流程挖掘如何助力采购数字化转型？

2016年，全球最大的移动通讯公司沃达丰（Vodafone）开启了采购数字化转型之旅。旨在将其采购部门发展成为行业标杆，为沃达丰创造可持续的竞争优势。首要目标是将其全自动化采购比率从73%提高到80%，这对于一个每年处理80万份采购订单和500万张发票的企业来说是一个不小的挑战。

然而六个月后，该团队的全自动化采购率达到了85%，明显超过了初始目标，也超过了哈克特集团80%的世界级标准，成功地将流程成本降低了11%，并将上市时间提前了20%。如今，沃达丰的全自动化采购率已经高达92%，而帮助其采购转型成功的技术即是流程挖掘（Process Mining）。沃达丰从流程开始着手进行转型，利用这一新兴的大数据分析技术，成为了具有全球竞争力的世界一流企业，其采购团队也得到了国际认可。

数据显示，目前世界五百强企业中的70%已在不同领域开展了流程挖掘的探索，在数字化浪潮影响下，数字资本的价值将进一步放大，而流程挖掘技术作为一大商用的新兴科技，必将作为数字化转型浪潮中的智能导航仪，为企业运营升级、业务转型、流程重构保驾护航。在本文中，您将了解流程挖掘如何助力企业采购部门成功转型。

一、企业采购数字化转型是大势所趋

随着全球化加速，重大事件的“蝴蝶效应”显著，疫情对供应链上下游影响深远，而采购是供应链“上游控制”的主导力量，是企业生产经营和管理活动的核心内容。它不仅直接影响着企业的经营成本和经济效益，也体现着企业的管理水平和核心竞争力。此外，采购作为企业成本控制的主体和核心部分，降低采购成本、提高采购效率，成为企业在外部环境恶化的情况下，缓解生存压力的有效手段。

与此同时，数字化技术的飞速发展，使它们被企业深入应用于采购和供应链各个环节，智能采购与数据洞察逐步成为核心竞争力。越来越多的企业进行采购数字化转型，利用自动化、AI和大数据等技术，赋能采购全业务模块和流程，以实现可预测的战略寻源、自动化的采购执行与前瞻性的供应商管理，最终达到最大化降低成本、管控风险、创新价值的目的。企业必须跟上技术迭代的步伐，对标全球领先企业，因此采购的数字化转型势在必行。

二、采购转型面临的困难与挑战

在一般的企业里，产品和服务中65%的价值源自其供应商，因此采购部门在公司里是非常重要的存在。而在企业数字化转型过程中，采购部门也面临着很多困难与挑战。采购人才赋能受限、部门协作效率低、数据整合不足、供应商风险管理不足、供应链敏捷性不高和组织合规性不完善等各种问题，阻碍着业务发展，影响了企业整体运作效率。

1、采购人才赋能受限

根据SAP Performance Benchmarking的一项调查结果显示，采购部门将52%的时间花在了事务性活动中，比如对账和合规性审核，此类工作不仅是费时费力，而且纯属被动响应，无法解决采购管理中的根源问题。

例如，当采购流程偏离其预期设计时，通常需要手动干预，对产生的偏差加以纠正，而买家和卖家之间价格差异等问题每年可能需要数千个工时才能纠正。但因为采购到付款流程的周期较长，这类问题产生的负面影响就很容易被忽视，同时也增加了采购人员的工作量。

自动化技术（如RPA机器人流程自动化）可以减轻业务活动中的手动劳动，但大多数采购团队都不知从何开始着手自动化计划。大型企业内部流程的复杂且原始数据的庞大更是其自动化的“杀手”。过于复杂的流程往往也很难自动化；自动化一个过时的、不准确的流程只会让流程更糟。此外，自动化实施的价格昂贵，对大多数企业来讲并不是最好的选择。

