OA的新一轮革命—

十多年的OA，却并没有象其他领域那样出现一些赫赫有名的领头羊，这似乎不能不引起人们的思考：OA真的已经“日薄西山”，应该被淘汰了吗？

熙熙攘攘的企业信息化道路上，无论是传统的ERP、CRM，还是新近的热点KM，都荟集着众多业界人士述说纷纭，新概念、新产品、新技术层出不穷。然而对于中国最早的信息化领域之一的OA，自九十年代红火了一阵以后，就一直被人们遗忘在角落。且不说OA在用户的眼中越来越失去了它的光华，信息化采购计划里不是硬件系统就是ERP、CRM，或是电子商务平台；连一些老牌的厂商也对OA市场产生了怀疑。另一方面，发展了二十多年的OA，却并没有象其他领域那样出现一些赫赫有名的领头羊，这似乎不能不引起人们的思考：OA真的已经“日薄西山”，应该被淘汰了吗？

    OA难以避免的尴尬

    OA在中国信息化的早期一直扮演着重要的角色。那时问到是否上了信息化，大多都指办公自动化系统，而企业也把OA作为除财务系统之外的软件采购首要的考虑对象。起源于政府公文和档案管理的OA，经过一段时间的发展，在企业中也得到越来越广泛的应用。除了政府的收发文管理、档案管理、公告牌这些传统功能外，又逐步加入了BBS、日程安排、人事管理等功能。OA似乎如它最初的定义那样，达成了所谓的“Office Automation”－即通过电子化日常事务流程和各种信息，实现无纸化办公。

    然而在这种情况下，传统OA的所有作用不过是用计算机的操作代替了部分手工处理的信息和办公流程，除了利用计算机技术的一些先进性，并没有基于任何的先进管理理念和方法。而传统办公自动化产品所涵盖的企业管理的方面以及功能的深度和广度，也是非常让人失望的。更尴尬的是，在管理软件市场越来越细分，而用户要求日益深入的今天，发展了几十年的OA领域并没有出现令人瞩目的革命――不象ERP，从MRP/MRP II/ERP/ERP II 一路走来，并分化出更多的新领域如CPC（协同产品商务）等。当信息化轨道上已经跑上了“磁悬浮”，OA依然是辆吱呀作响的老牛车。

    仔细分析一下也许就会发现传统OA为何受到用户和厂商双方面的冷落。一方面，传统OA简单的功能在企业的业务流程日益复杂，海量信息呈线性增长的今天，愈发显得力不从心，更多时候，它只是提供一种信息发布、查看和类似BBS的功能，而其所包含的一些功能也在被更为专业的软件所“瓜分”；同时，当我们把目光从传统OA所涵盖的功能上移开就会发现，企业除了日常办公之外还有人事、客户、财务、销售等管理需求，于是企业不得不建立各种信息化系统，而这些系统很少能够被协调起来，企业常常面临着要在不同应用平台、数据库之间切换的烦恼，传统OA却无法担当“集成”的角色，为企业提供整合这些信息和应用的前台。另一方面，在市场化和全球一体的经济环境下，企业间日益强调协作，跨部门、跨组织、跨企业、跨地域的工作每天都在进行，而传统OA落后的架构及功能设计显然无法满足企业高度灵活性和协作性的要求。

    OA缘何道协同

    虽然传统OA已然无法跟上时代的脚步，但细心的人们发现，OA的市场在悄悄酝酿着一场变革，OA领域里正越来越频繁的出现一个词“协同”，无论是业界评述的文章，还是供应商的产品宣告，都前所未有的一致，不约而同的倡导着“协同”的理念。一时间，上百OA厂商舞动着“协同”的旗帜纷纷抢滩“协同OA”的市场。

