统一的平台上支持团队活动。

o    为文档和记录管理、博客、维基和其他应用程序部署 SharePoint 2010 的新功能；更换自行开发的学习管理系统。

o    部署统一的 Web 内容管理和企业内容管理平台。

o    充分利用用户和 IT 员工对 MS Office 工具的熟悉性。

·         代替某些讲授式培训，并支持自助式辅导和团队学习，从即时的学习中创造利益，降低时间要求和节约旅行费用。

·         向业务部门推广简单的 SharePoint 应用程序开发功能和全新的协作功能，解放 IT 员工并让其从事更具战略性的项目。

·         提高业务用户/知识工作者的生产力。

o    运用通用数据分类界面集成内容和记录管理。

o    通过协同创作功能允许多用户同时写作文档，消除登入和登出的时间拖延。

o    改善搜索功能，并节约知识型员工查找公司、客户和外部内容所花费的时间。

o    为通信和虚拟团队提供更有效的支持。

o    用 My Sites（我的网站）、Team Sites（团队网站）以及知识和理念共享等支持员工所熟悉的社交计算和 Web 2.0 类功能，并且支持对感兴趣的专家和社区提供更友好的访问方式。

·         提高 IT 员工的生产力。

o    从管理任务和小程序开发中重新分配 IT 人力资源。

o    加强 IT 在 .NET 程序开发方面的工作，不再重视 Java 和其他技术。

o    以可重复使用性为出发点，构建企业 Web 服务，从而实现以较少的 IT 人力资源完成更多任务的目的。

·         实现硬件成本节约。

框架假设

表 2 列出了现值（PV）和净现值 (NPV) 计算中所用的贴现率和财务建模所采用的时间范围。

表 2：一般假设

参数	一般假设	值
	贴现率	10%
	分析时长	三年

来源：Forrester Research, Inc.

组织通常根据各自当前环境选用 8% 到 16% 的贴现率。建议读者咨询财务部门以确定最适合本组织的贴现率。

成本

与实施 SharePoint 2010 相关的主要成本包括：1) 实施劳动力成本；2) 分类开发和治理专业服务；以及 3) 服务器硬件升级成本。以下为财务分析的成本输入。

客户端软件

像在此次调研下的受访公司那样，假设该虚构组织拥有软件保证协议，因此其财务框架不包括许可证费用或维护成本。这些成本囊括于软件保证协议中。

内部劳动力——协作平台升级

此次调研中的受访客户描述了设置和启用 SharePoint 2010 的协作功能以及从其 SharePoint 2007 升级所需的内部劳动力。对于该虚构组织，将需要四类 IT 人力资源——一名项目经理、两名开发人员和一名管理员，工作时长为八周。以 65 美元的全职平均时薪（包括福利）计算，这一阶段的总成本为 83,200 美元。此项工作将对旧平台上包含相应功能的 SharePoint 2007（以及某些 SharePoint 2003）进行升级。

表 3：实施劳动力成本——SharePoint 协作平台

参数	条目	计算	初期/第 0 年	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
A1	FTE 人数		4
A2	全职时薪		65 美元
A3	时数	40*8 周	320
At	实施劳动力——SharePoint 2010 协作平台	A1*A2*A3	83,200 美元				83,200 美元

来源：Forrester Research, Inc.

内部劳动力——文档管理平台迁移

该虚构公司将在 SharePoint 中实施文档管理功能，并逐步放弃对其先前文档管理工具的依赖。其现用文档管理系统已几乎达到需要更换的程度，而且最新版本的 SharePoint 的设计刚好可实现整合且具备经济吸引力。为实现这一转变，需要利用公司的内部 IT 人力资源来影响各种各样的任务，以使公司的 5,000 名用户得以像协作活动的一体化功能那样管理文档。在初始阶段中，需要四名人力资源，工作 400 小时可产生 104,000 美元的成本，如表 4 所示。此项工作将包括对 SharePoint 进行定制，以满足组织的特定要求。遗留文档管理系统将被永久性地留置（尽管第 1 年后不会添加任何新的文档）。

表 4：实施劳动力成本——SharePoint 2010 文档管理平台

参数	条目	计算	每个周期	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
B1	FTE 人数		4
B2	全职时薪		65 美元
B3	时数		400
Bt	实施劳动力——SharePoint 2010 文档管理平台	B1*B2*B3	104,000 美元				104,000 美元

来源：Forrester Research, Inc.

