word-毕业论文常用操作
最近在做毕业论文,除了内容外,论文的格式也是非常重要的一部分。
以前老师跟我说过,在评审阶段,审稿老师第一眼看到的不是内容有多丰富,而是文章整体的感觉。所以在做文章的时候,会秉承着一个原则——整齐。比如文字大小、字体、格式、间距、段前段后和缩进悬挂等,同一级的内容保证用同一种格式等。
在论文格式方面,学校都会有自己的要求,如果足够细致,那就按照要求一条条设置即可,如果没有特别具体的规定,那做到整齐,也不会丢了印象分。下面是在做论文的时候一些常用格式设置的技巧,权当做个笔记。
在所有操作之前,先配置一下word的使用环境,使其能够显示常用的标识符号,两种方式:
1、文件—选项—显示—始终在屏幕上显示这些标记格式。在这个选项里有很多可选的显示项,可以手动设置自己喜欢的格式,不过我一般用word写东西的时候都是直接显示所有格式标记。
2、快捷键,在开始选项里的段落中,会有一个回车和制表符组成的图标,这是第一种方式的快捷键,但可能有的版本的word没有。
可以双击两页之间的空白部分,消除页之间的大空白,更方便写文字:
一、封面
封面一般是学校会给出的,包括原创声明和授权书等,不过封面经常会遇到对齐的问题。如下图所示:
1、从“题目”到“完成时间”可以用一个表格来约束,表格为6行2列
2、表格第一列的标题,文字数目不同,可以选中最少的文字,用“分散对齐”命令,调整文字宽度为最长的。如选中下图中的“研究生”,调整宽度为4,那么这些文字就对齐了。
3、表格第二列居中,可以用空格调整,可以看到空格的标识符是一个个小点,可以凭感觉或者数小点(下划线使用表格边框能够很好的居中,但是有点不太美观)。
4、最下面的分页符,插入—分页或者快捷键ctrl+回车,来添加,作用就是当word遇到这个标识符,就直接跳到下一页。
二、目录
接下来就是目录页,目录页的制作需要配合文本等级,接下来一步步来:
1、打开导航窗格
为了能够更好的把握文章的框架,可以打开导航窗格,导航窗格会根据标题的等级,自动进行缩进显示,而且可以进行折叠。当然,能够显示的前提是对标题设置了等级,操作方法见第二步。
2、定义标题格式
这一步是插入目录的关键,甚至是整个文章大纲布局的关键,也是本篇博文最核心的操作。
在做文章正文的时候,首先需要搭建大钢框架,对框架中的标题进行统一格式设置和编号。操作很简单:直接选中,然后点击相应的样式即可。但是在使用之前需要对样式进行格式调整,调成成为自己需要的格式。需要用到两个命令的配合:多级列表+样式(开始菜单中的样式)
第一步,定义多级列表,使其与样式链接起来。
如下图,在开始菜单的多级列表中选择“定义新的多级列表”。在这界面中,有多个区域需要操作。
“1”中,即是选择需要操作的标题等级,word给出了9个级别,基本可以满足论文的要求了,接下来就是对每个级别进行操作了。
“2”是最重要的操作,这个可以将“1”中的级别与word开始菜单中的样式来对应起来,一般1级别对应标题1,2级别对应标题2。
“4”是每个级别对应的编号样式,可以选择阿拉伯数字、英文数字、汉字等,一般都是阿拉伯数字了。
设置好“4”之后,就需要在“3”中填入编号的具体显示情况。一般我们的列表都是1.2.3.4这样一级一级编下来的,所以在这里需要将当前级别之前的所有级别的编号都列入“3”中。可以发现,若“1”中选中了3级别,在“5”的下拉菜单就会有“级别一”和“级别二”。这时候需要将光标放在“3”的最前面,依次选择“5”中从“级别一”到最后,单击就可以插入“3”中,然后在“3”中的每个数字之间加上一个英文符的点,最后显示的编号就是1.2.3.4这样的形式了。
最后这个界面中的“位置”菜单,可以自己定义,可以自己试试,上面可以实时预览。
