扁平化项目管理体系在突发公共卫生事件后勤保障中的应用
摘 要：介绍了扁平化项目管理体系的概念，以省市应急管理体系为基础，阐述了基于扁平化项目管理体系的后勤保障系统的具体方法，以提升突发公共卫生事件应急处置能力。
关键词：扁平化；项目管理；后勤；公共卫生
昆山市公共卫生中心
新冠肺炎疫情发生以来，各地积极提升突发公共卫生事件的应急能力和水平，采取了一系列有效的行动，并取得了丰富的成果，为我国在应对突发公共卫生事件上积累了大量的经验。但突发公共卫生事件具有不可预测性和多变性，应对过程中仍会出现应急医疗物资供应不足、应急物资生产能力储备不足、封闭管控时生活物资供应困难、交通管控措施有待更加精准、临时改造设施人员不足、缺乏整体保障的应急演练组织经验等问题 [1]，这说明突发公共卫生事件时后勤保障管理体系仍有提升的空间。而要将突发公共卫生事件各类管控要求快速落实，离不开强有力的后勤保障系统，后勤保障能力的快速性、持续性、有效性是前方处置人员能否快速应对突发事件的基础 [2]。
扁平化项目管理体系是一套管理体系的思想、模式和方法，既强调执行的重要，也强调决策的重要。根据笔者参与县市级疫情防控实践，以省市应急管理体系为基础，建立扁平化项目管理体系的后勤保障系统，从流程重整和目标重整两个方面来达到缩短政策执行时间、提高决策效率、有效地进行问题预防、为社会提供更大更全的保障为目标。
组织结构是流程运行的基本保证，在扁平化项目管理体系中有两类跨部门团队：一个是领导小组，属于高层管理决策层；另一个是项目专项工作小组，属于项目执行层。横向上涉及医疗物资、生活保障、办公条件保障、车辆调配、辅助人员、施工设施及人员、信息设备、软件管理、资产管理、财务等内容 [3] ；纵向上涉及决策、管理、执行三个层面。
在疫情防控中，针对后勤保障的困难采取项目化的管理体系构架，由市级领导直接参与领导小组督办，按保障系列全流程管理素材的需要，领导小组下设具体实施小组，如防控物资采购、物资分配、物流保障、交通保障、辅助人员调度、信息保障、生活物资供给、心理健康干预等多个保障专项小组，各专项小组由各部门班子成员担任，组员根据工作需要由对应科室中层或骨干组成，确保政策、方案制定的全面性和落实的可操作性、及时性。最显著的改进在于：政策落实时间显著缩短；决策成本（时间消耗）降低；执行质量普遍提高，各方满意度提升；花费在无效试错的费用明显减少。具体而言，通过落实扁平化项目管理体系，可以从以下几个方面有效地确保保障任务的落实。
一、组织架构清晰，责任分工明确
项目化管理体系的主要内容是成立联合工作组，扁平化的组织架构将工作组分为两个层面，一是领导决策层面，二是执行层面。由于领导层人员都是行政上分工的直接负责人，属于提级管理，让决策层更强。项目组由各职能部门的人员组成，包含了卫健系统、发改委、交通、市场监督、财政、住建、公安、城管等不同部门的人员，其人员层次和工作重点都有所不同。领导组由各部门分管负责人组成，其工作是确保在保障要求有正确的目标要求，保证突发公共卫生事件应急处置所需的各类资源，控制影响面，提升保障精确度。项目工作组负责执行，人员配置上打破了职能属性，进行小团队联合工作，实行“集中办公、每日研判、即时督导”模式，每日上报工作内容，提出工作建议，汇报须要协调的事项。领导决策层根据各组反馈当天讨论，结合需要配合的保障内容进行决策，形成会议纪要，下发工作指令。
二、全流程统筹考虑，保障宽度延伸