2、部门协作效率低

在传统的组织结构里，业务部门认为采购是执行层面的活动，不具有战略上的影响力，因此都是提出采购需求之后，通知采购部门执行既定的计划。假设上游厂商发来定制化的需求，在传统的运营模式中，采购总是落后一步。当采购团队确定了供应商并签订采购合同时，生产已经远远落后于计划。

随着市场竞争环境和商业的发展，这种观念也需要转变。业务部门需要与采购部门紧密合作，打破信息孤岛，才能取得更出色的业绩。此外，采购人员应该积极主动地参与产品设计创新，与研发、产品设计和供应商共同开发新项目。

然而，改善业务协作的问题既是结构性问题，也是技术性问题。采购员将与业务团队展开更密切的合作是必然的，但如果不客观地了解采购流程在现实中是如何运作的，就很有可能出现“吃回扣”等乱象，使交货周期延长、影响现金流的增加并损害客户满意度。

企业需要使用超越KPI衡量的技术，让采购和业务人员都能实时发现流程中的瓶颈，并促进业务同事和外部供应商之间更好的协作，改善两者关系以提高工作效率，增加现金流和销量，提高客户满意度。只有当相关参与人员对采购流程有相同认知时，才能进行真正的协作。

3、数据源复杂，整合度低

德勤的专家发现，大多数采购人员都在想发设法消除一些公认的数据应用障碍，如数据质量差、数据整合不足、缺乏分析数据的能力、以及对现代化数据技术的理解有限等。

目前很多大公司都在使用 ERP 技术，而且已经开始向基于云的数字供应网络转变。但当需要应用高级分析技术时，采购负责人往往不确定从何开始。数据清洗度、多个数据源和用户系统交互等主要影响因素。为了避免分析师将“苹果”和“橙子”进行比较，企业需要利用底层IT系统中统一的数据源进行分析，确保他们能够更加准确地了解企业中真实发生的事情。

4、供应商风险管理不足

IndustryWeek的研究发现，重大供应链中断将对牵连公司造成负面影响，使其股价平均下跌7%。而德勤2017年CPO调查发现，在过去2-3年内有87%的公司出现过供应链中断的问题。随着全球地缘不稳定和经济复苏迟缓等不确定性因素的增多，企业不得不更加重视风险管理。

降低采购风险的关键在于提高供应链的透明度，并与战略供应商进行更密切的合作。在业务连续性研究所（Business Continuity Institute）和苏黎世保险公司（Zurich Insurance）的 2015 年供应链弹性报告中显示，72% 的企业对其供应链缺乏全面的了解，这表明他们迫切需要提高供应链透明度。

战略供应商是采购进行风险管理的关键。若采购团队对采购流程能够直观地洞察企业的流程画像，了解哪些供应商的运作效率最高、最可靠，就可以与这类供应商建立真正的战略合作关系。

5、供应链敏捷性不高

Patricia M.Swafford等人在《通过IT集成和灵活性实现供应链敏捷性》研究中提到，对供应链敏捷性影响最大的两个因素是IT集成和供应链灵活性。

灵活性缩短了交付周期，确保了生产能力，并在满足客户期望的同时保持了产品的多样性。而信息技术则作为组织收集、存储、访问、共享和分析数据的载体。总之，如果企业供应链不具灵活性，并且无法利用数据来分析和了解采购流程中的实际情况，那么采购就会面临很大的运营风险。

6、组织合规性不完善

尽管采购部门有正规的采购流程，但仍有一些员工进行“违规采购（maverick buying）”——不按照公司规定的采购流程来单独采购物品。而且这种现象经常发生，因为员工认为既定的采购流程过于复杂浪费时间。

举个例子，一家企业每年下20亿美元的采购订单，假设企业按正常流程进行采购，能有5%的折扣（1亿美元），但若其中有10%的订单是采购人员“违规采购”，那么这家公司就有2亿美元的发票受到影响，之前节省的1亿美元也损失殆尽。

