通常有哪些商业流程可从 EDI 受益？

如前所述，EDI 能使企业降低人工事务流程造成的成本和低效问题。由于 EDI 在整个供应链中的应用程序之间实现了自动化数据交换，因此可以确保每次都能及时发送关键业务数据；确保接收或发送业务数据的是可信的贸易伙伴；确保能实时追踪关键业务数据；事后可以审计关键业务数据。

在竞争激烈的当今世界中，EDI 等 B2B 技术的运用可能事关企业的成败。接下来，我们讨论 EDI 如何优化三个常见的商业流程：采购、发货和收货、开票和付款。

采购

采购是各个行业广泛运用 EDI 的第一个业务流程。一般而言，公司的企业规划系统 (ERP) 或其他后台办公系统会自动生产采购订单。用电子目录订购商品的做法也很普遍。在后一种情况下，在与客户商定特定的条款和价格之后，供应商为该客户创建一份电子目录，该目录可以运行在供应商的系统之上，可以由 EDI 网络服务提供商托管，也可以发送给客户以便与其采购系统集成。一名员工或采购系统访问目录并下订单，然后，采购系统自动触发 EDI采购订单的创建操作。采购流程中的基本 EDI 单据流包括四种关键单据：采购订单、采购订单确认单、采购订单变更单和采购订单变更确认单（见图 9）。

买家把 EDI 采购订单传给供应商。然后，供应商可以把采购订单确认单发回给买家，在确认单中，供应商同意根据采购订单的条款履行订单。

如果供应商不能履行采购订单的所有要求，采购订单确认单可以告知能履行订单的哪些部分。然后，在因买家需求发生变化或者由于供应商无法满足原始采购订单的所有要求而需要变更原始采购订单时，买家可以发送采购订单变更单。然后，供应商把采购订单变更确认单发回给买家。采购订单变更单和采购订单变更确认单的使用简化了在人工条件下可能异常复杂的流程。事实上，在有些行业（如日用商品行业），采购订单通常要变更四次或以上。

在收到每种单据以后，EDI 系统会自动发送功能确认单，告知发送者单据已收讫。

自动化交换采购订单相关单据有多种优势：
• 可以消除缓慢、容易出错的人工订购操作，加快从订购到收货这一流程并提高该流程的准确性；
• 由于使用的 EDI 状态单据可以增进供应链的透明度，所以可以减少或消除买家和卖家提出的、既费资源又费时间的订单状态查询操作；
• EDI 流程的速度和准确性优势有助于增加买家的灵活性。例如，有采购订单无法履行时，买家可以快速查找替代供应商；
• 上述优势有利于提高卖家、买家和买家客户的满意度。

发货和收货

借助 EDI，可以根据买家不断变化的具体需求，及时、准确地发出商品。这对处于即时生产 (JIT) 环境的制造商以及实施库存连续补货计划 (CRP) 的零售商至关重要。支持所有发货流程的关键单据是发货通知 (ASN)，其中列出了供应商、第三方物流服务提供商 (3PL) 或履约代理人发出的一批商品的明细。一般情况下，ASN 包括买家原始采购订单中的大部分信息，同时还包括货箱标识、内容描述、运输细节等。ASN 的新用途不断涌现。例如，有些公司用ASN 中的数据，为进入美国的国际货物生成“10+2 进口安全报关单”。

EDI 单据（比如航空承运人和铁路承运人提供的运货单、卡车承运人提供的 EDI 状态更新以及海运承运人提供的提货单）使发货人和收货人都能看到货物在运输流程中所处的位置。这样，他们就能采取任何必要措施，比如在有延误的情况下，加快运输速度。

ASN 通常与供应商装到货箱/托盘/包装箱上的条码发货标签配合使用。ASN 单据中还包括条码的数字识别字符，可以读入买家的仓库管理系统 (WMS)。到货时，收货人员扫描装到商品托盘上的条码。然后，自动将扫描条码与仓库管理系统中的记录进行匹配，验证发货准确性。结果会更新库存水平，并通知仓库管理人员把收到的商品转运到哪里。

ASN 是最常见的发货事务，但在供应链中还会用到许多其他 EDI 运输单据，尤其是国际货运。对于地面、航空或海运货运，有具体的 EDI 货物装载标书，发货人通过标书向货物运输承运人招标，以委托其提供交货服务。受托交货的承运人可以同时向发货和收货人提供 EDI 交货状态更新。有些情况下，在商品抵达供应链不同点时，承运人会发送运输状态更新。

