SAP 科目的 未清项管理的理解
清账的事务代码:自动清账 F.13
总账清账:F-04
供应商清账:F-53
客户清账:F032
未清项管理是SAP的一个重要功能,通过未清项管理可以实现付款(收款)的一一对应,以及准确的账龄分析。会计科目设置此标志后,系统会将凭证行标记为已清或未清,并且在后台分别存储未清和已清数据。
例如,有两张供应商发票,金额都是10万,一张是8月15日的,一张是8月25日的,付款之前都处于未清状态。在对供应商付款时,需要指定是对哪一笔进行付款。假如15日的发票因为质量问题可以暂不支付,对25日的发票付款清账后,此凭证行就变成已经状态。
通过报表FBL1N / FBL3N / FBL5N查询科目明细时,可以分别查询未清项目和已清项目。例如对于应付账款,通常未清项目就表示尚未支付的款项。在对应付(应收)账款进行账龄分析时,往往只需对未清的行项目进行账龄分析即可,即准确又高效。
当未清项目(凭证100000054)被清账后(凭证100000081),系统会在凭证中记录清账关系(下图)。这样可以清晰地追溯到一张发票是什么时候付的款,付款凭证是多少,以及分几次付的款。
由此可见,未清项管理清晰地体现了每一笔业务的对应关系。有哪些科目需要启用未清项目管理呢?一般统驭科目类型为D或K的科目默认启用未清项管理。“应付暂估”科目(发票和入库匹配)、“发出商品”科目(发货和开票匹配)和“固定资产清理”科目(匹配资产的处理结果)启用未清项管理。其他科目如果要实现一一匹配的功能就设置此标志。例如银行科目,我们关心的是收付记录和余额,而不关心支付的金额是什么时候收到的,那就没必要启用未清项管理。
说明:科目启用未清项管理后,需要进行清账操作,增加了工作量。对于应付暂估、发出商品科目,可以后台设置匹配规则,通过F.13进行自动清账。
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