使用计算机系统管理商品存货,ERP管理系统中编码的意义

一个企业中往往有成千上万中商品，如果仅靠商品名称或规格作为管理依据，难免碰到同名同规格的商品，管理起来十分困难，而ERP管理系统中商品对应的唯一编码就能实现商品的科学管理。

一、编码的功能

编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表商品、名称、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具，通过编码，可以使各部门提高效率，各种商品数据传递迅速、意见沟通更加容易。

1.增强商品数据的正确性

商品的领用、验收、采购、盘点等一切活动均有编码可以查核，能让商品数据更加正确。

2.提高商品管理的工作效率

以商品编码代替文字的记述，管理更加简便省事，效率也因此提高。

3.利于计算机的管理

商品管理在编码推行彻底之后，才能进一步利用计算机作更有效的处理，以达到商品管理之效果。

4.降低库存成本

编码利于商品库存量的控制，同时利于防止商品积压，可减轻资金的占用，降低库存成本。

二、编码的技巧

1.反映商品大类

大类的划分原则往往是：第一码：产成品、半成品、原材料、辅料、低值易耗，主要供财务使用;第二码：真正的类别，依据企业不同的情况具体制定。

2.长短适中

按照人的记忆习惯，7-13位的编码是比较合理的。

3.尽量不要使用有特别意义的编码

很多物料编码的初衷是为了清晰明了地表述物料，如将钢板编码成GB，简单易懂。但随着物料种类的增加，以GB编码的物料也不再仅限于“钢板”，“钢笔”就以GB命名。

4.避免使用难以区别的字符

经常会发生字母L的小写打印出来以后和数字1没有区别，O打印出来后和数字0没有区别造成误会的情况，所以在制定编码规则过程中，要尽量避免使用这些容易产生混淆的字符。

5.不要把可能变动的信息编入编码

很多企业用部门号+流水码作为编码规则，这样非常不合理，如果发生人事变动，编码就无法准确表述，容易变动的编码反而成为企业的困扰。

三、如何有效推行编码

1.制定完善的编码规则

制定完善的编码规则是推行编码工作的第一步，能够有效改善和解决技术、物管、财务等部门各自为政、多套编码并存、多种商品称谓混乱等企业管理问题。

2.实施ERP管理系统

实施ERP管理系统，是推行编码最容易也最有效的方式。ERP管理系统会按照企业制定的编码规则，自动生成编码，并具备便捷的查询、排序等功能，对于企业编码推行工作起到直接的积极影响。

对商品实行统一编码，对企业而言是有效、科学管理商品的有效途径。

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