对于零售业，ASN 使供应商能参与接驳式转运、代发货和店铺直送 (DSD) 计划等。

接驳式转运

收进配送中心的大部分商品都不会停留太长。通常，货物都要转运到另一个地方，比如附近的生产工厂、零售店或客户地点。在所谓接驳式转运中，商品会立即从收货台搬到转运台。通过 ASN 和条码得知到货商品有哪些、到货地点在哪里之后，仓库管理系统可以通过自动传送带，在内部调度货箱，以便接驳转运。在接驳式转运流程中使用ASN，可以极大地降低整个供应链的库存水平。

代发货

ASN 单据是代发货流程取得成功的关键组成部分。在代发货中，在消费者在零售商网站上下单过后，零售商直接把 EDI 采购订单发给供应商履约。有些零售商甚至向供应商提供定制的品牌包装材料，使包裹看起来是由零售商直接发货的。供应商随货物提供所有必要的纸质文件，如特殊装箱表单、退货标签等。供应商直接从仓库把包裹发给消费者，并向零售商发送 EDI 发票和 ASN。ASN 包括承运人跟踪编号以及其他代发货信息。

然后，零售商通常通过电子邮件通知消费者已经发货，同时提供发货人（如 UPS、FedEx、DHL）的跟踪编号，以便消费者可以链接发货人的网站，了解其他状态更新。消费者收货，此时，承运人将运输状态更新为“已交货”。代发货流程必不可少的另一种 EDI 单据是库存通知单，用于告知零售商可售产品数量。这样，零售商就可以满怀信心地履行消费者的订单。

店铺直送 (DSD)

在竞争激烈的零售市场，保持不断货以满足消费者需求至关重要。店铺直送模式使零售商可以通过店铺直送方式订货，绕开零售商的配送中心，从而缩短交货时间。这对易腐品尤其重要，如各类农产品、烤制食品等，这类产品如果出现运输延误，就会缩短保持期。该流程的关键是EDI 采购订单中有一个部分，使买家可以指定多个目标店铺及具体送货数量，全部只需一张单据。供应商处理 EDI采购订单，直接送货到每个店铺，并为每批货发送单独的ASN 通知。

如今，高效准时把商品送至正确的地点是成功的关键。在这样的商业环境中，通过在发货和收货流程中使用 EDI，供货公司和收货公司都能保持竞争优势。对发货公司和收货公司至关重要的还有快速、无缝的开票和付款流程。

发票开立和付款

财务团队越来越重视优化应付账款 (AP) 部门，以进一步提高成本效率，增加财务绩效的透明度，降低内外欺诈活动风险。显然，消除从未采用 EDI 的供应商收到的成堆纸质发票是重要的第一步。

许多国家或地区已经颁布法律，允许在税务审计中将电子发票作为合法证明，消除了保留纸质发票原件的必要性。为了更加高效地收税并预防避税，世界各国或各地政府（包括墨西哥、巴西、丹麦）已经强制要求公共部门使用电子发票。在美国，有些联邦机构（如国防部、退伍军人事务部等）已经强制使用电子发票。如今，电子发票正发展成为政府机构和私营部门的标准业务方式，无论公司大小。

虽然电子发票监管的目的通常相似，但具体要求往往因国家或地区而异。例如，EDI 发票必须在数据格式、数据存储和数据访问要求方面遵守各个国家或地区的规定。欧盟各成员国有关电子发票的法律要求存在的部分差异包括：
1、数字签名：有些国家（如西班牙）要求直接签署EDI 发票（使用加密代码），以确保发票来源的真实性和发票的完整性；
2、存档：许多国家要求长期留存 EDI 发票，比如，德国要求留存 10 年，英国要求留存 6 年；
3、增值税合规：欧洲各国的增值税 (VAT) 规则千差万别。

开票和付款流程就有三种典型的模式。最常用（尤其是零售业）的模式需要生成采购订单和发票。第二种模式不生成 EDI 采购订单——只生成 EDI 发票。第三种模式正好相反：生成EDI采购订单，但不生成 EDI 发票。

