从“恰当”的项目管理工具中，了解自己的缺点
项目管理工具是为了帮助管理者，但管理者需要了解自己在特定情况下的“缺点”，才能从“恰当”的工具中获得“恰当”的帮助。如果你不知道在某个特定项目中自己（作为项目经理）的缺点，也不知道自己需要利用哪些好用的项目管理工具获得哪些帮助，那么项目的成功完全是靠运气。
市场上大部分项目管理工具都是信息记录工具，如看板（KANBAN）工具和MS project项目管理工具。看板工具模拟的是在白板上使用黄色便利贴手动记录和更改信息。MS project模拟是人类在电子表格中拟写项目计划。
在项目执行过程中，单纯的信息记录工具并没有检测谎言的逻辑能力，而是100%信任用户输入的内容。让人们在信息记录工具使用中保持诚实，必须要依靠人实现，通常是项目负责人和关心项目成功的团队成员。但项目经理和关心项目的团队成员只能在项目信息不超出记忆容量的情况下这样做。如果项目信息超出人的记忆所能记住和判断的范围，那么在项目首个谎言成功输入后不久，就会逐渐输入更多的谎言，最终造成谎言之上再产生谎言的局面。这就是为什么一个项目可以在没有需求变更的情况下完成90%，然后突然变成完成70%，完成60%，甚至完成50%，最后导致项目延期甚至失败。
因此，为了项目顺利如期落地，相比单纯的信息记录工具记录项目信息，你更需要的是一款能够实时和随时掌握项目真实情况并及时知道偏差的项目管理工具。Zoho Projects正是因应这样需求而生的新一代实时交易型的项目管理解决方案。
Zoho Projects就像自动取款机（ATM）。这是什么意思呢？不管有多少持卡人在多少个不同地方存取钱，也不管他们是否在相同时间或不同时间存取钱，自动取款机总能记录他们的银行卡余额以及每个持卡人能取多少钱。
Zoho Projects也一样，无论项目发生了什么变化、项目成员做了什么，所有项目信息都会被如实追踪记录。项目在Zoho Projects开始后，项目计划看起来仍然像项目计划，但所有信息实际上都是实时从项目的底层交易记录生成的。这意味着每个人都在关注的项目计划一直是最新的单一事实版本。想要骗Zoho Projects就像想骗ATM机一样困难，因为系统能实时独立运算辨别真假。
当项目规模扩大、复杂程度提高时，单纯的信息记录工具是无法应对的。而Zoho Projects的管理数据真实性及完整性，再加上它的责任跟踪能力，绝对能产生“十目所视，十手所指”的作用，来阻吓人们不诚实的想法和行为,大大减少项目受人性奸诈的干扰，从而让整个团队能更科学地完成项目。项目管理工具常见的看板信息记录功能Zoho Projects当然也具有，但其独特之处在于项目廉明管理和责任跟踪。
●动态追踪项目结果
实时记录更新项目信息，并且快捷有效地记录和管理项目变更。当项目人员需要找出某一个或一系列变更请求的变更影响，他们只需输入变更请求的编号，系统就会自动显示它的变更影响信息。
●诚实明确划分责任
项目管理信息的高度可靠性会使人们保持诚实。实时和透明的信息使人们更容易发现问题，找到问题的原因及确定问题的责任人。信息实时准确地呈现给企业所有利益相关者，人们将会更加认真负责，不会找借口推卸责任。
再小的项目也需要真实的信息、需要人的诚实。项目管理工具不但要具备“辨别真假”的能力，还要“掌控人员诚实度”。Zoho Projects基于强大的项目管理逻辑及交易型的行动数据来掌控人员的诚实度，能够使项目成员保持诚实和及时更新其负责的部分。项目数据来龙去脉一目了然，从而确保项目信息精准可靠，可追本溯源。
正因为这样，Zoho Projects不仅可应用于任何小型项目，分布式项目管理（如团队分散在不同地区及时区）、大型项目管理以及多项目管理更加需要Zoho Projects这样的项目管理软件，否则呈报虚假项目数据的情况就会经常发生。
现在，随着项目管理理念不断更新和项目管理需求的日益增长，能够全面监控和管理项目的软件工具显然更符合企业业务发展需要。是否使用新一代实时交易型的Zoho Projects项目管理工具，是项目经理能否凭借完整和实时的项目数据发挥最佳管理能力的关键，是项目成员能否真实获知完整和实时的项目数据并及早履行责任、发挥自身最大潜力的关键。
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