数据透视表的几个技巧

作者：iamlaosong

Excel的数据透视表经常用来进行统计分析。日常工作中常常是做好模板，通过更换原始数据的方式得到相应的统计结果，从而做到一劳永逸。数据源变更后，刷新透视表就可以得到新的统计结果。右击透视表，点击弹出菜单中的刷新即可：

1、数据源

正常情况下，生成数据透视表的时候，数据源是源表的一个范围，即：邮件!$A$1:$Q$12113，其中“邮件”是工作表名称，后面是数据范围。实际工作中数据源的行数是变化的，这样要想统计正确，需要每次更改数据源中的行数，正确的做法是取消数据源中的行数，这样就相当于统计整个工作表，变换源数据的时候就不需要修改范围了。如下图：

由于是统计整个工作表，所以行标签中会有个（空白）项，如果不想看到，只需在筛选中取消勾选即可，如下图：

曾经在网上看到一个办法，虽然麻烦点，但我觉得也不错。方法是定义一个名词，这个名称通过offset函数引用一个范围，最后在数据源的地方用这个名称代替范围。例如上面的例子，我们定义一个名称Mail，在”引用位置“处输入offset函数，具体格式如下：

=OFFSET(A1,0,0,COUNTA(A:A),COUNTA(1:1))

说明一下：基准位置选择单元格A1，向上/下及向左/右分别为0，引用区域的高度是A列的非空单元格，引用区域的宽度为第1行的非空单元格。

最后，在表和区域处用Mail替换邮件!$A$2:$Q$12113

由于名称是自动计算行列范围，所以会自动根据原始数据多少进行变化。

最后要注意一点，上面的列范围是用COUNTA(1:1)自动定义的，一般列是固定的，可以直接用数字代替，防止一些不必要的干扰。

2、复制数据透视表

有时我们需要对同一个数据表进行不同的分析，但要同时展示出来，所以就需要几个透视表。这种情况下不需要重新创建，只需要选择透视表（注意要选取整个数据透视表，不要有遗漏），再到你选择的地方粘贴就行了。最后再将你拷贝的透视表修改为你需要的模样即可。当然重新创建一个也没问题，如下图两个不同表现的透视表：

3、计算字段

数值区可以对选取的字段求和、取平均值等，可以重新命名统计结果字段，如下图：

如果需要更复杂的计算，比如多个字段求和，就需要用计算字段。需要注意的是，计算公式中使用的字段必须是数据源中的字段，透视表统计结果的字段是不能用于计算的。当然，你在透视表外面用公式计算是可以的，但这个已经不是透视表的一部分。

4、数据透视表中的报表筛选、列标签、行标签和数值

这些东西都是用于数据透视表的不同表现方式，一般情况下，数据透视表中行标签是统计项目，数值是统计结果。如果报表筛选区有字段，则可以选取这个字段的内容进行统计，可以选取一项，也可以选取多项。如果把这个字段放到列标签中，则同时展示每个值的统计结果，放到行标签中也可以，只是展示的方式不同。如下图：

（1）报表筛选：

（2）列标签：

（3）行标签：

5、数据透视表的筛选

数据透视表中报表筛选、列标签、行标签内容都是可以筛选的，通过筛选可以得到不同的展示结果。如下图：

和我们平常用的筛选一样，除了正常的整体选择外，还可以进行复杂的筛选，比如上图中的标签筛选和值筛选：

5、百分比

作为统计分析工具的数据透视表，会经常用到百分比。比如，上述数据透视表中妥投率，就是计算“是否妥投”字段的平均值，因为该字段定义妥投为1，未妥投为0，其平均值就是妥投率。

我们还会用到更多的比例，比如邮件量，如果需要统计各县市邮件量占全省总邮件量的比例，这个只需要修改值显示方式就可以了。我发现2007版和2010版中的名称略有不同，2007版叫“占总和的百分比”，2010版则叫“列汇总的百分比”，如下图：

其他还有很多百分比的显示方式，参见：Excel数据透视表某项、总计、父行、父列和父级汇总、列行汇总、差异和字段的百分比等值显示方式的计算

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