标准模式

EDI 采购订单和 EDI 发票：在完全自动化的开票和付款流程（见图 11）中：

1、供应商的订单管理系统处理输入的 EDI 采购订单；在订单履行完成之后，
2、应收账款系统生成并发送 EDI 发票。在收到货物或服务提供完毕之后，买家的应付账款系统接收并处理发票。应付账款部门审核并批准发票。
3、在发票到期的前几日，AP 团队将生成一个 EDI 付款指令/汇款通知单，并发送到买家银行。
4、然后通过自动清算所网络 (ACH) 付款。
5、当供应商的银行收到付款时，会生成另一个 EDI 汇款通知单，以通知供应商该付款已支付。

无订单发票

在某些时候，特别是对于所提供的服务，会在没有采购订单的情况下就开始采购流程。例如，长期服务合同（如办公室租赁或公共电力服务）就可能发生这种情况。

此时的流程跟前文介绍的标准开票流程相比，有两个不同之处。首先，由于没有 EDI 采购订单，提供服务的公司无法使用来自 EDI 采购订单的内容生成 EDI 发票。因此，这种情况下，EDI 流程的第一步是服务提供商创建发票。这通常称为“无订单发票”。再者，由于未生成采购订单（通常用于为即将传入的发票进行自动预授权），因此，这些传入的 EDI 发票首先必须通过一个支付审批工作流程。

预估式收据结算 (ERS)

预估式收据结算流程在欧洲称为自助开票，由汽车行业在美国首创，用以简化与大量值得信赖的直接物料供应商之间的采购到付款流程。此后，ERS 流程在其他制造业中被广泛采用。在此模式中，供应商（例如，汽车行业的部件供应商）收到采购订单后，会填写此订单并发送一个ASN（发货通知）。不过，此时不会生成 EDI 发票。

收到货物后，买家将 ASN 中的信息与原始采购订单和实际收到的货物进行匹配，以自动计算付款。然后，在标准模式中继续执行付款流程。

除上面详细介绍的标准买家/供应商开票和付款模式外，其他付款场景也可以使用 EDI。金融机构每天利用 EDI的强大功能处理数万笔金融交易。由于处理的交易量非常大，因此，EDI 对于确保在正确时间向正确的账户进行正确付款非常重要。例如，企业必须向供应商付款、为员工存入工资和向投资者发放红利。大型公司通常使用 EDI 和其他标准来指示银行在何时以何种方式向谁进行付款。ANSI X12和 EDIFACT 是常用的付款指令。此外，还有许多金融服务行业独有的标准。ISO 20022 XML、SWIFT MT 和 MX 报文在全球许多地方使用。此外，每个国家或地区都可能会颁布独有的付款指令，如 NACHA（美国）、CFONB（法国）和CliOp（荷兰）。

无论使用哪个开票流程或付款流程，买家和供应商都会意识到使用基于 EDI 方法的优势。
买家可获得的优势包括：

• 降低成本：许多公司已经通过自动执行应付账款流程，实现了显著的成本节约。
• 改进现金管理和风险管理：实时访问发票和更高的准确性，让公司可以更好地预测对外付款和现金流。此外，电子发票程序通常能够减少重复付款、付款处罚和超额付款。
• 享受最大折扣：借助 EDI 发票，公司可以更快地处理和审批发票，使企业可以充分利用及时付款的折扣优惠，例如在收到发票 10 天内付款可享受百分之二的折扣优惠，或其他按比例折扣方案。
• 改善与供应商的关系：更快更准确地向供应商付款，从而打造更具战略性的关系，确保更好的客户服务。

供应商可获得的优势包括：

• 加快付款：电子发票可消除邮件延迟，由于电子发票可以自动传递到客户的发票审批工作流系统，因此客户可轻松地发送发票以获得更快的审批和处理。而且电子发票不太可能丢失，意外情况也较少。因此，可以及时地支付发票。
• 降低成本：许多公司已经通过自动执行应收付账款流程，在邮费、物料、处理和存储方面实现了显著的成本节约。而且这可免去许多重新打印请求和客户服务电话，实现更多节约。此外，通过电子发票可实施完全电子化的付款系统，因此，可免除处理纸质支票的高昂费用。
• 提高工作效率：通过电子方式传输发票，供应商可以验证买家是否已收到发票、收到的时间和日期，从而减少打电话核实情况的次数。