许多因素会导致员工“违规采购”的发生，例如采购流程过于复杂、培训和知识不足、预算计划外和不受控制以及无法明确责任。如果事先了解采购不合规发生的频率和原因，这一乱象可能还会迅速复杂化。为了让采购在企业中发挥领导作用，所有采购相关人员都必须在同一规范下工作。

三、采购转型的传统方法

“总是拿着旧地图，无法驶入新道路”。采购转型要想成功，必须采取行之有效且价格合理的策略方法。流程是改进和转型的核心，从历史上看，KPI衡量和咨询公司一直是用来了解和优化采购流程的首选方法。这两种方法都取得了一定程度的成功，但也都有其固有的局限性。

1、关键绩效指标衡量

关键绩效指标（KPI）衡量能够获取流程健康状况的视图，但在确定优化方案时，员工需要进行手动审查和分析。 KPI 本质上不是探索性的，而是通过将目标限制在那些企业重点关注的指标上进行衡量。

例如，一个公司的KPI仪表板上显示存在很高的购买价格差异情况，那么哪些物料组是导致差异的根源？这种差异频繁发生在哪里？哪些业务部门存在不合规性？等等这些细节性问题利用KPI衡量并不能发现和解决。

2、外部咨询公司

与KPI衡量相比，外部咨询公司能够提供更全面、更具洞察力的流程优化方法。但借助咨询顾问进行采购流程优化，仅流程发现一项就可能需要数月的时间进行对接和研讨，并可能花费数百万美元。而且由于这些研讨高度依赖于人员对话，往往带有一定程度的偏见，优化效果也远远低于预期。

四、流程挖掘

前面我们介绍了沃达丰在优化其采购流程以实现“世界级”全自动采购比率方面取得了巨大成功。这一成就归功于一个新兴的技术工具——流程挖掘。现阶段，企业迫不及待地想要全面和深入地了解其流程的所有细节信息，实现流程运行路径100%透明化；想让高层决策不被人为主观性偏见所影响，摆脱数据孤岛，将业务和采购职能拉得更近，让员工在信息互通和建立共同目标下工作，以提高效率并节省成本。对于采购团队来说，传统分析方法的局限性已满足不了这些需求，这使流程挖掘有了用武之地。

什么是流程挖掘？

数据显示，有超过三分之一的财富500强企业以及全球350多家知名企业，包括通用汽车（General Motors）、西门子（Siemens）和ABB等都在使用流程挖掘。那什么是流程挖掘？它又是如何工作的呢？

流程挖掘是一种新兴的大数据分析技术，被比作企业的 CT 扫描仪。通过实时扫描后端 IT 系统提供业务流程和节点的准确快照，定位低效和阻塞的流程节点，改善企业分析和优化流程时“只见树木，不见森林”的问题。

现如今，企业和员工严重依赖于IT系统以完成工作，使得企业内部的绝大多数行为都被完整地记录下来，并以事件日志的形式存储在系统中。流程挖掘能够将这些事件日志转换为真实流程模型，并以强交互的可视化模型加以展现，在此基础上通过一致性检查、自动化识别、流程模拟、流程监控等方式进行流程优化和改进，赋能企业管理。借助流程挖掘产品强大的可视化仪表盘和分析看板，即使是没有专业分析能力的普通员工也可以很快上手，它的易用性和与现有系统的快速集成是其受欢迎的重要原因之一。

使用流程挖掘的好处

1、发现自动化机会，充分发挥人才效用

在传统模式中，手动更改价格会使采购流程周期增加10天，并且每年需要消耗10名全职员工。这可能会企业的人工运营成本高达7位数，同时对客户体验产生负面影响，消磨团队士气。如今采购团队借助流程挖掘，全面了解采购流程的真实运作中情况，高效准确地聚焦高频低效、不合规的流程，客观地确定问题的优先级，并直接在系统上解决问题，无需进行返工。