内部劳动力——在 SharePoint 2010 中重新构建门户栈

该公司的现有软件栈和硬件也已几乎接近需要更换的程度，因此该虚构公司将于 2010 年终止其使用，而换用 SharePoint 2010 的相应功能。门户栈将在 SharePoint 2010 中重新构建，从而消除使用独立应用程序引擎、Web 服务器、HTML 主机和数据库的必要性。要让遗留文档管理环境连接到 SharePoint 2010 需要使用第三方部件。

此项计划将需要一名项目经理、两名开发人员、两名管理员和一名兼职数据库管理员。据估计，实施 SharePoint 2010 以作为新的门户平台使用，这 5.5 名 IT 人力资源需要用时四个月或共 700 个 IT 工时。按每名 FTE 每小时 70 美元的平均综合费率计算，该虚构组织的总实施成本将为 269,500 美元，如表 5 所示。

表 5：在 SharePoint 2010 中重新构建门户栈

参数	条目	计算	初期/第 0 年	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
C1	FTE 人数		5.5
C2	全职时薪		70 美元
C3	时数		700
Ct	在 SharePoint 2010 中重新构建门户栈	C1*C2*C3	269,500 美元				269,500 美元

来源：Forrester Research, Inc.

内部劳动力——在 SharePoint 2010 中重新构建门户网站

重新构建内部和外部 Web 网站并将内容转移到新的门户平台上最初将需要一名项目经理、两名开发人员、一名管理员和一名设计师。此项工作完成后，第 1 年将需要更少的人力资源。表 6 列出了 219,375 美元的初期阶段成本和146,250 美元的第 1 年工作成本，总额为 365,625 美元。

表 6：在 SharePoint 2010 中重新构建门户网站

参数	条目	计算	初期/第 0 年	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
D1	FTE 人数		4.5	3
D2	全职时薪		65 美元
D3	时数		750
Dt	重新构建门户网站	D1*D2*D3	219,375 美元	146,250 美元			365,625 美元

来源：Forrester Research, Inc.

专业服务——分类

此次调研中的多家受访公司都表明，他们已经有计划要部署专业服务，以协助创建和实施分类和定义元数据。其他公司希望利用公司内部人力资源完成此项工作。实施 SharePoint 的目的之一是使当前的非结构化数据更有用和更易于管理，并且为了实现这一点，必需有基于计划完善分类的信息架构。

Forrester 假设该虚构公司将以 200,000 美元的成本雇用咨询公司，以协助和实现如下的最佳实践。

表 7：分类咨询服务

参数	条目	计算	初期/第 0 年	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
E1	顾问的人数		2
E2	小时费率		200 美元
E3	时数		500
Et	专业服务——分类	E1*E2*E3	200,000 美元				200,000 美元

来源：Forrester Research, Inc.

硬件成本

为支持 SharePoint 2010 的实施，Forrester 假设该虚构公司将需要以每台 10,000 美元的价格采购另外 20 台 64 位服务器。总硬件成本为 200,000 美元。另外，运行两个快速搜索实例将需要每个实例成本为 25,000 美元的服务器硬件。

表 8：硬件成本

参数	条目	计算	初期/第 0 年
F1	每台服务器的成本		10,000 美元
F2	单位数		20
F3	搜索服务器硬件	25,000 美元*2	50,000 美元
Ft	硬件成本	(F1*F2)+F3	250,000 美元

来源：Forrester Research, Inc.

遗留文档管理——年度维护

由于该公司将其存储的文档仍保留到遗留文档管理系统，并且为了保证档案的完整性，每年仍需花费 50,000 美元的年度维护成本。

总成本

如下的表 9 列出了初期实施和在 SharePoint 2010 平台上实现一系列计划的总成本。

表 9：总成本（未经风险调整）

成本	初始	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
实施劳动力——SharePoint 2010 协作平台	83,200				83,200
实施劳动力——SharePoint 2010 文档管理平台	104,000				104,000
在 SharePoint 2010 中重新构建门户栈	269,500				269,500
重新构建内部门户网站	219,375	146,250			365,625
专业服务——分类	200,000				200,000
硬件成本	250,000				250,000-
遗留文档管理——年度维护		50,000	50,000	50,000	150,000
合计	1,126,075 美元	196,250 美元	50,000 美元	50,000 美元	1,422,325 美元

来源：Forrester Research, Inc.

收益

“总体上讲，我们不仅可提供 SharePoint 2010 的全部最新和最好的功能，而且将实现总成本的减少。或许唯一最好的价值是我们有能力最终可将责任下放到业务部门，以便他们可运用系统满足其准确的需要。”
                                                                         ——能源公司的系统管理员

在与 Microsoft 客户的访谈中，Forrester 识别到了投资 Microsoft SharePoint Server 2010 的下列关键利益：1) 转移公司的协作平台可能需要的软件及硬件基础结构升级的开支；2) 由于实施 SharePoint 2010 文档管理功能，避免了更换现用文档管理平台的成本；3) 因停用以前的门户平台和启用 SharePoint 2010 的门户功能而实现了成本节约；以及 4) IT 管理和应用程序开发需要更少的人力资源。最后，客户有望因改善协作、用户生产力和流程效率而提高收益。Forrester 在此次调研中没有定量计算后面所有这些类别的收益，因为此次调研下的所有客户均处于其 SharePoint Server 2010 实施的初期阶段，并且本案例研究旨在基于硬性的货币收入而为投资 SharePoint 2010 的财务影响提供保守的财务框架。

