信创办公–基于WPS的EXCEL最佳实践系列（规整数据摆放）

2024-05-11 04:07:44

信创办公–基于WPS的EXCEL最佳实践系列（规整数据摆放）

目录

应用背景
操作步骤
- 1、数据排序
- 2、例如：职务按照经理-主任-职员排序
- 3、排列第二种方法
- 4、实操案例
- 5、案例练习一
- - 方法一：通过公式函数增加辅助列
  - 方法二：用辅助列加分列的方法
- 6、案例练习二

应用背景

在工作中，我们难免会遇到数据量大，繁琐却又需要我们对其进行数据规整的工作，如果我们一个个的对其进行规整，无疑是增加了我们的工作量和浪费大量的时间，以下是学习规整数据摆放，让我们的工作更加便捷，数据看起来更加美观。

操作步骤

1、数据排序

( 1 ) 选中要排序的单元格，单击【数据】，找到【排序】，单击【升序或降序】，如图1-1所示。

图1-1 选择排序或升序

( 2 ) 如果排序有要求，就点击【排序】，输入你要排序的内容（输入关键字，靠上的是主要关键字，靠下为次要关键字），如图1-2所示。

图1-2 输入排序内容

2、例如：职务按照经理-主任-职员排序

( 1 ) 选中职务所在单元格，单击【数据】下的【排序】，输入关键字职务，然后单击【自定义序列】，如图2-1所示。

图2-1 单击自定义排序

( 2 ) 输入经理-主任-职员，单击【添加】，如图2-2所示。

图2-2 单击添加

( 3 ) 选择你要的序列，如图2-3所示，然后单击【确定】就完成排列。

图2-3 选择完后单击确定

( 4 ) 完成排列效果图，如图2-4所示。

图2-4 完成排序效果图

3、排列第二种方法

（1）可以通过字体的颜色规划来排列（注：要提前标注字体颜色）
单击【数据】选项卡，单击【排序】，选择【单元格颜色】，如图3-1所示。

图3-1 选择单元格

（2）针对部门做排序，关键字选择部门，如果想让红色字显示在顶端，颜色选择红色，然后单击【在顶端】，最后单击【确定】就完成了，如图3-2、图3-3所示。

图3-2 单击在顶端

图3-3 完成排序效果图

（3）序号升序后标题行没有显示在上方，只需要在排序对话框勾选【数据包含标题】，如图3-4所示。

图3-4 勾选数据包含标题

4、实操案例

（1）公司发工资条给每个员工，要求每个工资条对应工资有对应数据，如图4-1所示。

图4-1 数据图

（2）在原数据后方增加辅助列，如图4-2所示。

图4-2 增加辅助列

（3）复制辅助列粘贴到辅助列下方，如图4-3所示。

图4-3 复制粘贴到下方

（4）复制粘贴标题行到我们设置的空白区域，如图4-4所示。

图4-4 复制到空白区域

（5）鼠标放在辅助列任意一个单元格内，单击【升序】，如图4-5所示。

图4-5 单击升序

（6）完成后只需把辅助列删除和把多余的标题行删除，如图4-6所示。

图4-6 把多余的删除

5、案例练习一

要求：将图5-1按产品编号进行排序，次序为A1-A2-A3…

图5-1 按编号排序

方法一：通过公式函数增加辅助列

（1）通过公式函数增加辅助列，添加一列辅助列，在辅助列下方单元格内输入公式函数=LEFT(C2,1)&TEXT(RIGHT(C2,LEN(C2)-1),"000") 如图5-2所示。

图5-2 输入公式函数

（2）在单元格输入函数后，下拉编号，如图5-3所示。

图5-3 下拉编号

(3)然后鼠标放在辅助列任意单元格内，单击【升序】，完成后如图5-4所示。

图5-4 单击升序

方法二：用辅助列加分列的方法

（1）选中【产品编号】单元格，单击【分列】，单击【固定宽度】，如图5-5所示。

图5-5 点击固定宽度

（2）选择固定宽度将产品编号中字母和数字分列开。如图5-6所示。

图5-6 把字母和数字分列开

（3）接着把数据显示到后方的辅助列中，如图5-7所示。

图5-7 显示到后方

（4）然后选择【排序】，输入关键字排序，第一个关键字选辅助列1（字母开头），第二个关键字选辅助列2，然后单击【确定】即可完成排列，如图5-8所示。

图5-8 完成排列

6、案例练习二

要求：单独显示每个产品最新的订购情况

（1）先将原数据复制粘贴在空白单元格中（这样能保持原有数据）如图6-1所示。

图6-1 复制到空白区域

（2）按订购日期做一次降序（因为要得出最晚订购日期），如图6-2所示。

图6-2 按订购日期做排序

（3）然后单击【数据】选项卡下的【删除重复项】，将序号，日期，和订购数量取消勾选，只留下编号（因为要求是每个产品只留下一条记录）如图6-3所示。

图6-3 只留下编号

（4）单击【确定】，如图6-4所示。

图6-4 单击确定

（5）最终得出的结果如图6-5所示。

图6-5 最终结果

制作成员： 卢明瀚
排版： 何鹏辉
初审： 林浩如
复审： 二月二

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