    协同，这其实并不是个新名词，或者说在信息化的进程中被一直有意无意的实践着。早期的EMAIL、BBS其实就已经在一定程度上实现了人与人之间信息沟通的协同，而九十年代后期随着互联网大潮产生的电子商务，也是一种B2B或B2C之间交易的协同。但现在，协同已经被提升为一种信息化的思想，一种企业管理的理念而被业界齐声呐喊――这似乎预示着信息化之路的一个新方向。

    就象任何事物的产生都必然有培育它的土壤一样。协同的产生也有它的根源，从管理理念上来说，协同就是为共同的目标而协调各种相关资源，使其优化并进而发挥最大的价值。长久以来，这些资源，包括各种信息、数据、流程、人员、物资等缺乏有效的组织和管理，或是被分散在各种应用系统中。尤其是进入二十一世纪，随着经济环境的变化，企业更多的面临着信息高速膨胀、竞争异常激烈的挑战，因而也就越来越注重信息的高度共享，业务流程的平滑链接，以及在此基础上进行的跨组织、跨地域的灵活协作。而可以对各种信息、流程、资源进行高效的整合的“协同应用”因其适合企业“整合资源、协同工作”的需求，自然成了被关注的“焦点”。

    创新的协同理念在近几年加快了其发展的脚步，正在贯穿信息化的各个领域。它提供了整合各种信息孤岛和应用孤岛的解决方案，从而可以让企业把精力集中到自身的核心业务上，有效提升企业的竞争力。贴合发展需求的总会受到青睐，被业界和用户一致看好的协同软件市场由此日渐“百花齐放”，传统OA也因为注入了这样一个全新的理念重新焕发出了勃勃生机。

    而软件供应商也看好了这个时机，中国的上百家厂商和包括IBM、微软、ORACLE在内的国际巨头都纷纷推出自己的协同OA产品。

    倒底是什么协同

    放眼新崛起的“协同OA”市场，我们发现，从管理理念上的“协同”转化为软件应用的“协同”，这中间由于厂商各自的理解，实现方法，技术手段等的不同，而使得协同OA愈发凸现其在共同的基本理念下的个性化。

    对于2002年7月正式宣布进入协同办公软件市场的Oracle来说，牢牢把握现在的协同软件的市场机遇是Oracle的重要战略之一。Oracle协同套件包括基础架构组件（Oracle 9i Datebase ，Oracle 9i Application Server）和应用程序组件（通用通信、实时协作、企业内容管理、活动访问等），而其的协作理念也贯穿上层的应用系统和底层的架构中。例如利用Oracle 9i Database可将所有的协作内容集中并整合到一个公用数据仓库中，降低了对各种不同的电子邮件服务器、日历服务器、语音服务器和文件服务器进行获取、维护和支持的成本；Oracle的协作套件还把电子邮件、语音邮件、传真、目录、文件、日历和网络会议等链接起来，员工可以通过一个公用的WEB界面，基于标准的桌面客户端（包括outlook，无线、传真及语音选件）来进行访问，同时，Oracle还表示其协作套件的功能还能与其他Oracle应用程序进行集成，其中的“水平”协作应用程序（电子邮件、日历、文件、实时协作和搜索）能够共享数据，并被“垂直”业务系统访问。

    今年二月获富达国际1300万美元投资从而创下软件融资金额最高纪录的点击科技，也是崛金“协同市场”中引人注目的一员。其对主打产品――竞开协同之星（GK-Star）的定位是：实现敏捷组织的协同管理。而协同之星也在功能设计上着力体现其协同的理念――创建以“综合通讯”、“协同工作”与“联系人管理”（统称为“3C”功能）为核心的协同通讯与协同管理环境。协同之星除了支持固定的办公流程，还可以就临时的任务组建灵活的虚拟团队，快速建立协作区并提供实时的信息共享、讨论区、即时通讯等多种协作工具，从而实现跨地区、跨部门的快速团队合作。如其全国巡展活动的主题所言，协同之星要实现的是“动态团队、协同管理”。

