商务汇报PPT制作的七堂课-第四课：文字美化

我们课程已经进入到第四课了，那我想针对前边的三天课程和大家做一个小小的总结，我们第一天讲了配色，第二天讲了模板制作，第三天讲了结构搭建，其实你发现，这就是我们做一个PPT的步骤，你打开电脑之后，根据你的LOGO选取出你PPT的主色调，然后按照我们说的五个页面，搭建你的模板，最后把结构填到我们的母版里，一份PPT就制作完了，这样的话即使我们目前还不知道PPT的文字怎么美化，图片怎么排版，图表怎么呈现，这时候，有一个好的配色加上一个好的模板支撑下，你的PPT至少可以达到60分啦，我们针对前三天的课程做一个综合的练习，我根据大家的作业，选择了其中的一个，作为我们的结构，我做了一份模板，这里我假设我们是携程旅游的员工，那如何制作一个出去游玩的小攻略，大家可以看看

第一步是选配色，那我们看我们的小伙伴已经做了颜色，我觉得也比较美观，所以就直接用这个颜色来进行PPT的设置了，那整个PPT的主色调会以淡蓝色为主

这里我选择了淡蓝色作为主色，搭配灰色，两种颜色，作为整个PPT的配色，封面我选了图片加蒙版的形式

目录我选择了我们结构中的一级目录里的衣食住行，然后采用的卡片式目录

这块大家可以看到我把转折页的主背景做了一个调整，就是由原来的黑色，变成了白色，透明度没有变，这样做的目的是配合我们的下边的内容页

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然后就是添加内容了，按照结构把每一个内容进行添加。

我们发现，按照这个套路，我们就可以轻松地制作出一份及格的PPT啦，那有的小伙伴说，我们的目标可不仅仅是一份及格的PPT，我还要做一份优秀的PPT，那我们看一份优秀的PPT还需要什么，那首先就是一份PPT中的文字，我们今天开始以后的课程就是让我们制作一份80分以上的PPT，那我们先从文字美化开始。

【文字四要素】

第四课的内容将分成以下两个部分，分别是：文字四要素以及文字视觉化

【文字四要素】

我们说一份PPT中的文字，一共有以下四个我们可以调整的地方，分别是【字体】、【字色】、【字号】、【字数】

我们先看四要素的字体

【文字四要素-字体】

我们看案例，案例中左图和右图之间的差别就是我们换了一个文字，原来的默认字体是宋体，我们只是简单的改成了微软雅黑，看着就顺眼一些了。

PPT2016以前的版本默认的字体都是宋体，2016的版本默认的字体是等线，经过试验，发现还是微软雅黑比较适合我们的商业演示，一个商务汇报中，我们讲究的是严肃，所以为了防止大家混乱，我们就简单粗暴地告诉大家，你直接选微软雅黑就可以了，所以我们首先第一步要把默认字体进行一个调整，就是把它从默认字体改成微软雅黑，这是中文字体，

那英文字体我推荐以下三种中的一种，可以自由使用，分别有不同的效果，应用到不同的场合。

有些时候，我们的一些资料是从网上或者其他的渠道获取的，这些资料我们复制过来之后，他的字体是不统一的，在这里给大家介绍一个一键替换PPT字体的功能。

在开始里，最右边有一个替换功能，那不要直接点击替换两字，要点击他后边的小三角，会弹出替换字体，大家根据这个提示，进行字体的替换就可以了。

那无论你一份PPT有多少页，只要你选择了替换，那PPT种所有的被选中替换的字体，都会替换成你想要的字体，这就是文字的一键替换功能，所有的相同字体都会被改变成你要替换的字体。

【文字四要素-字色】

接下来就是文字的颜色，在线下培训中，我发现很多人对文字颜色的使用最多的就是滥用颜色，这里给大家提供一个参看，如下图

我们根据案例看以上这些参考：

那我们看常规的文字用灰色，然后突出强调的文字改变以下文字颜色，用暗红色，或者主题色都可以。

那这里我们看到就是文字颜色滥用的一个典型例子，我们看就是特别混乱，所以我们做了一个简单的调整：

以上就是文字的颜色，我们记住，常规颜色用灰色，突出强调的用暗红色或者主题色就可以了。

【文字四要素-字号】

接下来就到了我们文字的第三个要素，就是文字的大小，我们叫字号

那我们说一份PPT，到底多大的文字比较合适，这个要看情况，常规情况下，我们正文大小，不低于20号字，然后根据比例进行调整，然后副标题乘以1.5，就是30号字，然后主标题再乘以1.3，就是40号字左右，

这个，也不是一个固定的要求，大家看着文字合适就可以，正文20，副标题*1.5，然后主标题在副标题的基础上再乘以1.3，就差不多这个比例了，另外还要注意文字之间的间距，我推荐的行距是1.3倍行距，因为1.5倍行距会显得举例偏大。

【文字四要素-字数】

这是文字的大小，那接下来就到了我们文字美化的最关键的环节了，就是文字的字数。

在我们做幻灯片演示的时候，我们的听众，在台下看我们演示的过程中，就好像我们开车以120迈的速度，行驶在高速公路上时，广告牌从我们眼前飞过一样，那我们看那些广告牌有什么特点？清晰，直观，字大，醒目，而且没有废话，我们的ppt也要注意，我们的PPT中的文字，如何来处理，我归纳为四个步骤，分别是：文字归类、文字提炼、文字删减、文字美化。