将协作、文档管理、内部和外部门户软件以及搜索功能整合到 SharePoint Server 2010 中，将允许组织减少供应商的数量，并实现降低软件许可和维护成本的目的。如一名 IT 主管所说：“在这一混乱不堪的一年中，我们面临着缩减应用程序供应商支持规模并弃置老的技术（而非升级它们）的双重挑战。我们识别到了即将到期或者已经到期的应用程序，并且我们为延长支持而耗费资金。”

直接成本规避——协作平台升级

假如该虚构公司继续保持现状，而没有投资 SharePoint 2010，那么该公司将面临来年投资其协作平台的必要性。此处，将包含从 SharePoint 2003 和 2007 升级到 SharePoint 2010，并且升级范围仅限于那些与组织当前可用的功能属于同类的功能。劳动力成本将与以上“成本”部分（如表 3 所示）所列相同，尽管是在一年后。计划构想将这些成本从第 1 年转移到目前；该公司将提前一年投资 SharePoint 2010，因此可在后来“规避”同样的成本。

表 10：协作平台升级——成本规避

参数	条目	计算	初始	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
G1	劳动力			83,200
G2	硬件			200,000
Gt	直接成本规避——协作平台升级	G1+G2		283,200 美元			283,200 美元

来源：Forrester Research, Inc.

直接成本规避——文档管理

像在此次调研中的多家受访公司那样，该虚构公司也将面临在未来升级其文档管理平台的需求，然而，这一需求可以减少到使用 SharePoint 2010 中的新增文档管理功能来替换当前使用的特定应用程序的程度。另外，系统运行其上的硬件也需要更换。根据此次调研中数家受访公司的账目，Forrester 假设，通过为其大多数或所有文档管理要求采用 SharePoint 2010，该虚构公司将于第 3 年规避升级现用文档管理系统的 281,000 美元的额外投资，并且可避免对该系统所含的所有定制功能进行重新构建。不过，现用系统将继续留用，以存放在可预见的将来要使用的遗留文档。

表 11：文档管理——成本规避

参数	条目	计算	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
H1	升级——劳动力				156,000
H2	硬件				65,000
H3	软件维护		50,000	50,000	60,000
Ht	直接成本规避——文档管理平台	H1+H2+H3	50,000 美元	50,000 美元	281,000 美元	381,000 美元

来源：Forrester Research, Inc.

直接成本规避——门户平台升级和维护

该虚构公司用于运作其内部和外部 Web 网站的门户软件和基础架构已经老化而且成本昂贵。如果不采用 SharePoint 2010 目前可提供的并行功能，那么，升级到软件供应商产品的最新版本将是计划的一部分。通过将旧系统中的内部和外部 Web 网站以及内容迁移到 SharePoint 中，该公司将可规避 120 万美元的近期开支、门户软件的 300,000 美元年度软件维护费和 171,000 美元年度服务器运作费用，三年合计 220 万美元。再者，通过将门户运作合并到 SharePoint 平台上，该公司可在 Windows/Intel 的硬件上运行其门户，而换掉其现用的 Unix、多供应商基础架构。

表 12：门户平台——成本规避

参数	条目	计算	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
I1	劳动力		235,000
I2	硬件——更换		585,000
I3	门户软件维护		300,000	300,000	300,000
I4	服务器维护	9,500 美元*18 台服务器	171,000	171,000	171,000
It	直接成本规避——现有门户平台		1,291,000 美元	471,000 美元	471,000 美元	2,233,000 美元

来源：Forrester Research, Inc.

更多业务部门自治、转移 IT 人力资源

“因为 SharePoint 模块化程度高，并且安全模型使我们能放心地将粒度级的责任下放到业务层，”此次调研中的一家受访 IT 领先公司解释道，“我们可向业务层授权，以便他们可以自行做出很多此类决定 [并构建定制化的职能]，所有这一切都同时支持高度可用和稳定的环境。”IT 经理人希望来自 SharePoint 2010 的自助式网站构建将允许业务部门合作伙伴创建定制化的网站，以最好地满足特定团组或业务职能的需要。IT 人力资源将为整个业务的其他需要而部署，特别是在用户借助诸如自助式 BI 的 PowerPivot、改善的搜索或Visio Services 来开发更多的功能、以协助业务信息员工之后，更是如此。

另外，从访谈中得知，具备 SharePoint 2010 初期经验的公司预计应用程序的部署时间将有所减少，其原因在于构建到 SharePoint 中的更高级别的程序组件、.NET 环境下开发的简易性以及对开箱即用功能、链接列表、浏览器 Web 部件以及表单服务和 Web 服务的使用。

Forrester 保守地估计，随着四名 IT 人力资源从目前占用其时间的管理和协助任务中解放出来，他们将最终可投入到更具战略性的任务中。这将向该公司提供近 900,000 美元的附加价值。

表 13：IT 人力资源的重新调配

参数	条目	计算	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
J1	FTE IT 人力资源的人数		0.5	2	4
J2	全职薪酬率		134,000 美元
Jt	IT 人力资源的重新调配	J1*J2	67,000 美元	268,000 美元	536,000 美元	871,000 美元

来源：Forrester Research, Inc.