另外，流程挖掘能为组织自动化计划铺平道路。成功的自动化计划可以帮助企业释放人力资源，让员工从枯燥乏味的重复性工作中解脱出来，专注于能为企业创造更高价值的工作，以节省用工成本，提缩短交付周期。但大多数企业在实施自动化时往往都会遇到困难，亦或是以失败告终。Forrester也有调查数据显示，超过50%的RPA项目失败，无法精准识别自动化机会是其主要原因之一。

借助流程挖掘技术可以精确定位识别采购流程的自动化节点，自动生成需求文档，与RPA无缝衔接，减少了前期人工沟通成本，降低开发工作量，使得一键式自动发现并创建机器人成为可能。

2、加强跨部门沟通，提高协作效率

企业品类经理的职能之一是通过引入新的产品线来提高盈利能力，并且需要与采购部门密切合作以评估公司的供应基础。品类经理需了解以下问题：使用哪些供应商来引入新产品线？采购相关物料需要多长时间？以及供应商对相应的物料组是否可靠？这些问题将影响采购团队的决策。

对此，通过流程挖掘强大的分析面板，采购团队可以根据吞吐时间、以往的流程瓶颈、与特定供应商的合同条款等指标，向品类经理提供有关供应商选择和时间安排方面的建议。另外，加强跨部门协作可以实现采购供需匹配精准而及时，促进产品创新和加快上市时间。企业引入流程挖掘技术后，采购团队可获取最高权限，以实时提供见解和战略决策，发挥关键作用。

（望繁信-数字足迹可视化面板）

3、无缝链接多个系统，实现数据互通

流程挖掘的工作原理是从企业各个系统中提取流程事件数据，将事件数据转化为事件日志，放到一个大数据平台上，然后对这些流程大数据进行分析、发现、建模，展现流程分析结果以及流程模型。当利用事件日志创建采购流程的真实画像时，便无需再担心数据来源繁多和不连通问题。

需要补充的是，流程挖掘几乎可以无缝链接市面上常见的所有信息系统及数据库，以实现端到端的流程数据互联互通。

（望繁信-数字足迹识别多个数据集）

4、加强供应商管理，降低风险

借助流程挖掘，采购部门从不同维度，重点展示供应商的实际绩效，以及预测的潜在风险，并能够了解供应商和材料商的工作模式。这有助于采购负责人快速做出供应决策，即哪些可以作为联盟型供应商，进行业务合作；哪些可以作为投资型供应商，进行长期战略合作。使采购部门能够更智能地发挥强大的决策作用，从而为投资型供应商整合资源，同时促进联盟型供应商之间的良性竞争。

此外，流程挖掘软件中的流程对比功能可以进一步帮助全球采购主管发现能够降低风险的最佳实践。例如，一家业务遍及全球的大型企业，在各个地区工厂实行不同的采购战略。全球采购主管使用流程挖掘来比较印度工厂与南美工厂的采购到付款（P2P）流程，通过流程分析、瓶颈分析、流程一致性检查、流程对比以及可编辑的各类标签，从各个维度分析并获取最佳实践，采购主管也可据此进行供应商管理。在这方面，流程挖掘使采购能够标准化跨部门的最佳实践，这从本质上降低了风险。

（望繁信-数字足迹供应商流程对比）

5、优化流程，提高供应链敏捷性

通过流程挖掘，企业可以快速有效地了解现状并进行相应的调整。跨部门共享信息和最佳实践、进行供应商对比及减少采购中的返工等可以创建更快、更流畅、更灵活的采购流程，从而创建一个更敏捷的供应链。

通过使用流程挖掘来识别并降低流程复杂度，采购部门可以快速缩短交货时间，确保更大的生产能力，提供更多的产品类型。如果确实发生了供应链中断，组织也可以使用真实的数据，实时地分析情况并快速做出应对措施。

