文档管理对企业到底有多重要？

文档管理对一个企业的重要性到底有多大？

随着信息处理技术和网络技术的发展，很多大型企业在全国甚至全球有很多分公司，员工数量更是成千上万，所产生的工作文档也不计其数。

所以经常会出现以下几个问题：

第一：一个企业的绝大部分文档都是分散于各个员工的电脑里，文档丢失的风险是相当大的。企业员工笔记本的丢失，机器损坏，以及员工离职，交接遗漏恶意删除、误删除等，都将会造成企业重要文档的永久丢失。

第二：企业文档存储较分散，对企业员工获取文档信息，也带来了诸多的不便。有些文档可能不知道问谁要，又或者同事出差、请假等，都将使得没法快速便捷地获取文档，影响工作效率，给工作带来不便。

第三：文档的越权操作往往也是对文档安全性的一个潜在威胁，既影响工作，又有可能造成企业机密文档的泄漏。因此，建立企业的集中文档数据管理中心是相当有必要的。要有一套完善的文档管理方案来规范企业员工的文档使用流程。

　　第四：一个文档在很多情况下都是多人同时使用，甚至编写，比如一些项目文档。随着文档的一次次更新，你发给我，我发给你就变的相当频繁。这些过程如果没有一个好的文档管理办法，就容易在很多环节上出错，又因为没有文档的操作记录，最后导致错误的责任互相推诿。这样不但影响了团队合作的效率，也给团队工作带来极大的障碍。

对于以上种种问题说明了其实文档正确有效管理对于企业是一件非常重要的事情。

那我们应该如何才能去做好文档管理呢？怎么才能找到一个行之有效的文档管理解决方案，提升工作效率。这里的话，我们可以直接用文档管理系统来做文档管理，现今国内比较知名的有易度文档管理系统，edoc，致得，清华紫光等。

下面挑一个系统出来简单说下功能，其实国内大部门文档管理系统功能都大同小异，而我们需要的是选择一个更适合自己企业管理文档的系统。

易度文档管理系统操作简单，但功能强大。首先是文档储存简单方便，可以把公司所有的文档集中存储起来，这样解决了企业文档存储分散的问题，也避免文档的无故丢失。易度文档管理系统是建立在B/S架构上，可以在任何地方登陆，方便办公。即使你在家的时候想找一份文档，不用回公司，在家打开电脑打开浏览器即可轻松登录系统获取这份文档。

文档集中存储后，可以对文档进行权限设置，保证文档的安全。如成组授权、委托授权等，它给每个员工都分发该有的权限，如在线预览、下载、删除等，可以避免企业机密文档暴露出去，充分保护企业文档安全。易度文档管理系统还有一个很好的地方是，即使系统崩溃了，企业的文档也丝毫不会受到影响，因为文档储存在服务器端，不会丢失。

因此，选择一个好的文档管理系统能使企业的知识沉淀，而知识是企业的重要资源，所以我们需要更好的去管理它。

转载于:https://my.oschina.net/u/1585970/blog/223100

文档管理对企业到底有多重要？相关推荐

文档管理利器--云脉文档自动分类快速检索
大部分企业对文档的管理只是停留在简单的图片人工归类和查询,这样耗费了大量的人力.尤其是对于数据密集型的企业,急需通过优化所有文档驱动的业务流程来降低文档管理成本. 云脉文档管理基于超高识别率的OCR识 ...
你真的需要文档管理软件吗？
什么是文档管理软件? 文档管理软件 (DMS) 是一种数字解决方案,可帮助组织处理.捕获.存储.管理和跟踪文档. 通过严格管理您的关键业务信息,您可以开发以稳定.可预测.可衡量的方式启动.执行和完成的 ...
适合中小企业的文档管理软件有哪些？
纸质文档太多太繁杂,不好分类没法管理电脑桌面文档多又乱,重要的文档永远找不到?经常手滑误删文档,文档协作困难? 你是否也在每天被这些事所困扰着拖慢效率?可见文档对于员工工作有很大影响. 文档管理除了对 ...
云效知识库 Thoughts，企业文档管理工具
云效知识库 Thoughts,企业文档管理工具,云效知识库是一款企业知识管理工具,通过独立的知识库空间,结构化地组织在线协作文档,实现企业知识的积累和沉淀,促进知识的高度复用和流通. 云效知识库是 ...
API文档管理工具折射出的技术视野
什么是技术视野网上看到不少关于如何提升技术视野的讨论,但却没有人给出定义,到底什么是技术视野? 所谓技术视野,就是看问题时所能切换的不同角(维)度. 下面就以API管理工具(以下简称"管理 ...
从WPS被曝锁死用户文件来看，我们需要怎样的企业文档管理软件
近期,有网友曝料称,WPS自带敏感词和谐机制,检测到敏感词后,会将储存在云盘上的内容和谐掉,甚至会锁死本地文件,即使是会员也不例外.此事经WPS官方辟谣,称并非删除用户文件,只是因其分享的在线链接涉嫌 ...
KM知识文档管理系统对企业的重要性
近几年来,随着企业对于知识文档管理的重视,越来越多的企业开始引入并使用KM知识文档管理系统,使其地位也随之水涨船高.可能有一些中小企业对KM知识文档管理系统是什么还不了解,对其的作用是什么也是一知半解 ...
软件项目中的文档管理（下）
DevSuite系统中的文档管理工具叫做KnowledgeWise,在以"知识为核心" 的理念中属于核心地位,因为软件开发过程中其实每个阶段都需要接触文档的,从需求文档到设计文档到 ...
软件团队文档管理工具哪个好？
如今的产研团队无一不需要处理大量的数据和文档,以支持产品的设计.开发和测试.这些文档包括需求分析.功能规格.技术方案.测试用例.用户反馈等,涉及多个部门和角色的协作和沟通.国外知名调查机构曾调查发现, ...

文档管理对企业到底有多重要？

文档管理对企业到底有多重要？相关推荐

最新文章

热门文章