制作易于传达的工作手册和步骤书的要点

制作易于传达的工作手册和步骤书的要点

前面介绍了工作手册和工作手册的区别，在制作这些文档的时候，无论是工作手册还是工作手册，最重要的是“是否便于传达”。因此，接下来就简单易懂的文档的共同点进行解说。只要掌握各要点，就能大大提高易懂程度，请一定要参考一下。

明确所有要素

具体的内容很重要。为了体现具体，请有意识地按照5w1h来制作。“何时”“谁”“在哪里”“做什么”“为什么”“怎么做”的内容具有具体性，便于初次接触业务的人理解。

如果5w1h中有一项不足，就有可能导致“读了也不太明白”“自己无法判断该做什么”等情况。为了防止这种情况的发生，一旦制作了工作手册，就要检查是否包含了5w1h的所有要素。

在视觉上容易理解

工作手册和步骤书的视觉效果也很重要。通过视觉上的信息整理，可以更简单地理解内容。仅由文字构成的内容，不仅难以理解，而且理解起来也很费时间，可能会给读者带来压力。

例如，在制作步骤书的时候，加入与动作相关的图像、视频等，就会让人更加容易理解。不仅能把握工作和操作的整体流程，还能让人更容易联想到实际业务。如果是手册的话，记录流程图也会有效果。要在让人感觉上容易理解上下功夫，让读者顺利地转换到行动上。

不要过于拘泥于设计

在传达这一点上，设计是重要的要素。只要调整字体的种类、尺寸、排列、图像等设计，信息就能顺利传达。但是要注意不要过于注重设计。

制作时最重要的是“以简明易懂的方式传达给对方”。过度的设计有时会打断想要传达的信息。为了不迷失原本的目的，建议简单地总结设计。只传达必要的信息，不会在编辑上浪费时间。

在有阅读对象的前提下思考内容

要记住，文章是有读者的。根据写给谁看，改变内容是很重要的。例如，由于新员工对业务知识缺乏，因此需要根据新员工的知识编写内容。

大多数情况下，负责制作的应该是业务知识丰富的员工。以自己的经验为前提，仅凭自己的主观感受，是很难传达给对方的。请经常站在读者的立场上，以客观的视角来写。

由能够立即付诸实施的内容构成

写顺序书的时候，重要的是促进读者的行动。为了让对方马上行动，重要的是明确“工作明确化”和“优点和缺点”。

例如，在进展报告作业的情况下，与其写“进行工作进展状况和评价”，不如写“每周五16点用邮件报告工作进展，之后将工作评价记入excel表格”“评价的标准是总务部公布的业务评价。以价格标准为参考”，这样会更具体、更容易行动。

不要过多使用晦涩的用语

为了制作出易于理解的手册和手册，需要注意的是专业术语的使用。工作经验越长，越容易使用专业术语等难懂的词汇。面向初学者的步骤书和手册中，重要的是避免难懂的语言，用浅显易懂的语言进行说明。如果需要专业术语等较难的词汇，可以添加注释。

从制作顺序书到运用的流程

结合文档制作的要点，掌握手册和步骤书实用之前的“运用流程”也很重要。理解了一系列的流程，就能顺利地进行制作。接下来，为了进一步提高业务生产率，我们将焦点放在流程书上，确认从制作到运用的流程。对每个步骤的要点也进行解说。

梳理工作

首先针对每一项工作梳理出必要的信息。事先确认员工工作现场的状况和课题等实际处理范围内的工作信息，有助于制作。没有对信息进行筛选就制作出来的手册，很容易出现片面的内容。

制作步骤书的结构

收集完信息后，接下来要考虑结构。所谓结构，可以说是让人了解流程书整体流程的框架。先决定结构，才能使内容具有连贯性。如果没有决定结构就开始制作的话，内容就会不一致，想要传达的焦点也会变得模糊，制作就无法顺利进行。

一旦梳理出的作业整理成工序或单位作业。之后按时间顺序划分，重点是列出要做的事情。根据情况，为了提高生产效率，删除不必要的单位作业和动作，探讨其他的方法也很重要。以想要传达的目标形象为基础制作结构，简单地完成吧。

实际制作步骤书

在制作时，请贯彻上一章中介绍的以下5点。

把内容具体化
用视觉传达
设计要简洁
站在对方的立场上制作
不要使用复杂的语言

只要掌握上述5个要点，就能大大提高理解程度。在制作过程中当然要注意，完成后再次检查5个项目。

步骤书的临时运用和反馈

步骤书完成到一定程度后导入，实际按照步骤书进行业务。这是非常重要的一点。即使步骤书还没有达到满意的状态，也要尽早尝试。很多事情都是实行之后才知道的。与其以一次完成为目标，不如通过多次反复的运用来改善，最终能更快地完成高完成度的步骤书。

之后，一边观察现场的反应，一边反映到步骤书的内容中。这样一来，就能站在程序书使用者的立场上，接近再现性高的理想程序书。

经常更新步骤书

步骤书并不是一旦完成就结束了。因为每天的业务和作业都会发生变化，新产品和服务也会随之产生，因此需要不断修正和改善新产品和服务的内容。在运用的过程中，可以说一定会发生意料之外的事情。例如，器材故障、与负责人的认识偏差等。

每当发生这样的事情时，制定必要的对策并更新内容。以上述例子为例，可以在步骤中增加对器材的前一天检查和维护，或者对晦涩难懂的句子进行改善。经常进行最优化不仅能使程序书变得更好，还能提高业务的品质。

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