从全流程服务保障的角度出发，制定保障内容，并对保障过程中可能出现的意外提前做好预案。因一个政策导致相关人员、物资、执行口径出现异常时，要做好规范的操作流程，各组与一线紧密衔接，便于方案落实的顺畅性。各工作人员和领导小组人员均为各单位管理岗位人员，其个人都具备良好的管理理论和实践操作能力，系统解决问题的能力强，面对各类问题均能较好地提出创新性的解决方式，能够对涉及的活动进行合理的结构化，根据需要及时梳理出工作流程、工作模板，便于基层各个机构根据模板或流程执行，从而提高同质化管理水平，在大面积排查或管控措施落实中不会因为对政策理解不一而导致执行有差异。在应急物资需求清单、物资储备策略、物资采购策略、物流配送策略以及应急物资管理的信息化等方面进行探索与思考，构建完善、可控的后勤应急物资保障体系 [4]。所有这些信息都要从业务的角度来思考和确定，保证决策能落地，综合考虑组织、资源、时间、费用等因素，形成一个总体、详细、具有较高正确性的业务计划。
三、多平台信息共享，沟通渠道畅通
项目组最大的特点是建立了每日工作日志、每日工作交流汇报，大家就工作推进中遇到的困难及时进行交流，寻求解决问题的方案以及资源支持。各组每天在固定时间汇总工作推进情况，并收集工作中的问题和注意事项：对于不涉及敏感信息的文件可以及时在工作群内进行发布，以便于大家在项目组每日会议上进行讨论；对于涉密敏感信息可以在项目组交流中有针对性地进行公布、讨论。对于项目组之间能协调解决的问题，及时在项目组间予以解决；对于项目组无法协调的事项，当天在项目组讨论完成后形成会议材料并提交领导小组进行讨论，领导小组遵循事不过夜的原则，及时给予指导和答复。
四、注重信息工具，提升管理水平
在应对突发公共卫生事件时，涉及面广，须要了解各方面海量数据和信息才能因地制宜做出精准的决策、照顾到广大人民的切实利益 [5]。扁平化项目管理组织能够快速收集各方面信息，方便信息部门及时开发针对性的软件。工作推进过程中要善于借助信息化工具，例如一系列流程、制度、指令、模板的制定，尤其是跨部门项目团队分层分级的计划管理、衡量指标的落地等都须要借助信息化手段降低操作难度。支撑决策的工具要能自动汇总保障所需物资、资源、人员以及工作进度等信息，同时进行跨项目对比分析，从而有效支撑领导层科学决策 [6]。各工作组可以结合自身特点每日要提供资源计划、落实规划、现场反馈信息的收集分析能力；项目要提供计划、团队沟通、交付文档管理、需求监督考核能力；建立资源池分析管理能力，具备强大报表分析能力，能够自动汇总进度、财务、交接、预警等量化数据，并且按照不同维度对比分析，满足多项目管理的需要。
五、定期复盘评估，不断反思改进
突发公共卫生事件的应急处置并非常态化工作，随着环境的变化会出现不同的处理要求，保障组织的临时性与事情处理的及时性要求整个系统的容错量要小，而项目化的组织有利于各专业小组定期开展事前评价、事中评价、事后评价，不断改进工作的方式方法。同时，从体制、机制和法制三个维度为应急保障管理事业的科学、可持续发展提供保障和支撑，如接受捐赠流程、风险管理、应急征用、各类对外发布或上报文件的规范性等。在实践中，须要根据突发公共卫生事件的变化趋势及时调整原有保障方案，更新管理手段，提炼出不同环境条件下的应对原则，而定期复盘、总结有利于成果提炼和转化，让其他协调组织以及后续参与人员及时了解相关流程、掌握相关处理措施，便于更多的人参与其中 [7]。
保障体系的完善是平疫转换常态化管理的关键。建立全面、系统的后勤保障体系，不断拓展保障宽度，建立多平台信息共享渠道，保持沟通渠道畅通，注重信息工具运用，不断反思改进，对于使一线人员保持高效工作状态、及时处置各类应急情况具有积极的意义。
为了确保能够自如应对突发公共卫生事件，下一步须要结合现代管理工具和理念，立足周边资源，不断完善公共卫生应急体系，深化科学评估体系，实现全社会参与的防控模式，将各项应急工作内容具体化和常规化，遵循科学和规范的原则，有序和有效地实施抗疫和防疫行动，不断提升突发公共卫生事件应急处置能力。（来源：《中国医院建筑与装备》作者：蒋国彪 ）
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