总收益

表 14 总结了以上所述的量化收益。

表 14：总收益（未经风险调整）

收益	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
直接成本规避——现有门户平台	1,291,000	471,000	471,000	2,233,000
直接成本规避——协作平台升级	283,200			283,200
直接成本规避——文档管理平台升级或更换	50,000	50,000	281,000	381,000
直接成本规避——硬件		200,000		200,000
IT 人力资源的重新调配	67,000	268,000	536,000	871,000
合计	1,691,200 美元	989,000 美元	1,288,000 美元	3,968,200 美元

来源：Forrester Research, Inc.

SharePoint Server 2010 的其他收益类别

此次调研中的受访公司描述了可实际或有望从采用 SharePoint Server 2010 中获得的多个类别的利益。为阐述该虚构公司的财务收益，Forrester 仅包括了最有必要说明和估算的收益类别。然而，访谈还指出了产品的进一步使用价值，这是让 Microsoft 的受访客户在未来非常有可能实现的收益。在相关研究中以及在与 Microsoft 及其客户的合作中，Forrester 已发现 SharePoint Server 2010 的许多潜在客户都可以找到其他的收益途径并加以实现。

尽管没有大量可被量化的数据或实例，但是，此次调研中的受访公司清楚地解释了以下收益类别。

更好的协作、流程效率和用户生产力

此次调研中的受访公司描述了他们希望 SharePoint 2010 将从协作、效率和更好的用户生产力的角度为其组织创造价值的多种多样的方式。为说明该虚构公司的这些价值类型，Forrester 仅包括了得到最清楚描述、且在某些情况下由研究的参与者所估算的类别和情形。访谈指出了产品的进一步使用价值，这有可能在未来产生收益。在相关研究中以及在与 Microsoft 及其客户的合作中，Forrester 揭示了 SharePoint Server 2010 的许多潜在客户都可为其组织估算的收益方面。

“最大的利益之一是员工可同时工作于同一内容，并使用同样的信息，”此次调研下的一名经理人解释道。“现在，借助 SharePoint，我们不用再来回地发送带有附件的电子邮件。比如，重要的市场营销活动文档会被上传到 SharePoint，因此，人人都拥有同样的版本；人人都在看同样内容。”

参与此次调研的公司在此次调研出版时处于 SharePoint Server 2010 部署和用户采用的初始阶段，然而，所有这些组织都制定了计划，一旦试点工作完成，必将更广泛地使用 SharePoint Server 2010 的功能：

·         为业务工序构建基本的业务流程，这在以前是通过电子邮件和口头交流而完成的。新的流程将提供有关整个流程的各个阶段状态的可见性和报告功能，并且更好地确保流程的连贯性，这将有助于实现企业的规范化管理。

·         部署和设置 My Sites（我的网站）。

·         广泛地部署 Team Sites（团队网站），以替代文件共享。

在 SharePoint 2010 中整合其他协作工具和应用程序软件：

·         更换常规应用程序，并在 SharePoint/.NET 环境下构建新的应用程序。

·         借助新的 Business Connectivity Services（业务连接服务），在受信的记录系统中集成公司数据，包括商业智能、ERP 和 HR 系统。

·         集成自助式内容和记录管理。

·         构建无需 IT 参与并可快速反复使用的企业 Web 服务和部件库。

·         通过外部网、SharePoint Workspace 和对手机的支持以及与 Microsoft Unified Communication 工具的底层集成，来加强对远程工作者和虚拟团队的支持。

·         利用强大的全新搜索功能。

·         继续推进 SharePoint 2007 优势，在协作中抛弃电子邮件和文件共享。

以下的工作流程和职责说明了典型的 SharePoint Server 2010 近期和远期使用价值。受访客户描述了以下的情形，这足以说明 SharePoint Server 2010 所带来的许多利好价值。

工作流程

培训

这一专业服务公司的培训传统上要求旅行到另一个场所、旅行费和生活费以及耽误正常工作和计费客户服务的时间。通过将更多的培训从讲授式、场所特定的课堂转向自助式、协作式、内容混合式且可灵活确定进度类型的专业发展，公司可以更低的实际成本而实现其增长目标。多家公司描述了不同计划，以借助在线研讨会、视频、SME 访问、虚拟图书和案例研究的方式更多地使用电子学习和即时知识传授，以及借助社交和协作网络，通过维基、博客和研讨会等形式来从同事那里获取更好的支持。这样的工具可能不会消除传统的讲授式培训，然而他们的确具有越来越强的补充性。另外，此次调研中的公司提到另一种潜在能力，也就是提高员工的工作满意度、减少离家时间和加大当前工作关联度以及职业发展机会。最后，如果内容、模块和课程可以更快速和更准确地针对员工和业务的需要而灵活地设置、变更和定制，那么培训可以更有效和更奏效的方式提供。

