查找类别或组中记录的最晚或最早日期

使用总计查询查找属于组或类别的记录的最早或最晚日期。 总计查询是使用聚合函数 (如Min、 Max、 Sum、 First和Last ) 计算给定字段的值的选择查询。

本部分中的步骤假设你运行了一个事件管理业务-你负责处理大型函数的暂存、照明、餐和其他方面。 此外, 你管理的事件分为多个类别, 例如产品发布、街道 fairs 和音乐会。 本部分中的步骤介绍了如何回答常见问题: 按类别列出下一个事件的时间？ 换句话说, 下一产品发布、下一个音乐会等。

在执行操作时, 请记住以下事项: 默认情况下, 你在此处创建的汇总查询的类型只能包含包含你的组或类别数据的字段以及包含你的日期的字段。 您不能包含描述类别中的项目的其他字段, 例如客户或供应商名称。 但是, 你可以创建将汇总查询与包含描述性数据的字段合并的第二个查询。 本部分后面的步骤介绍了如何执行该任务。

本部分中的步骤假定使用以下三个表:

事件类型表

TypeID事件类型

1

产品发布

2

公司职能

3

Private 函数

4

基金筹集

5

展销会

6

演讲

7

音乐会

8

附件

9

街道公平

“客户”表

CustomerID公司联系人

1

康拓工程有限公司 图形

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

潘蕾 Adams

3

公司

Carol Philips

4

Wingtip 玩具

Lucio Iallo

5

A. 基准

Mandar Samant

6

嘉元实业

Brian Burke

7

设计研究所

Jaka Stele

8

漂亮的艺术学校

Milena Duomanova

Events 表

事件 ID事件类型客户事件日期价格

1

产品发布

康拓工程有限公司

4/14/2003

$10,000

2

公司职能

Tailspin Toys

4/21/2003

￥80,000

3

展销会

Tailspin Toys

5/1/2003

$25000

4

附件

Graphic Design Institute

5/13/2003

￥45,000

5

展销会

康拓工程有限公司

5/14/2003

$55000

6

音乐会

漂亮的艺术学校

5/23/2003

￥120,000

7

产品发布

A. 基准

6/1/2003

￥150,000

8

产品发布

Wingtip 玩具

6/18/2003

￥210,000

9

基金筹集

嘉元实业

6/22/2003

$1300

10

演讲

Graphic Design Institute

6/25/2003

$2450

11

演讲

康拓工程有限公司

7/4/2003

$3800

至

街道公平

Graphic Design Institute

7/4/2003

￥55,000

注意: 本部分中的步骤假设客户和事件类型表驻留在与 Events 表的一对多关系的 "一" 方。 在这种情况下, 事件表共享 "客户 id" 和 "TypeID" 字段。 下一节中所述的总计查询不会在没有这些关系的情况下工作。

如何将此数据添加到数据库？

若要将这些示例表添加到数据库中, 可以将数据复制到 Excel, 然后导入数据, 但有一些例外:

将 "事件类型" 和 "客户" 表复制到 Excel 时, 请勿复制 "TypeID" 和 "客户 id" 列。 当您导入工作表时, Access 将为您添加主键值;这可节省您的时间。

导入表后, 必须在 "设计" 视图中打开 "事件" 表, 并将 "事件类型" 和 "客户" 列转换为 "查阅" 字段。 为此, 请单击每个字段的 "数据类型" 列, 然后单击 "查阅向导"。

在创建查阅字段的过程中, Access 会将 "事件类型" 和 "客户" 列中的文本值替换为源表中的数字值。

有关创建和使用查阅字段的详细信息, 请参阅创建或删除多值字段的文章和多值字段指南。 这两个文章介绍了如何创建一个查找字段类型, 该类型允许你为给定字段选择多个值, 还介绍了如何创建查找列表。

