OpenDocument文件格式在政府机关中的重要性

在今天的数字经济中，越来越多的人使用电子文档的方式来存在它们的信息，然而他们却无法保证在未来是否可以正常访问他们的文档。 OpenDocument 文件格式（ODF）通过标准化的文件格式的方式来克服这些问题，任何人都可以在任何平台和任何时间内使用他们的文档。

使用ODF这种开放的标准，可以确保用户的信息能够跨平台和跨应用存取，即使技术发现的变化。任何组织和个人通过使用开放的格式来存储他们的数据，可以避免被困于单一的软件厂商里，如果当前的软件厂商退出、提高价格、改变软件、或使用了一些对用户不友好的条款，他们可以随意选择其他合适的厂商。而对于政府机关的应用来说，采用开放标准尤其重要，由于这有效地确保今天保存的政府文档，明天不会由于技术上的改变而无法打开。以下列出了一些ODF在政府中的重要性。

文档是政府的血液

大家都知道，文档在现代政府中的重要性。可以这样说，文档是政府及其市民的血液。政府使用文档来获取知识、存储关键信息、安排事情、衡量结构，及其部门之间沟通和与市民之间沟通。

为了适应不断变化的技术和业务流程，政府需要一种方便、稳定的方式来存取、使用和维护他们的文档。而开放文件格式是这种方便、稳定方式的关键，因为开放文件格式是文档最底层的技术，它决定了政府控制信息创建、交换和归档的层次。

开放文件格式确保未来可以存取政府文档

由于文档需要高精度地共享和保存，因此政府不得不采用一种共同的文件格式，这样政府就受制于一个独立供应商的技术、策略及其价格决策。即使有时出于某种合理的原因，想寻找一个替代供应商，也由于技术问题而无法实现。更严重的是，在未来的某一天，由于供应商的原因，政府可能无法修改和保存他们已归档的文件。

因此，只有转移到开放的文件格式才能实现政府文档的未来存储。当文件格式是开放，而不是有某一特定厂商所控制的时候，政府就能方便、稳定地存取他们的文档。而且，政府可以确保文档能在不同系统之间，更有效地、更自由地实现互操作。

ODF是政府今天可见的、开放的替代品

OASIS的一个技术委员会正在制定OpenDocument规范的标准，这对于开放文件格式来说，无疑是最可见的替代品。这个规范目前已显示出许多优点：功能丰富、自由排版和打印、由开放的工业组织来控制，以及市场已有一些著名的企业开发相应的软件，包括IBM、SUN、KingSoft和Red Hat。

选择哪个厂商的开放文档格式的实现软件并不重要，只要它遵守开放型原则。ODF具有可观的技术优点，而且具有被广泛支持的趋势。因此,ODF能逐步被广泛采纳和使用。

政府在采购时需要确保采用开放文件格式

通常，政府最好的采购策略是那些既能满足技术需求，又能坚持开发性原则，还有，最重要的是，满足业务需求，以及经济实惠。

因此，政府在采购软件时需要坚持采用开放文件格式的原则。为了尽快享用开放文件格式所带来的可观利用，政府应该做到下面几方面工作：

采用OASIS OpenDocumeng文件格式作用存储文件的格式标准。
坚持所选择的软件，其默认保存格式是ODF。
鼓励相关厂商积极参与到OASIS的技术委员会来，为真正开放的工业标准做出贡献。
向OASIS ODF技术委员会提交用户需求。

ODF的好处

可存取性：ODF是一个完全开放的标准，因此政府可以确保在未来任何人在任何时候都可以存取它们的文档。
可选择性：ODF在不同office应用软件中是完全兼容，因此政府可以有更大的选择权去选择合适的厂商，包括可以选择商业或开源的软件。
创新性： ODF为可兼容的文档格式的标准化打下了基础，促进了office应用软件的创新。