表 15 列出了假设该虚构公司的信息员工每年接受五天的脱产培训的计算结果。如果离开正常的工作的时间量和基本旅行费用都减少 50%，那么结果保守地估计将只有 250 万美元稍高。

表 15：培训成本节约

参数	条目	计算	每个周期
K1	员工人数/培训		1,000
K2	平均时薪		67 美元
K3	时数		40
K4	转化为自助式、虚拟式的培训 %		50%
K5	每名员工每年的旅行费		1,200 美元
Kt	培训成本节约——电子学习和自助式	K1*K2*K3*K4+(K5*K4)	2,540,000 美元

来源：Forrester Research, Inc.

人力资源

许多公司的人力资源员工花大量的时间反复回答同一个普通的问题——通过电子邮件、电话、一对一会议和小组讲解。员工没有（或不使用）唯一且统一的 HR 答案出处。通过使用新的工具，这种对 HR 资源员工的受要求支配的绷紧状况可以大大缓解：对高端问题和事件每周刊登一次的博客、联机消息以及添加到团队网站上的团队或部门特定的 HR 要点。其结果会减少回答查询的重复性工作和强化知识型员工队伍建设。HR 员工会有更多的时间与团组的经理人合作，并且可把其工作日的更多时间花在战略性计划、招聘和协助行政决策者方面。先前部署这一类功能的尝试证明是有困难的，因为 HR 无法访问所用的发布系统，并且所需的 IT 协助给进程制造了巨大的摩擦，以至于内容会迅速变得过时，且用户认为不可靠。该可使 HR 轻松便利地生成并维护内容的 SharePoint 模型将能够操控更及时、可信的信息。

假设 75 名员工因对他们的要求有所变化而每天节约 30 分钟，并且根据可能无需再用于生产用途的采用、工具部署和时间假设一个保守的缓变率，那么该虚构公司在三年的期限内将实现如表 16 所示的 900,000 美元以上的价值。

表 16：HR 生产力改善

参数	条目	计算	每个周期	第 2 年	第 3 年	合计
L1	HR 员工人数		75
L2	平均时薪		67 美元
L3	每天节约的小时数		0.5
L4	天数		250
L5	获得/实现的 %		25%	50%	75%
Lt	生产力增量——HR 员工	L1*L2*L3*L4*L5	157,031 美元	314,063 美元	471,094 美元	942,188 美元

来源：Forrester Research, Inc.

销售和客户管理

客户主管 (AE) 和客户合作伙伴两者的职责包括了解客户的需要，充当客户与公司的 SME 和交付团队的联络人以及快速发展与新客户的关系，以证明公司作为合作伙伴的价值，并最终达成新的业务。

利用新工具解决客户和潜在客户信息方面的内容差距、更快速地发现相关的现有技术、与公司 SME 的更强劲的联系、对新机遇或问题状况的更快速响应等都可以产生更密切的总体客户和潜在客户参与度。与客户和潜在客户的交谈在知识层面可以更丰富，并可以更准确地满足其业务需要和解决匹配功能的交付。即时而智能地审查对客户（而非重新提问问题）的价值是什么？下面的表 17 根据“所节约的”时间和 AE 及客户合作伙伴的薪酬列出了这一价值基于成本的保守计算结果。

表 17：销售和客户管理生产力改善

参数	条目	计算	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计
M1	AE、客户合作伙伴的数目		100
M2	平均时薪		100 美元
M3	小时数/周数		3
M4	周数		50
M5	获取的百分比		25%	50%	75%
Mt	销售生产力——AE、客户合作伙伴	M1*M2*M3*M4*M5	375,000 美元	750,000 美元	1,125,000 美元	2,250,000 美元

来源：Forrester Research, Inc.

另外，新增的销售和客户管理功能（协作工具、即时内容访问和新客户智能）收入和利润结果的价值估算可在假设变动的前提下做出，即新业务净值，这是销售和客户管理经理人可以共同实现的。假设 100 名 AE 和客户合作伙伴每人每年可与客户在三个季度中达成（或挖掘出）金额为 750,000 美元的咨询业务收入，那么公司可获得的净价值将会超过 3,000 万美元。

表 18：销售和客户管理生产力改善（续）

参数	条目	计算	每个周期
N1	每个客户的平均收入		750,000 美元
N2	毛利润		55%
N3	每名 AE、客户合作伙伴的新客户数		0.75
N4	AE、客户合作伙伴的数目		100
Nt	毛利润增量	N1*N2*N3*N4	30,937,500 美元

来源：Forrester Research, Inc.

