中国科学院上海光机所战前教育(COI课题组编)

本文旨在为刚进入所里新生提供战前指导，介绍入所之后将面临的事务流程，帮助同学们快速进入科研状态。为避免引起不必要的麻烦，相关材料已做脱敏处理。
注：本文版权归中国科学院上海光学精密机械研究所所有，由司徒国海课题组撰稿，发布前已征得研究生部同意，作者是本单位的高年级在读博士生。

内容提纲

一、基本账号申请
- 1. 申请所内邮箱
- 2. 申请网络账户
二、所内正版软件
- 1. 所内正版windows系统
- 2. 所内正版office软件
- 3. 所内正版福昕高级PDF编辑器
- 4. 所内正版Aotudesk公司的软件套包
- 5. 所内EndNote正版软件
三、所内报销流程
- 1. 购买物品报销
- - I. 1000元以下物品
  - II. 1000元以上的物品
- 2. 出差报销
- - 2.1 市内打车报销
  - 2.2 市外出差报销
- 3. 会议报销
四、祝福语

一、基本账号申请

所内账号申请基本上都在OA上进行操作，OA网址：http://210.72.9.163:8080/wui/main.jsp。
账户和密码是姓名拼音和身份证号。

1. 申请所内邮箱

流程：打开OA -> 点击流程栏目 -> 新建流程 -> 在右侧申请邮箱和网络账户；

2. 申请网络账户

按照流程一步步填写相应信息，有不清楚的可以咨询师兄师姐。

提示：

填写的信息中物理地址可以填写所内某一台办公电脑的MAC地址(在命令提示符中输入“ipconfig /all”查看)；
经费卡号是部门的管理经费卡号。

申请提交后等待后续节点负责人审批即可。

二、所内正版软件

所内的正版软件可以在“软件资产管理平台”找到，通过所网访问：https://office.siom.ac.cn/index.html；

windows系统和offic办公软件还可通过内网的ftp服务器下载安装包和激活文件，指南：https://oa.siom.ac.cn/docs/docs/DocDsp.jsp?id=31732;

下面介绍几种常用的软件，更详细的步骤可参考指南上的说明。

1. 所内正版windows系统

方式一(软件平台)：
在软件平台上下载安装包和微软激活客户端，指南：https://office.siom.ac.cn/product.html?id=65；
在平台上下载需要的软件版本，可以从平台上下载软碟通以制作系统盘，然后按照网上常规重装系统指南进行操作，微软激活客户端可同时用于激活windows和offic。

方式二(ftp方式)：
在连接所网的情况下，随便打开一个文件夹，把文件夹的访问路径更改为：ftp://ftp.siom.ac.cn/work/，即可跳转到所网的共享文件夹，在这个文件夹下找到自己需要的软件版本和激活文件，复制到本地磁盘中，然后即可安装和激活。
PS：系统安装好之后，点击右键以管理员身份运行激活文件(一个.bat为扩展名的文件)，即可自动激活windows系统。

2. 所内正版office软件

方式一(软件平台)：
在软件平台上下载安装包和微软激活客户端，指南：https://office.siom.ac.cn/product.html?id=65；
在平台上下载需要的软件版本，然后使用微软激活客户端进行激活。

方式二(ftp方式)：
在连接所网的情况下，随便打开一个文件夹，把文件夹的访问路径更改为：ftp://ftp.siom.ac.cn/work/，即可跳转到所网的共享文件夹，在这个文件夹下找到自己需要的软件版本和激活文件，复制到本地磁盘中，然后即可安装和激活。
PS：软件安装好之后，点击右键以管理员身份运行激活文件(一个.bat为扩展名的文件)，即可自动激活windows系统。
如果要兼容mathtype6.9，建议安装office2013。mathtype7.0以上的可装office2016及以上版本。

3. 所内正版福昕高级PDF编辑器

直接在软件平台(https://office.siom.ac.cn/category.html)上找到福昕高级PDF编辑器，下载安装包，在所网下安装之后即激活。

4. 所内正版Aotudesk公司的软件套包

我所购买了Autodesk 公司的软件套包（支持2015，2016，2017，2018版），包含AutoCAD（标准版，机械版，电子版，建筑版），Inventor等28个软件。

5. 所内EndNote正版软件

需要申请好所内邮箱，可以登录中国科技云之后才能打得开链接。
EndNote下载页面：https://www.las.ac.cn/front/endNote/download

三、所内报销流程

1. 购买物品报销

基本流程：准备报销材料 -> 验收单找室主任签字 -> 交给财务老师 -> 报销单找室主任签字 -> 交财务老师；
购买物品分为两种自行购买和合同购买两种。相应的空白表格都可以在OA上下载。
PS：室主任为 “副主任及以上”。

I. 1000元以下物品

1000元以下的物品可直接自行购买。
准备的材料：

商品发票；
付款记录(200元以上的订单需要付款记录，支付宝、微信截图即可)；
采购验收单(填写相应的物品信息，找老师签字，办公用品无需验收单)；-
注意：电子版发票需要命名好后发给金冬兰老师；
注意：如果报销物品都是材料可填在一张验收单上，但材料和设备不能填在同一张验收单中。

材料样板：
① 验收单样板：验收人不能是自己，必须另找一人签字；导师签负责人。详细技术指标大致填写即可。

以上材料准备完之后可以交到负责财务的老师那里，等待报销单下来(一般1~2天)；
报销单下来后再找室主任签字，再交回给财务老师即可。

② 报销单样板：绿色方框是需要签字的地方，经办人签自己，实验室负责人签负责人。

PS：以下事项的报销单签字要求与此相同。

II. 1000元以上的物品

1000元以上的物品和商家开具合同购买，合同购买甲方负责人需要是小老板及以上岗位的人员。
流程：联系好供应商 -> 填写所里合同模板 -> 将合同电子版发给财务审核 -> 确认无误后寄至少三份对方已盖章的纸质合同过来 -> 交给财务盖章 -> 财务老师出具借款单 -> 小老板签经办人 -> 实验室负责人签字 -> 交回给财务 -> 收货后补交验收单。

具体执行的时候可能需要多问问财务老师相关流程。

注：另外1000元以上5000元以下的物品可以直接通过公务卡支付，报销流程和第一项相同，不需要合同。

2. 出差报销

2.1 市内打车报销

出租车报销：将出租车票在ARP上拍照上传 -> 将出租车票交给财务老师 -> 报销单室主任签字 -> 交回给财务老师；

滴滴报销：打印电子发票及行程单 -> OA上下载“上海光机所室内车费报销清单”进行填写 -> 材料交给财务老师 -> 报销单室主任签字 -> 交回给财务老师；

2.2 市外出差报销

流程：准备材料 -> 交给财务老师 -> 打印报销单 -> 室主任签字 -> 交回给财务老师。

准备的材料：

《中科院上海光机所出差审批表》
往返车票、住宿发票；
付款记录(200元以上)；

审批表样本：除了签字手写外，其他信息填写要么全部手写，要么全部打印。

包干说明：

出差六天以内可以实行包干，直接补助每天的住宿标准(参考《中央和国家机关工作人员赴地方差旅住宿费标准明细表》)，住宿费不再报销；
超过六天的出差施行实报实销，按实际住宿花费报销。

3. 会议报销

流程与出差报销类似，材料上需要多一份会议通知或会议日程；