公司内部组织大规模活动需要考虑的问题

最近有机会组织整个研发部门大规模的team 活动，当做对自己leadership一种能力的锻炼。其实实话说我也不知道在这种牺牲自己休息时间，天天中午开会讨论，从开始到结束一波三折的过程对自己有多少长进，纯当做结识更多的人，也当做让大家认识我了解我的一种机会，反正闲着也是闲着。好吧，废话不多说，来回顾下整个组织活动的过程，也算作对自己的一种总结。

如果将这个组织活动当做一个项目，那么根据项目管理的基本概念和流程，我们需要考虑以下问题。
1）项目的目标：
这个非常重要，项目的目标直接决定了活动的形式和内容。这次研发部门的活动的目标可以看做一种大型的team building，给平时没有多少工作机会交接的同事提供一种在放松轻松快乐的环境下相互认识的机会，也当做大家工作之余一种放松的方式。

所以简单的说，我们的目标可以概括为：欢乐放松的出游活动。

2）预算：
预算是非常重要的，他直接决定了项目的档次质量以及我们活动的内容。如果给定预算每个人150，需要实实在在弄清楚：
（1）这150里面包含什么内容：比如车费，吃喝游玩的费用还是只是吃喝玩的费用，比如公司本身有班车可以提供协调调用的话吃喝玩的费用就能多一些之类的。一般实际过程中这个预算会有10%左右的浮动，如果是向下那基本没啥问题，向上的话，需要提前向相关人士弄清楚这个预算是严格的还是允许有一定的浮动的。

（2）实际过程中参加的人数一定会比实际人数少，根据拓展公司的统计一般会少10-20%，所以基本在150的预算基础上档次可以稍微提高。

3）风险
这里与其说风险，不如说领导更关注什么，因为这还没涉及到活动过程中的风险，而只是在整个活动的大蓝图的情况下领导更关心什么。我们这次活动中遇到的一个问题就是领导是第一次出任研发总监，他更关注活动的成功性，在我们第一次提方案的时候找了一家第三方供应商，活动方案整体非常满意，但领导想要一个更公司签约的供应商，因为这样除了问题会由采购部门负大责任，活动组织方承担小部分责任。

当大体框架和方向出来之后，进入第二个阶段，第三方活动方案和活动方案的筛选。
活动方案的筛选需要考虑的问题：
1）活动时间；时间决定了天气，天气决定了活动的内容和方式；
2）活动的方式和内容：包括趣味性，安全性等；
3）活动的时间流程：每个活动之间的衔接，时间安排，紧急情况的处理，时间余量的处理，比如规定班车到什么时候发车，由于一些问题延误了一些，中途要上厕所之类等，所以活动过程不能安排太紧张，但也不能太松；
4）活动的执行性：比如第三方在什么时候介入，多少工作人员，活动过程中工作人员的安排情况，停车，放物品，厕所，饮水，场地，音响等各种各种问题都是需要考虑的，这些事情越细致越好；
5）活动的紧急情况处理：包括天气不好怎么办？活动想突然延迟怎么办？一些其他情况
6）活动的安全性：包括保险，急救安排等；
7）活动的服务内容：最好都能写进条款，比如饮用水提供，服务人员多少，保险什么级别等
8）付款方式：有的开发票要收税之类的，预付款，尾款之类的处理。
9）员工的需求：员工才是我们活动的主体，要考虑活动过程中员工的各种需求，比如如果太晚，有孩子的家长想早点回家，晚上太冷怎么办？有些人不想参加活动时候有没有其他方式满足需求？餐饮的安全性，口味，分量之类的，活动过程物品如何保管之类的。
10）如何吸引更多的员工参与：这是活动本身的内容，但也关系到第三方服务商他们的服务能力之类的

当方案选定以及活动签订之后，后面就进入活动的执行准备环节。这里面要考虑的问题：
1）来回车程安排：比如出发的停车地点，各个车的负责人，班车司机的联系电话，到达的停车地点，接车人等等。
当时我们采取的措施是根据活动内容对员工分组，每个组选择组长，班车选择一个组长负责更对方接车人联系，组长负责各辆班车的人数以及到达情况；
2）员工信息收集：
由于所有员工都需要买保险，因此需要提前统计每个员工的信息以及身份信息。
这里面我们犯过的一个错误就是有些人提交这些信息的时候提交的英文名，而当时这些英文名在买保险信息发出之前没有核对，导致一部分没买上保险，还好，没有任何事故发生；
3）分组和组长：
这是大大简化组织者工作的方式，分组由组长来替我们监督和管理各个分组以及活动安排和协调，当然组长选取需要选有一定leadership能力活跃开朗的人会比较好。

4）奖品设置和购买：这个好说，根据预算来。
5）一些细节问题：横幅，饮用水，放包处，发车人员协调指令，当天活动联系人名单之类等
6）摄影安排：当天需要安排摄影人员负责活动摄影；
7）沟通：沟通包括组委会成员之间的沟通，组长的沟通，所有员工的沟通。
跟组长沟通的：组长的职责和责任，活动形式和内容等；
所有员工的沟通：活动邀请，活动详细内容发布，日历提醒等，包括天气，班车，活动注意事项，穿着，活动流程安排，周边公交，友情提示等
组委会的沟通：组委会也有很多事情要做，最好的形式就是分工，大家各自负责各自内容这样完成起来会比较方便。

活动当天：
基本以上细节都考虑清楚了，活动当天提供一些紧急联系人就没啥大的问题啦，改怎么happy就怎么happy吧。

Listen learning：
1）收集员工信息的过程的英文导致信息部准确，而信息发出的时间太迟导致没有更正机会；
2）活动方案修改了好几次，主要领导意思没搞清楚。白浪费了不少功夫；
3）晚宴：如果活动量比较大，那食物安排一定要多，活动了一下午大家都饿死了，好能吃！团餐会比较快，所以不要指望吃饭能吃个把小时呀。。。。由于吃饭结束太快导致等班车N久

好了，下班了，不写了

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