增量产出的价值对于每一家组织都是唯一的，并且测定或估算其价值的意愿和能力因公司不同而不同。受访者说他们相信用户的生产力已经得到了提高，但有些用户此时不愿意估算此类收益类别的大小。这里鼓励用户运用与上述所示相似的一系列简单、保守的计算方法考察用户生产力改善的价值。

这些保守的假设指出的是重大的当前和未来价值。请注意，如果以下所述的收益包含于财务框架中，那么此项分析下的 ROI 将超过 700%。

风险降低：随机内容减少

尽管效率的提高、生产力的改善、创新能力的增强以及销售量的提高可产生改善信息管理的利益，但是还存在另一种经济评测的方法，该方法与技术发展高度相关，而与成本评测大不相同。该问题再次反映了通过对非结构化资产的更严格的管理而规避风险的能力。量化与风险相关的成本很困难，尤其是对于从未发生过的事件来说。总的来说，风险项目可分为以下几类：

·         对所有信息的更完善访问。通过把信息放入管理更完善的库中，那么文件服务器或脱机电子邮件中隐藏“铁证”的可能性就会降低。另外，管理完善的系统中的信息在发现行动中更易于查找。

·         与记录系统的更完善集成。在企业管理规范越来越受到关注的环境中，将内容直接放入 SharePoint 的记录管理的能力，或者通过 SharePoint 与外部记录系统之间的集成而放入记录管理的能力可大大地降低文件违规的风险。

·         更好地为进程建模的能力。大多数组织对诸如请求和批准度假时间等的知识型员工活动中常见的手动进程进行记录，并且他们认为用户会遵守。有了像 SharePoint 一样的现成的系统，大量的进程便可通过该系统而实现规范化并进行跟踪。

风险

风险是 TEI 模型中的第三个主要要素；它作为过滤器而用来捕获不同成本与收益估算的不确定性。如果经风险调整后的 ROI 仍显示这是令人信服的商业案例，便会提升对该投资可能获得成功的信心,因为已经考虑并量化了威胁本项目的各种风险。经风险调整后的数字应被视为实际的或“经过压力考验的”期望值，因为它们表示的是考虑不确定性之后的预期值。通常，风险调整会通过提高原先的预估而影响成本，并且通过降低原先的预估而影响收益。

针对此项分析，Forrester 对大多数成本和所有的收益预估都进行了风险调整，以便更好地反映每个估计值所存在的不确定程度。TEI 模型使用三角分布法计算风险调整值。要构建这一分布，需要首先估计可能出现的最低、最有可能和最高的值。风险调整值是这些点的平均值。成本估算是按这一相同的方法而进行风险调整后的值，而成本额由合同决定的情形除外，那里不需要进行风险调整。

要说明其工作的原理，请考察实施 SharePoint 2010 协作职能的内部劳动力；本分析下所用的 83,200 美元（用于四名 IT 管理员，期限为四个月）可被视为“最可能的”或预期值。这些成本会因实施过程的任何不可预见的复杂性或延误而变化。Forrester 对这一金额运用了 150% 的风险调整系数，以获得高的估算值，100% 为最可能出现的和最低系数。这会抬高成本估算，以便考虑原始成本估算更有可能向高的一面、而非向低的一面修改的事实。然后，Forrester 以 117% 的平均风险系数创建了三角形分布，以反映预期成本的范围。Forrester 将这一平均值运用于 83,200 美元的薪酬总额，获得 97,344 美元的风险调整值。

某些成本数字未经风险调整。比如，许可和软件维护费用可在项目开始之前以高度的确定性（并且是由合同规定的）计算，遗留文档管理软件维护的年度成本情况亦如此。

在此次调研下所考虑的实施 Microsoft 的其他成本和收益运用下表所列的系数进行了风险调整。

表 19：风险调整系数

	条目	低	原始	高	平均
成本	实施劳动力——SharePoint 2010 协作平台	100%	100%	150%	117%
	实施劳动力——SharePoint 2010 文档管理平台	100%	100%	125%	108%
	在 SharePoint 2010 中重新构建门户栈	100%	100%	150%	117%
	重新构建内部门户网站	100%	100%	125%	108%
	专业服务——分类	100%	100%	125%	108%
	硬件成本	98%	100%	110%	103%
	遗留文档管理——年度维护	100%	100%	100%	100%
收益	直接成本规避——现有门户平台	80%	100%	110%	97%
	直接成本规避——协作平台升级	80%	100%	110%	97%
	直接成本规避——文档管理平台升级或更换	80%	100%	110%	97%
	直接成本规避——硬件	90%	100%	105%	98%
	IT 人力资源的重新调配	50%	100%	100%	83%

来源：Forrester Research, Inc.

