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1、西安交通大学大学计算机基础2005年1第5章 文字处理与电子表格本章主要内容：4.1 Office办公软件概述4.2 文字处理软件Word4.3 表处理软件Excel4.4 演示文稿制作软件PowerPoint24.1 Office办公软件概述一、 Office软件的常用组件1. 文字处理：Word2. 表处理：Excel3. 演示文稿的制作：PowerPoint4. 数据库管理系统：Access5. 事务处理：Outlook6. 网页制作：FrontPage启动程序3二、启动方法一：(1) 单击“开始”按钮，打开“开始菜单”；(2) 在“开始菜单”中选择“程序”；(3) 在下级菜单中单击具体组件，例如 “Microsoft Word” 。方法二：双击桌面上的快捷方式方法三：在文件夹中双击文档文件，则启动程序之后自动打开该文档 退出程序4三、退出方法一：单击窗口右上角的“关闭”按钮“X”方。

2、法二：执行“文件”菜单的“退出”命令方法三：单击窗口左上角，在打开的控制菜单中单击“关闭”命令方法四：使用快捷键ALT+F4 文档文件5四、文档文件 1. Word 文档扩展名为DOC 2. Excel文档称为工作薄，扩展名为XLS 3. PowerPoint文档称为演示文稿，扩展名为 PPT文档操作6五、文档操作(文件菜单)1. 新建：建立新的文档2. 打开：打开已创建的文档3. 关闭：关闭文档窗口4. 保存：保存正编辑的文档5. 另存为：改变位置或名称后保存Word74.2 文字处理软件Word主要功能：1. 文字编辑 2. 版面设计3. 表格处理 4. 图形处理5. 制作Web页 6. 文件管理窗口组成8一、窗口组成和视图方式视图方式9视图方式1. 普通视图 2. 页面视图3. 大纲视图 4. 主控文档视图 5. 全屏视图 6. Web视图输入文本10二. 输入文本1. 汉字输入 2。

3、. 中英文标点符号切换 3. 其他字符: 软键盘4. 符号: 插入----符号5. 特殊字符: 插入---特殊符号右键单击此处选择文本11三. 选择文本 选择对象 操作方法 一行 单击该行前面的选定区 多行 在选取区拖动 一段 双击指定段左侧的选定区 一块 从起点拖动到终点 整个文档 按Ctrl键后单击选定区编辑文本12四. 编辑文本1. 移动 1)用剪贴板 选定---剪切----粘贴 2)用鼠标拖动2. 复制 1)用剪贴板 复制－－粘贴 2)用鼠标: 按住CTRL后拖动3. 删除 选择后，按Del键编辑文本13四. 编辑文本4. 撤消、恢复和重复1) 撤消 撤消前面的操作2) 恢复 恢复撤消前的状态3) 重复 重复执行最后一命令5. 查找6. 替换 替换内容：文本、格式、特殊字符字符格式14五. 字符格式1. 设置内容 字体、字号、字型 2. 设置方法 1)“格式”菜单—“字体”命令 2。

4、)格式工具栏 3)用格式刷复制格式(复制一次或多次)段落格式15六. 段落格式1. 段落与段落标记2. 设置内容 缩进方式、对齐方式、行间距、段间距等 3. 设置方法 1) “格式”菜单----“段落”命令 2) 格式工具栏 3) 水平标尺 4) 用格式刷复制段落格式页面格式16七. 页面格式1.设置内容页边距, 纸型,纸张来源等2.方法 “文件”菜单---“页面设置”命令表格17八. 表格1. 创建表格的方法1)“表格”菜单----“插入表格”命令： 在对话框中设置行数、列数2)用工具按钮： 拖动选择行数、列数3)用表格和边框工具栏 4)从文本转换表格 输入文字----设分隔符----选定---“表格”菜单---“将文字转换成表格”编辑表格18八. 表格2. 编辑1. 选定: 一行、一列、一个单元格2. 插入行、列3. 删除行、列4. 插入和删除单元格5. 改变列宽和行高6. 拆分和合并。

5、单元格7. 对齐方式 表格对齐和单元格内容的对齐绘制图形19九. 图形 1. 绘制图形 1)打开绘图工具栏2)选图形工具3)拖动绘制4)添加文字5)编辑插入图形20九. 图形2. 插入图形对象 1) 插入----图片2) 选对象 (1)剪贴画 (2)来自文件 (3)艺术字3. 编辑和设置图形格式1) 环绕方式(图文混排)2) 剪裁 3) 改变大小,移动Excel214.3 表格处理软件Excel 主要功能 1．建立工作表 2．数据处理和管理 3. 图表处理 4．数据共享基本概念22一.基本概念1. 窗口组成基本概念23一. 基本概念2. 工作簿 1．Excel的文档文件，XLS 2．由一个或多个工作表组成。3. 工作表(电子表格) 1．存储和处理数据。 2．由65536行×256列单元格组成。 3. 行号：1~65536 列标：A~IV 基本概念24一. 基本概念4. 单元格工作表行和列的。