创建总计查询

在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

将显示 "显示表" 对话框。

在对话框中, 选择要使用的表, 单击 "添加", 然后在添加完表后单击 "关闭"。

- 或 -

双击要使用的表, 然后单击 "关闭"。 每个表都将显示在查询设计器的上半部分中。

如果使用上面列出的示例表, 请添加 "事件" 和 "事件类型" 表。

双击要在查询中使用的表字段。 确保此时仅向查询添加 "组" 或 "类别" 字段和 "值" 字段。

如果使用前面三个表中列出的示例数据, 则添加事件类型表中的 "事件类型" 字段或 "事件" 表中的 "事件日期" 字段。

或者, 你可以指定限制查询范围的条件。 仅对满足条件的记录进行排序, 并在此排序列表中标识上限和下限字段值。

例如, 如果要在 Private 函数类别中返回事件, 请在 "事件类型" 列的 "条件" 行中键入以下表达式: <> "Private 函数"。

若要查看更多查询条件表达式示例, 请参阅查询条件示例一文。

通过执行下列操作将查询转换为总计查询:

在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中，单击“总计”。

"汇总" 行显示在设计网格中。

确保每个组或类别字段的 "汇总" 行设置为 "分组依据", 然后将 "值" 字段 (具有上限或下限值的字段) 的 "汇总" 行设置为 "最大值" 或 "最小值"。

Max返回数值字段中的最大值和日期/时间字段中最近的日期或时间值。 Min返回数值字段中的最小值和日期/时间字段中的最早日期或时间值。

在 "设计" 选项卡上的 "查询设置" 组中, 单击 "全部" (上限值列表) 旁边的向下箭头, 然后输入要查看的记录数, 或从列表中选择一个选项。

在这种情况下, 选择 "全部", 然后单击 "运行" 以在数据表视图中显示结果。

注意: 根据你在步骤6中选择的函数, Access 会将查询中的 value 字段的名称更改为MaxOffieldname或MinOffieldname。 如果使用示例表, Access 将MaxOfEvent日期或MinOfEvent日期重命名域。

保存查询并转到后续步骤。

查询结果不显示产品名称或有关产品的任何其他信息。 若要查看其他数据, 需要创建第二个查询来合并刚刚创建的查询。 下面的步骤介绍了如何执行此操作。

创建第二个查询以添加更多数据

在“创建”选项卡上的“查询”组中，单击“查询设计”。

在 "显示表" 对话框中, 单击 "查询" 选项卡, 然后双击您在上一节中创建的总计查询。

单击 "表" 选项卡并添加您在总计查询中使用的表, 还可以添加包含其他相关数据的表。 如果使用前面的三个示例表, 请将事件类型、事件和客户表添加到新查询。

将总计查询中的字段联接到其父表中的对应字段。 若要执行此操作, 请将总计查询中的每个字段拖动到表中其对应的字段。

如果使用三个表中的示例数据, 请将 "总计" 查询中的 "事件类型" 列拖动到 "事件类型" 表中的 "事件类型" 字段。 然后将 "总计" 查询中的 " MaxOfEvent 日期" 列拖动到 "事件" 表中的 "事件日期" 字段。 创建这些联接将使新的选择查询能够将总计查询中的数据和其他表中的数据组合在一起。

在查询的其他表中添加其他描述性字段。

如果使用三个表中的示例数据, 则可以从 "客户" 表中添加公司和联系人字段。

(可选) 为一个或多个列指定排序顺序。 例如, 若要按字母顺序列出类别, 请将 "事件类型" 列的 "排序" 行设置为 "升序"。

在“设计”选项卡上的“结果”组中，单击“运行”。

查询的结果将显示在数据表视图中。

提示:  如果不希望Price列的标题显示为MaxOfPrice或MinOfPrice, 请在 "设计" 视图中打开查询, 在 "价格" 列中, 键入 " price: MaxOfPrice " 或 "价格: MinOfPrice"。 "价格" 将显示为 "数据表" 视图中列的标题。