下面的表 20 和表 21 列出了所有经风险调整后的成本和收益额。

灵活性

Forrester 的 TEI 方法所定义的灵活性表示今天对附加功能或敏捷性的投入在付出一定的额外成本之后可变成未来的业务收益。这为企业提供了在未来采取行动的“权利”或能力，但这并非是强制性的。有很多这样的情形：客户选择实施 SharePoint Server 2010 以应对用户和 IT 的一系列迫切要求，但随后却认识到了它的其他用途和业务机会。通过迁移到 SharePoint 2010 并充分利用该软件日益增多的协作功能及其可包含于业务职能中的新功能——这在以前曾是其他软件程序的域，组织将有机会在不远的将来从对 SharePoint 2010 平台的投资中获得更大的价值。

尽管在此次调研进行期间，计算多个灵活性选项的价值的数据不充分，但 Forrester 仍识别到了以下可为该虚构公司呈现灵活性选项的领域。

以SharePoint Server 2010 的基本功能为基础构建更多功能

对于该虚构公司，与此次调研中的大多数受访公司一样，仅仅部署 SharePoint 2010 的多个基本功能便可呈现一系列的实用选项。随着对 SharePoint Server 2010 的初期投资，开箱即用的软件功能的构建工作也随之而来。“我们仅仅处于开始阶段，”此次调研下的一名参与者解释道。“我们还没有到达最佳的阶段。然而，我们已经看到了更多的惊喜，这在以前都是过于昂贵的。比如与 Microsoft Unified Communications (UC) 功能的集成就是一个大的惊喜，并且这已近在咫尺。”对于某些公司，这一早期阶段意味着可以优先化和进行被视为高价值、低风险的项目。基于此，许多组织首先选择部署团队网站和门户功能，并确保在部署更复杂的负载之前运营进程的布置到位和操作正常。

组织正在借助竭力挖掘其长期使用的工具，如 Excel、Word、Visio 和 PowerPoint 的功能而融合以前非结构化和结构化的信息。通过从多个来源借助 Business Connectivity Services、PerformancePoint Services、SQL Server Analysis Services 和 third-party BI 以及 ERP 系统而集成数据，更多的商业智能功能正在注入 SharePoint 2010 平台功能。此次调研下的受访公司表达了他们对要从 PerformancePoint Services、Excel Services 和 Visio Services 所构建的价值的高度愿望。“我们正在快速实现强大的报告功能和真正地利用 Web 上的图形，”一名受访者解释道。

此次调研的参与者所描述的下一个阶段的真实选项的示例包括：

基于职责的控制台

“为我们的主管捕捉正确的信息、使他们做出正确的决策是我们的首要任务，”一名 IT 经理人解释道。此次调研中的受访者表达了他们对定制化和基于职责的控制台的未来愿望。SharePoint 2010 提供了为各种各样的职责创建不同控制台的功能，这在随后可由各个用户在无需 IT 帮助的情况下独立进行定制。比如金融服务公司可为其 5,000 名私有客户顾问及其销售助理构建“顾问桌面”，然后再由各个用户进行定制。这些个性化的门户可将目前尚未连接起来的内容、通信和商业智能因素融合在一起，以充分利用公司所拥有的技术（会计系统、市场数据传送），从而实现巨大改善客户服务及销售的愿望。为这一门户项目所创建的许多服务均可再次用来构建投资者门户。

客户、供应商和合作伙伴门户

公司在问自己一个问题：他们使用 SharePoint Server 2010 的门户功能可为防火墙外面的合作伙伴和供应商做点什么。“我们也许可为 Costco 和 Best Buy 构建托管网站，”某家娱乐公司的主管解释道。自助式客户和顾客门户是许多公司的计划的一部分。通过将业务流程、公司内容和外部 Web 管理运作合并到 SharePoint 2010 中，以扩展外部门户功能，与使用独立、无互连性的工具的更僵化的环境相比，已不再受成本和资源的制约。

消息和移动性

此次调研中的公司列举了移动性问题。移动设备和统一通信工具作为扩展新平台功能的手段已变得更加宝贵。笔记本电脑的使用率已得到了提高。下一步将是借助连接到由 SharePoint 2010 和 Office 桌面集成所创建的新的协作、内容、搜索和商业智能工具的 Web 2.0 互动技术对智能手机支持的扩展。较少的差旅、成本节约和工作/生活平衡利益是其结果之一。支持和加速此次调研所描述的功能是另一项结果。Forrester 已发现状态显示/即时消息 (IM) 是导致使用和要求消息和通信功能扩展的“网关应用程序”。它可以是迈向统一通信——协作技术（如日历、电子邮件、Web 会议、团队工作空间和即时消息）与通信工具的集成——的路线图上的最初步骤，通信工具包括电话（座机和手机）、音频和视频以及语音消息。