举个例子，我们看下边是一份公司的介绍，我们按照以上四个步骤，对字数进行处理：

那这样的一段文字，放在PPT中，这样的排版形式我们应该不会陌生，那今天我们参加完训练营之后，小伙伴们，就不要做出这样的PPT啦，那我们看怎么美化呢？

第一步：归类

我们先看看这段文字主要说了什么？

第二步：提炼

那根据归类之后，我们从一段文字的内容提炼出关键词，这在我们小学就学过，语文课经常做这样的题，上文的第二自然段主要讲了什么内容，这个大家都不陌生，总结提炼的功力我相信各位职场小伙伴都没问题，那我们就把这段文字进行一个关键词提炼。

第三步：删减

我们发现这里边有些文字在PPT中是不用显示出来的，那我们看都哪些文字可以删减呢？那我归纳了以下五大类文字，可以被我们删减掉，如下图：

那具体来说这五类文字在PPT中都是可以被删减的，我们看详细的解释：

那按照这个原则，我们就对刚才的文字做一个删减，我们看，这里边可以删减的文字分别有

第四步：美化

以上的文字删减完了，我们按照类别进行归类之后，就是这个样子的，删减完了就到了我们最后一步了，那就是美化了，如何美化呢？

我们给这段文字分成三个部分，然后把这三个部分加一个底框，那我们说不加底框行不行，那我们看看，加了底框之后这在视觉上我们看着就会有一个分割，大家就会按照三个部分来阅读，

那加完了底框之后，我们还是觉得有些单调，没关系，我们继续美化：

那我们用底框把原来的文字进行物理分割之后，还可以加一个图标，这些图标从哪里找呢？等会给大家一个网站，图标加完了，有点感觉啦是吧，那我们接下来还想在美化，那就是视觉化的部分了，把文字在进行一个拆分，然后用图形来表达内容，我们看

这段文字就是把刚才的文字进行了视觉化的处理，那我们再来回顾一下，文字字数处理一共有四个步骤，分别是

文字归类、文字提炼、文字删减、文字美化，我们看案例。

那相信这样的PPT我们都不陌生，我们首先进行归类，然后提炼出关键词，再进行删减，最后美化。

我们再看下边的案例：

同样的，我们首先进行归类，然后提炼出关键词，再进行删减，最后美化。再看案例：

同样的，我们首先进行归类，然后提炼出关键词，再进行删减，最后美化，那我们看刚才是文字字数的处理，按照四个步骤，就可以提供很好的美化方案了

【文字视觉化】

那我们看出了刚才教给大家的文字美化的简单的方法，加底框、加图标、文字图形化，那除了这几个方法之外，我们还可在文字图形化这部分做更深的探索，那就是文字的视觉化

那在PPT中提供了一种文字视觉化的工具，他叫SmartArt表，那如何来使用呢？

其实SmartArt表说白了就是给文字增加一个逻辑框，就好像把饺子用盘子装起来，而不是散放在桌子上一样，那如何给文字找更多的盘子呢，SmartArt就提供了这样的盘子。

它为我们提供的盘子类型一共有8种，

每种都用对应的说明，告诉我们什么样逻辑的文字可以用这个盘子表示，那使用起来也比较方便，好我们看看如何使用？

这样的一段文字，我们看不太美观是吧，那我们就可以用SmartArt表来进行美化：

操作非常简单，只需鼠标右键进行转化就可以了：

那我们做了这样的SmartArt表转化之后，我们发现PPT的文字已经比以前大有改观了，那SmartArt表已经可以处理平时我们看到的大部分文字了，那有的小伙伴说，有没有更加高大上的方法，当然有了，我们看案例，把这段文字在进行一个美化

是不是漂亮了很多呢，同样的类似的SmartArt表我们还可以进行很多的美化：

那有的小伙伴就问了，SmartArt表到底有什么用呢？这个表最主要的作用是让我们了解不同逻辑的文字，用什么样式的表格表现最好，那如果你不懂的这个问题的话，你发现，即使给你再好的逻辑框，也会出现张冠李戴的情况，词不达意，我们看案例：

那我们说项目背景和项目意义应该是相符相乘的，这里边用了一个背离的形式，就显得表达的不直观，那我们做一个调整之后，就变成了右边的样子

同样的，我们看也是，左边的这个大的圆轮其实没有太多意义，我们就把他删除之后做了一个替换，那小伙伴们说了，右边的这些框都是从哪找的，其实有很多类似的文本框，有的小伙伴可以在评论区回复：锦囊，并留下邮箱，我会发到大家的邮箱里。

里边罗列了各种各样的框，那我们发现，其实除了框可以使用，那么里边的配色也是我们可以借鉴的，为了防止大家查找起来不方便，我还特意帮助大家做了一个编号，你的结构中有5个模块，你就直接选择5个就可以了，有4个模块，就直接选择4个，所以大家可以直接使用。

好，那大家复制粘贴过来之后，如果你的粘贴方式错误，你发现粘贴过来之后，你的框变了颜色，那这时候大家注意，ctrl+c之后，不要直接点ctrl+v，你在空白的地方点击鼠标右键，会弹出来三种粘贴形式，分别是“使用目标主题”、“粘贴为图片”和“保留原格式”，一般的时候是保留原格式，才可以保留原有的颜色，大家根据自己的情况进行粘贴即可。

那有的小伙伴说了，大鹏，这里边的图标有的时候，可能不适合我的内容，那我怎么更换图标呢？别着急，给大家推荐一个网站

这个阿里巴巴旗下的图标网站，大家可以直接在里边输入你想要的图标，然后找到合适的之后，下载就可以了，还可以根据颜色进行不桶的设置，可以是白色，黑色，都可以

好，以上就是第四课【文字美化】的内容，今天的课程就到这里。

今天的课程就到这里，下节课我们将开始讲解PPT中图片的排版技巧。