    另一支协同领域里的生力军泛微软件，对协同的运用则表现在“信息的网络化、应用的集成化、资源的整合化”，其产品e-cology也在功能架构上突出协同理念，以企业“网状信息”和“业务关联”的思想搭建协同平台，信息在系统中形成一张立体和多维的信息网，并集成企业的各种相关应用，在此基础上实现跨部门、跨企业的信息共享和业务的协作。而e-cology没有传统的OA界面，取而代之的是七大紧密集成的模块，涵盖企业知识、人力、客户、项目、财务、流程、资产等各方面。泛微自己的理解是协同不仅是文档、办公流程等的协同，而应涵盖到企业相关业务的各个方面，例如项目的协同、知识的协同等，OA的概念在e-cology 中似乎被更为宽泛化了。

    冠群联想也推出了问鼎协同办公系统，问鼎办公是“融入办公自动化和企业信息门户功能的新一代办公自动化系统——具有内外网结合的协同办公功能”。它构建于CA的企业信息门户产品Cleverpath portal 和IBM 公司的Notes之上，以流程引擎（Flow Engine）为基础，融入企业信息门户的功能，并与Word和WPS实现了集成。其特点是可以通过一个统一的信息门户为用户提供简便、易用的业务管理应用平台，并采用先进的网站架构，与现有的WEB应用系统进行快速整合。

    各厂商对协同的理解各有侧重，并体现在产品的架构和功能设计方面，可以说协同OA市场是“百家争鸣”，欣欣向荣。虽然协同OA千人千面，但细细分析下来就会发现，它们都在不同程度、不同层面、不同角度实践着“协同”的理念。而用户也可以结合自身的需求，选择一款适合的协同办公系统。

    协同OA前景可喜

    协同OA尚是一个新生市场，但前景十分看好。据Gartner、Aberdeen、IDC等权威机构的统计，早在2001年美国协同软件市场份额已经达到3%～5%，与ERP、CRM等管理软件的缓慢增长相反，协同软件的年增长率高达15%。协同软件将成为继Office之后软件产业最大的一次发展机会。另据分析，2005年中国协同软件的市场份额为全球的五至八个百分点，即25-40亿美金的收入。

    而对协同应用最典型的是OA系统，目前有超过一半的OA系统是建立在协同软件平台之上。协同OA不仅为用户提供了新的选择，从根本上来说，纳入先进管理理念的协同OA必将是办公自动化领域的一场深刻的革命。

协同理念为OA重新诠释应用价值

泛微市场总监王晨志

市场现正高速度发展着，而其中最典型的，也是发展最快的领域便是协同OA。我们相信，随着协同应用的日趋成熟，协同OA给传统办公自动化带来的变革必将掀起信息化领域的新高潮。

相比其他的信息化领域，OA的历史可谓“悠久”，甚至可以追溯到企业信息化建设的起步阶段。与ERP、CRM等轰轰烈烈的发展相比，OA在二十多年的发展历程中可谓“不温不火”，从某种角度来看更像是弃之可惜，食之无味的鸡肋。事实上，长期以来一直兢兢业业担负着“办公自动化”重任的OA，一方面帮助企业从传统的手工办公迅速迈向了无纸化办公，从而成为信息化建设道路上的一个里程碑标志；另一方面，随着市场大环境的变化，企业管理理念的不断更新，传统的OA由于其局限性已经越来越不能满足企业管理的需求。

    然而OA并没有就此“沉沦”，继协同理念、协同应用产生之后，长期“疲软”的OA开始出现生机，并日益呈现出欣欣向荣的景象。透过现象看本质，当OA纳入了先进的理念，OA的体系架构发生着变化，承载的内涵正不断延伸的时候，我们认识到如果OA的定义和应用被重新诠释，也许在不久的将来，OA不仅不会日薄西山，相反还会成为信息化领域的一支强势的生力军。