6、交叉，表格的最小单位5. 单元格的地址表示形式： 列标+行号 如： A5、 D86．范围(矩形区域)的表示： A1:C5输入数据25二. 输入数据1．一般方法 (1)定位单元格(2)输入数据(3)修改：“×”取消、 “√”确定(4)选其它单元，继续输入输入数据26二. 输入数据2．输入有序数据 (1) 有序数字 (2) 有序文字 (3) 自动填充 编辑---填充输入数据27二. 输入数据3.输入其它类型数据(1) 日期/时间 格式: yy/mm/dd 或 yy-mm-dd 格式: hh:mm (am/pm)(2) 分数 例如： 1/3 输入: 0 1/3 7/3 输入: 0 7/3 或 2 1/3选定数据28三.选定数据单个单元格：单击 区域：拖动不相邻单元：按住CTRL进行选择不相邻区域：按住CTRL进行选择 整行：单击行号 整列：单击列标整个工作表：单击左上角行号列标相交处编辑工作表2。

7、9四. 编辑工作表1. 移动 2. 复制 3. 选择性粘贴 4. 清除5. 删除 6. 插入 7. 设置格式 “格式”菜单---“单元格格式” 设置内容：数字、对齐、字体、边框等8. 调整行高、列宽公式和函数30五. 公式与函数1.公式组成：以“＝”开始 例如： =A2+B2+C2 (1)运算数 常数、单元格引用、函数等 (2)算术运算符 ＋、－、*、／、% (百分号)、 ^ (3)比较运算符 >、>=、

8、列标$行号 例： B$6、C$5:F$8$列标行号 例： $B6、$C5:$F8函数33五. 公式与函数3. 函数1)在编辑框直接输入： 例如： =AVERAGE(C5:C8)2)粘贴函数 (1)选目标单元 (2)粘贴函数:单击fx (3)选函数 (4)输参数图表34六. 图表创建过程：1．选数据区--- 图表向导按钮 2．按向导4步骤进行1)图表类型2)数据源(数据和系列)3)图表选项4)图表位置数据管理35七．数据管理1.排序方法：选区域---“数据”菜单---“排序”命令2.筛选1)含义：集中显示满足条件的记录2)方法：选区域---“数据”菜单---“筛选”---“自动筛选”3.分类汇总1)汇总方式：求和、计数、均值、最大、最小等2)方法 (1)按汇总字段排序(2)“数据”菜单---“分类汇总”PowerPoint364.4 演示文稿PowerPoint一. 概念1.演示文稿 1)P。

9、owerPoint的 文档文件(.PPT ) 2)由若干张幻 灯片组成2. 视图方式幻灯片视图大纲视图浏览视图普通视图放映视图概念37一. 概念1)幻灯片视图 制作、编辑每一张幻灯片2)大纲视图 浏览整体结构重新排列标题的次序和级别改变文本的缩进级别 3)普通视图编辑幻灯片的主题、小标题和备注概念38一. 概念4)浏览视图同时显示多张幻灯片浏览显示整个文稿进行幻灯片整体的复制、删除、移动5) 放映视图从当前幻灯片开始全屏幕播放文稿6) 备注视图编辑每张幻灯片的备注内容概念39一. 概念3. 演示文稿制作的一般过程1. 选择版式2. 输入内容: 文字、图形、表格等3. 设置格式、背景 、配色方案4. 设置动画、切换方式 、超级链接5. 重复1~4，制作其它幻灯片6. 设置放映方式创建文稿40二. 建立演示文稿1. 创建方法1)利用内容提示向导2)利用模板3)创建空演示文稿2. 幻灯片格式设计。

10、1)设置文字格式2)插入图片等对象 改变外观41二. 建立演示文稿3. 改变幻灯片的外观1) 母版 视图菜单 2) 版式 格式菜单3) 背景4) 配色方案 5) 模板幻灯片操作42二. 建立演示文稿4. 幻灯片操作 在“浏览”视图下进行1)选择幻灯片 选择一张：单击 选择连续多个：单击开始，然后按Shift后 单击最后一个 选择不连续多个：按Ｃtrl后逐个单击2)删除幻灯片 选中后按 DEL 键 3)移动幻灯片 拖动4)复制幻灯片 按住CTRL拖动幻灯片操作43二. 建立演示文稿2) 删除幻灯片选中后按 DEL 键 3) 移动幻灯片 拖动4) 复制幻灯片 按住CTRL拖动动画44三. 动画和链接1．动画设计定义片内各对象的动作、声音和出现次序和时间方法：“幻灯片放映”菜单―“自定义动画内容：见对话框对话框45链接46三. 动画和链接2．超级链接“插入”菜单----超级链接----打开对话框----选择链接对象3．动作按钮1)“幻灯片放映菜单”2)动作按钮3)选择动作4)动作设置对话框菜单47三. 动画和链接幻灯片切换48三. 动画和链接4．幻灯片切换方法：“幻灯片放映菜单”----幻灯片切换内容：1)效果：切换方式2)换页方式：单击或时间间隔3)声音效果播放49四. 播放1. 设置放映方式1)演讲者放映(全屏幕)2)观众自行游览(窗口)3)在展台放映(全屏幕)播放50三. 动画和链接2. 放映方法(1)幻灯片放映----观看放映 从第一张开始播放(2)单击工具栏“幻灯片放映”按钮 从当前幻灯片开始3. 放映时在屏幕上使用绘图笔放映时----右击----指针选项----绘图笔本章结束51。