“多快好省”的项目管理之道
这条广告,一言道出了项目管理的真谛!
范围:多
时间:快
质量:好
成本:省
看,是不是完美切合项目管理的四个核心要素,简直是项目管理的终极梦想.
现实情况往往是:
工期紧,活儿只能凑合了;
超支,赶紧砍内容,别弄那么多;
资源有限,人手奇缺,往后拖吧。
需求增加,赶紧加人把。
其实,只要有一点基础的项目经理,都会做预算,会设置检查点,也知道要沟通协调。
但是,实际执行起来,却往往是按住这头冒了那头,无所适从。
时间、质量、成本太难平衡了!
1.什么是项目管理三角形
在纸上画一个等边三角形。
在各个边上标上时间、质量、成本。
我们会看到,任何一方的移动必定带动其他的变形。
这个三角形中间又是什么呢?
是范围管理,也就是项目要干的活。
这个三角也就是我们常说的“项目管理三角形”。
如何理解这三者的关系,我们还是举个生活中的例子:
小王新交了个女朋友,又是买LV的包,又是去陪着去国外旅游,短时间花光了多年的积蓄,然后再也没有财力去继续下一步的发展了。用项目管理的话说,这就是不计成本。
不久,小王又交了新的女朋友,这次他吸取教训,决定不买包也不旅游了,就和女朋友看看电影,吃吃快餐… 不久也分了。这一次,他败在不讲质量。
第三次交上新女朋友,小王继续吸取教训,他知道女孩子一般喜欢看歌舞剧,预定了半年后才上演的《天鹅湖》,准备请第三个女朋友去看,战线一直拉着,歌剧还没看上,女朋友爱上了别人——时间拖得太久。
这个故事比较形象的说明了时间、质量、成本三要素的困局。
2.如何平衡项目管理三角形
要平衡时间、质量、成本,我们先得搞明白什么是快、什么是好、什么是省。
什么是快,如何做?
快,就是确保每步可控!
在项目管理上,大家容易犯的错误就是把上司的期望时间当做项目时间实际时间,为了讨好上司或过于乐观,没有准确的进行项目时间测算。
要达到预期完工的要求,项目经理要把一个规模大、时间长的项目,分成不同的阶段完成。最常用的工具就是工作任务分解WBS和甘特图
- Step 1:选择并创建甘特图
- Step 2:按照 WBS 工作分解,增 / 删任务
- Step 3:拆解子任务(升 / 降级)
- Step 4:配置任务属性(如资源名称、持续时间等)
拆分得越细,对于项目时间的预测的准确性就越高。
什么是好,如何做?
好,就是要一次把事情做对!
质量问题返工是项目中最大的忌讳。
也是项目质量影响其他两个要素的主要原因。
这就需要我们在项目的整个过程中对质量有规划、有分析、有控制。
- 规划质量,是识别项目及产品的质量要求和标准,并确定用哪些保障方法、改进措施来达到这些标准的过程。
- 质量分析,是指识别项目运行期间,整体质量上遇到的问题和制约因素,分析根本原因,并制定相应的预防措施和解决方案。
- 质量控制,是要结合项目的质量要求和团队的质量成熟度,时时监控节点,防止偏差。
什么是省,如何做?
省,就是留有余地!
省钱不是项目管理中最重要的目的。一个项目该花多少钱,是早就算出来的。
一般来说,如果实际的花费和预估的花费差别在30%以内,是能接受的范围;超过30%,预算有问题。
项目经理在预算方面遭受的压力,比什么都大,因此,在做预算的时候,必须面对现实,而且一定要掌握一个原则—项目的“涨价”必不可少,做预算时打出点富余是必要的。
时间、成本、质量这三个要素互相制约,找准一个平衡点,才能让三者平衡,做出取舍是免不了的。
但是,重点还是在项目过程中对各个要素的有效控制,
你控制得越好,那么在发生取舍时可调节的空间就越大。
3.最后的杀手锏
当一个项目,你想尽办法,时间、质量、成本都没法调节了,怎么办?
还有最后一招,看看项目管理三角形中间,那就是范围。
你把三角形缩小,那就缩小了项目范围。
直接找项目发起人和相关方,沟通,协调,看是否可以缩减项目范围,
比如
- 项目要求提交5个模块,是否可以改成只提交3个?
- 原来要求做成方案A的,是否可以改成方案B?
- 等等…
大多数情况下,甲方的需求都是只增补减的,你却想要减少交付,这一招的杀伤力可想而知!
这里有一个关键是,你要搞清楚哪些需求是不可变的,哪些需求是有调节空间的,这样才能有的放矢,你提出的调整方案才可能被发起人接受。
事实上,我见过的项目中,还是有一些通过调整项目范围来达成的。
从项目管理的角度,也不失为一个有效的方法。
总结
“多快好省”是项目管理的理想状态,我们也许不能达到,但是可以无限接近。
- 多,就是要明确需求重点!
- 快,就是要确保每步可控!
- 好,就是要一次把事情做对!
- 省,就是要留有余地!
任何技艺,越发展到最后,越有艺术性。
当你平衡了,突然间,门打开了。
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