    在我们尝试对OA再一次审视和探求它的价值之前，有必要通过回顾OA的发展史来分析一下传统OA的应用特性。

    应用的困惑：OA的专长是“文秘”？

    如果说以文档电子化为标志的OA为企业打开了一扇通向“无纸化办公”的大门；随后实现了工作流自动化阶段的OA则开始把企业各人员、各部门通过流程关联在一起；而从C/S结构全面转向B/S结构的OA从技术上解决了远程办公和移动办公的需求，并向互联网环境下的无障碍办公跨进了一步；那么同时我们也不得不注意到，尽管在发展过程中，新的技术、新的功能不断地在为OA“增加砝码”，起源于政府办公的OA却似乎一直没有跳脱出最初的模式。现在一提到OA，我们还是会很自然地把它与“公文管理”、“新闻通告”、“日程安排”等联系在一起，至于日后加入的一些功能，至多也只是将原来手工处理的事务进行了所谓的“电子化”。也许“办公自动化”固有的含意限定了我们对OA的“联想”―― “办公”是否就指公文流转、档案管理、人事信息、日程安排、通知公告；而把一些数据转换成电子的格式保存起来，用简单的工作流程、BBS或信息发布实现数据的共享和沟通是否就叫“自动化”呢？

    当企业业务流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁；海量信息呈线性增长，知识共享和积累迫在眉睫；人与人之间，部门与部门之间，企业与企业之间的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，我们发现，传统OA所处理的信息和涵盖的范围实在有限，而其在协同性和灵活性方面更无法满足企业的需求。“文秘”像是OA的专长，企业用它来进行一些基础的事务处理，甚至更多的时候，只是把它作为可以廉价获得的软件产品，可以摆脱一部分的手工办公并迈入信息化建设大门的“过渡性管理工具”。当企业需要进一步的信息化规划时，原有的OA系统常常被“冷落”在一边。

    那么OA的定位是否只能是“文秘”，OA的价值到底在哪里？

    换个角度思考：寻求OA的价值

    当我们把目光从“办公自动化”的固有定义中移开，更广泛的关注企业的管理和运营时，我们发现，从信息管理的角度来讲，企业的信息涵盖各个业务环节，并随日常工作不断的变化着，信息量也呈现线性的增长，这些信息包括企业的新闻、通知公告、企业内部积累或从外部获得的知识、企业的各种业务数据等, 同时，这些信息又以不同的结构（如EMAIL、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档）在不同的数据库、主机、文件服务器、应用系统上存在，而成为孤岛式的分布，相互之间缺乏关联的通道，给企业获取、甄别和利用信息带来了障碍；从企业管理的角度来讲，日常的办公事务还涵盖了对人力资源、项目、资产、各种业务流程等方面的管理，而这些管理环节彼此关系紧密，环环相扣，每一个环节的因素变化都会对其他环节产生影响；从业务运作的角度来讲，企业中每项事务的进行都需要相关的人、财、物、信息、知识等各种资源的有效配合，如信息的共享，知识的积累和传播，人员、财力、物资的合理调配，人与人、部门与部门、企业与企业之间基于一致性的协作等。

    而传统的信息化建设给企业带来便利的同时，也不可避免的产生了“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题。很多时候，企业上了各种专业软件，却依然面临资源难以统一管理，信息系统各自为阵的情况，因而需要利用新的信息技术，打通这些资源之间的孤岛，从管理的局部优化进而到整体上的优化；同时，企业也从关注某方面的管理工具，到关注整体的应用，希望通过一个统一的平台来实现对各种运营环节的掌控、调配和协作。

    由此我们发现，一方面是企业对整合资源的需求，另一方面是各种专业软件在凸现其局部管理优势的同时，在“协同和整合”上的不足。因此在传统的办公套件和各种专业软件之间还有一个重要的断层，就是协同应用。与关注局部管理的软件不同，协同应用更关注于对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合，从而发挥这些资源最大的价值。而协同理念的本质也正是在于打破资源（人、财、物、信息、流程）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作。