（望繁信-数字足迹流程瓶颈分析）

6、检查流程一致性，提高组织合规性

借助流程挖掘来分析采购流程让发现和根除“违规采购”变得简单。

发现问题的价值在于精确地阻击问题。流程挖掘不仅能简单地确定哪些员工要对违规购买行为负责，还可以使分析师清楚地了解此类行为的具体时间线，帮助采购负责人快速确定效率低下和执行偏差的根本原因并加以优化解决。从而节省不必要的采购开销，减少运营过程中的时间浪费，提高组织合规性。

（望繁信-数字足迹流程一致性检查）

流程挖掘技术将发挥前所未有的作用，助力企业构建数据驱动型的新型采购体系，真正把供应链“端到端”的链接起来。

流程挖掘如何助力采购数字化转型？相关推荐

京东发布“下一代智能协同开放平台”战略助力政企数字化转型
5月7日,"下一代智能协同开放平台产业战略发布会"(以下简称"发布会")在京召开.北京市海淀区委常委.常务副区长李俊杰,京东集团技术委员会主席.京东智联云总裁周 ...
契约锁与多家软件行业伙伴达成战略合作，携手助力组织数字化转型
近日,契约锁电子签章与曙光易通.集简云.宏景软件以及圣兰软件等多家软件行业伙伴达成战略合作,通过发挥各自专业与资源优势,从产品.市场.销售.技术等多方面展开深度合作,共同为客户提供全程数字化解决方案, ...
【深度报道】致远互联协同运营中台强势助力企业数字化转型升级
任何事物都无法抗拒吞食一切的时间. -- 泰戈尔中国软件网每日精选集 6月11日,国内第一个聚焦中台变革核心力量的"2019中国数字企业中台应用峰会"在北京中关村软件园国际会议中 ...
tableau无法建立连接_欧普照明利用 Tableau 解放数字化人才，助力企业数字化转型...
欧普照明是一家集研发.生产销售.服务于一体的综合性照明企业,创立于 1996 年, 2016 年正式挂牌上市.公司现有员工 6000 多人,产品涵盖 LED 及传统光源.灯具.电工电器.厨卫吊顶产品等 ...
沃丰科技AI助力客户服务数字化转型加速
沃丰科技早早便嗅到了AI的前景.据Aaron介绍,从最初的Udesk单一产品,逐渐发展到Udesk(全场景智能客户服务系统).GaussMind(AI智能化产品线).ServiceGo(全新销售服务一 ...
滴滴云千万补贴，助力中小企业数字化转型
5月13日,国家发改委等17个部门正式启动"数字化转型伙伴行动".滴滴作为首批倡议方代表,将通过滴滴云抗疫赋能计划等措施,助力中小企业数字化转型. 数字化转型伙伴行动继免费向国内 ...
SAP上云——助力制造业数字化转型
2018云栖大会武汉峰会新制造专场,由阿里云高级专家张泽坤带来了以"SAP上云--助力制造业数字化转型"为主题的演讲,对SAP上云之初存在的问题和上云后与企业的合作项目为企业带来的 ...
“喜之郎”签约企企通，加速企业的采购数字化转型
近日,中国果冻食品领域的知名企业"喜之郎"与企企通签约,双方在共同构建数字化采购管理平台方面达成共识.基于喜之郎的业务需求和企企通的产品与服务优势,将联合创新,加速企业的采购数字化 ...
郑州商品交易所：数智一体化助力交易所数字化转型
近日,星环科技在线上举办了2022年春季新品发布周,带来数字底座.数字化转型.国产替代.数据安全与流通四大专题,60余场演讲.来自金融.能源.交通.政务.高校.运营商等多个领域的客户.合作伙伴现身说法 ...
制造or智造？华为云BI助力企业数字化转型
随着数字化时代的到来,传统制造业逐渐走向没落.当然,也造就了一大批向数字化转型的制造企业,它们也正在迎来属于自己的高光时刻.那么,是什么样的原因,让曾经作为国内经济支柱的传统制造业变得萎靡不振的呢?究 ...

流程挖掘如何助力采购数字化转型？

流程挖掘如何助力采购数字化转型？相关推荐

最新文章

热门文章