SharePoint Online

基于云的软件解决方案对于许多组织来说已成为现场解决方案日益活跃的替代方案。软件即服务对于所有或部分公司的 SharePoint 2010 环境可能比设施内部署更具优势。从较低的服务器基础结构投资和大大减少的系统管理角度看，SharePoint Online 可提供成本利益。服务可按需提供，并且 IT 人力资源可专注于其他的业务导向项目。SharePoint Online 有两种类型：标准型和专用型，前者是在多租户架构上构建的。尽管基于 SharePoint 2010 的最新版本可提供更强的定制能力，但每一个版本与现场实施相比均具备约束性。为使客户组织能够确定他们是否应在现场、在一系列托管选项上，还是在混合交杂的模型中部署 SharePoint，则必须解决有关在 SharePoint 应用开发平台上和在协作平台集成中的定制化问题。

TEI 框架：概要

统筹考虑上面构建的财务框架，使用代表性数字的“成本”、“收益”及“风险”部分的结果可以用来确定 ROI、NPV 和投资回收期。下面的表 20 和表 21 显示了风险调整值，这些值是将“风险”部分所述的风险调整方法和表 19 中的值分别运用于表 9 和表 14 中的数字而获得的。

值得注意的是，整个 TEI 框架所使用的值均以与 11 家组织的深入访谈以及由 Forrester 所构建的综合性企业为基础。Forrester 不对其他企业在各自环境中所能获得的潜在回报率做任何假设。Forrester 强烈建议读者在此次调研所提供的框架内，运用自己的估算确定实施 SharePoint Server 2010 的预期财务影响。

表 20：总风险调整成本和现值

成本	初始	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计	PV
实施劳动力——SharePoint 2010 协作平台	97,344				97,344	97,344
实施劳动力——SharePoint 2010 文档管理平台	112,320				112,320	112,320
在 SharePoint 2010 中重新构建门户栈	315,315				315,315	315,315
重新构建内部门户网站	236,925	157,950			394,875	380,516
专业服务——分类	216,000				216,000	216,000
硬件成本——SharePoint 平台服务器	257,500				257,500	257,500
遗留文档管理——年度维护		50,000	50,000	50,000	150,000	124,343
合计	1,235,404 美元	207,950 美元	50,000 美元	50,000 美元	1,543,354 美元	1,503,338 美元

来源：Forrester Research, Inc.

表 21：总风险调整收益和现值

收益	第 1 年	第 2 年	第 3 年	合计	PV
直接成本规避——现有门户平台	1,252,270	456,870	456,870	2,166,010	1,859,259
直接成本规避——协作平台升级	274,704			274,704	249,731
直接成本规避——文档管理平台升级或更换	48,500	48,500	272,570	369,570	288,959
直接成本规避——硬件		196,000		196,000	161,983
IT 人力资源的重新调配	55,610	222,440	444,880	722,930	568,634
合计	1,631,084 美元	923,810 美元	1,174,320 美元	3,729,214 美元	3,128,566 美元

来源：Forrester Research, Inc.

研究结论

此次调研所收集的数据指出，基于 SharePoint Server 2010 的平台标准化和集中化具备提供坚实投资回报的潜能。108% 的风险调整 ROI，加上快速的投资回收期（盈亏平衡点）可提高对投资成功的信心，因为威胁项目的风险和不确定性已考虑在内且已量化。

Forrester 与Microsoft 客户的访谈获得了多项宝贵结论。Forrester 发现组织可以下方式实现收益：

·         利用 SharePoint 2010 的扩展功能替代独立的文档和记录管理软件程序、数据库、定制应用程序、旧的 Web 2.0 工具和开发工具。

·         将协作工具的开发和管理从 IT 转移到业务部门，并解放 IT 人力资源以投向新项目和战略性优先计划。

·         与来自业务线应用和遗留数据库的数据融合 SharePoint 界面，最终合并到控制台和记分卡中。

·         借助 SharePoint 更快速、更便宜的开发和托管功能，将为利益关系人（客户、供应商、合作伙伴等）提供更多和更好的门户。

·         构建无需 IT 参与即可快速反复使用的企业 Web 服务和部件库。

·         创建更令人信服的扩展状态指示、消息和统一通信路径。

·         通过对以前的非结构化内容资产的管理而减小业务风险，从而将信息放入管理更完善的库中，并降低违规风险和隐藏风险。

基于这些发现，寻求实施 SharePoint Server 2010 的公司可预期重大的成本节约和效率利益。使用该 TEI 框架，许多公司会发现可以很容易地找到能进行该投资的业务案例。

表 22：虚构公司经风险调整的 ROI

财务结果概要	原始估计	风险调整后
ROI	140%	108%
投资回收期（月）	9.0	10.4
总成本 (PV)	（1,383,372 美元）	（1,503,338 美元）
总收益 (PV)	3,322,503 美元	3,128,567 美元
合计 (NPV)	1,939,131 美元	1,625,229 美元

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