    当协同理念、协同应用被纳入传统的OA系统中时，它就不再仅仅承担“文秘”的角色了，协同应用将帮助OA实现再一次的飞跃――从传统OA到协同OA的飞跃。

    协同OA：把应用提升到新的高度

    协同OA脱胎于传统OA，又摆脱了传统OA的局限，顾名思义，它实现了全面的协同性。这个协同性概括起来体现在三方面：

    “信息网状”，即打破信息孤岛，为原本割裂的信息节点提供立体化的“网状”关联通道，从任何一个信息节点都可以到达任意的相关信息节点，从而建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境；“业务关联”，即提供对各个业务环节进行整合的方案，面向整个业务过程来进行管理。每个应用都可以自动启动其他的关联应用，并完成相关数据的更新；“随需而应”，企业的“人”、“财”、“物”、“信息”和“流程”进行了充分的整合并进行统一的管理。当企业触发一个业务过程的时候，相关资源可以随之被调动并被自动加入，从而进行紧密的协调和运作。

    在协同的体系下，协同OA体现出更高层面上的应用价值和独有的特性：
    关联：传统OA中的信息和应用往往是相互孤立的，而且由于其局限性，它们也难以与企业的其他资源进行互动。而协同OA更像是“管道工”、“编织工”，让企业更方便的建立各种资源之间的通道并形成逻辑上的关联。通过这样的关联，一方面企业可以更准确、全面的了解各种信息，为决策提供更科学的依据；另一方面也便于企业对人、财、物、信息和知识等进行集中的管理和优化的调配。

    协作：传统OA的协作是浅层次的，一般多采用邮件、BBS、即时聊天工具、简单流程等方式来进行沟通，沟通的内容零散而有限，之后也很难对其结果进行进一步的整理。而协同OA中的协作则贯穿于管理的各个环节。从协作的内容来说，可以是企业积累的各种知识文档，或是项目进展中的某个任务，或是企业的一个合同会签流程；从协作的对象来说，可以是一人对一人，或多人对多人，可以发生在企业同一部门员工之间，也可以发生在跨部门员工之间，可以是总部与分支机构的协作，也可以是不同企业，企业与客户或合作伙伴之间的协作；从协作的方式来说，可以通过知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等进行协作。同时，协作的过程和结果可以在系统中得到很好的管理，并最终形成知识体系的一部分。

    灵活：协同OA 的灵活性一方面体现在其强大的可定制性和扩展性，可以满足不同企业的个性化需求，或者满足企业在不同发展阶段中由于组织结构、人员结构、业务流程变化等产生的需求。另一方面也体现在其帮助企业创造了一个开放的、灵活的、个性化的办公环境。

    深化：传统OA的应用仅仅是从静态的、孤立的、浅层次的意义上实现办公自动化。而协同OA则大大扩展了它的内涵，加深了它的应用。它以“整合”为目标，以“协同”为手段，将触角延伸到企业管理和运营的各个环节中，例如知识文档、项目、资产、财务、客户、流程等，并以统一的界面为用户提供个性化的信息。同时，协同OA还将利用各种技术手段，进一步实现与各种专业软件间的对接。

    总结来说，协同OA完全摆脱了“文秘”的角色，它不再是为企业提供信息发布和流程处理的工具，而是将先进的管理思想和业务模式融入产品的功能架构中，以更广阔的角度诠释 “办公自动化”的涵义，帮助企业搭建一个关联、协作、灵活、深化的管理平台，让企业可以将管理的视野延展到各个环节，并方便对各种资源进行整合和优化，实现集中、灵活和高效的管理，从而提升其竞争力。

    协同应用市场现正高速度发展着，而其中最典型的，也是发展最快的领域便是协同OA。我们相信，随着协同应用的日趋成熟，协同OA给传统办公自动化带来的变革必将掀起信息化领域的新高潮。

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