第二步,自定义样式。
对着开始菜单样式中的“标题一”点右键—修改,在这个界面的格式中,可以设置这个标题样式的字体、段落等属性,比较重要的属性有段落中的大纲级别(标题一就是1级,标题二就是二级)、段前、段后、行距可以设置的小一点,具体可以在中间预览。比较重要的是“换行和分页”中的分页,将“与下段同页”和“段中不分页”取消了,这样标题前面就不会有小点了(自己也可以尝试不去掉看看)。
第三步,设置标题格式
这时候,就可以直接对文章中的标题设置对应的样式了,可以发现,所有的编号都自动编好了。
3、插入目录
在文章正文写完的时候,就可以进行插入目录操作。一般有要求从目录之下才编号第一页,操作过程如下:
(1)在正文之前插入分页符和分节符
光标放在正文最前面,ctrl+回车,插入分页符,然后在分页符之后(两个符不分先后)插入分节符,(布局—分隔符—分节符—下一页)。然后在分页符前面敲几个回车符,腾腾地方放目录。
(2)为正文插入页码
这步是目录中的核心操作,因为目录的页码引用是根据正文的页码自定更新的。这一步需要保证正文的起始页为1,这就要用到上一步的分节符,分节符是word中不同部分单独操作的标识,本文后面参考文献的分开编号也是根据分节符。
第一步已经插入了一个分节符,意味着这个word中的封面和目录页,与正文部分可以单独操作。四步走:双击正文的页脚,可以看到有第一节和第二节的标识;然后光标放在第二节的页脚,取消“链接到前一节”;在页码—设置页码格式中的“页码编号”选项中选择第二个“起始页码”为1;最后在页面底部插入页码即可。
页码的格式有很多,可以在页码—设置页码格式中设置编号的格式。
(3)插入目录
光标放在目录页,引用—目录—自定义目录,其中的一些选项可以自定义,一般“制表符前导符”设置为虚点线,显示页码,页码右对齐,显示级别根据学校要求设置。最后点击确定插入目录。
目录文字的大小格式可以选中然后自定义,且可以增减修改文字。因为插入目录的默认格式一般都与正文中标题的格式一致。
当正文的内容有有所调整,可以对着目录右键,选择更新域,有“更新页码”和“更新整个目录”两个选项,一般如果标题不变,就选择“更新页码”即可,如果选择“更新整个目录”,就需要将目录的格式再设置一遍。
三、插入文献
有要求论文正文和综述放在一起,那么在一张word里就会出现endnote插入参考文献连续编号的情况,为了让正文和综述的参考文献都从1开始编号,可以使用分节符配合endnote中的“Sections”选项,详见之前的一篇博文。具体操作如下:
第一步设置先设置参考文献格式中的“Section”,然后在正文最后插入一个分节符(注意是在插入第一篇参考文献之前,因为endnote参考文献放的位置就是每一节的最后),然后就可以在正文中插入参考文献了。综述同理,此时两个节的参考文献都是从1开始编号。
四、插入公式
毕业论文中需要输入很多公式,word也提供了很方便的操作,插入—公式。里面有很多格式,输入的公式也很漂亮。
一般公式都要有编号的,所以可以利用表格来约束公式的对齐,调整好表格的大小、对齐之后,所有公式都可以直接用这个复制即可,最后将表格的边框去掉。
五、文中图表的交叉引用
在毕业论文中,往往会有很多的图表和公式等,这些需要一个个的编号,然后在文中合适的位置标注引用。但是当图表公式等过多的时候,如果遇到需要在中间插入一张新图表,或者删除一张旧图表,那么就会遇到像参考文献一样的问题,每改一个标题的序号,就需要全部更新编号以及在文中的引用。所幸,word有类似endnote的图表公式管理操作——“题注”。
题注的使用很简单,整体思想是:1、为图表公式等需要引用的部分建立一个题注;2、在文中需要引用的部分,运用“交叉引用”的功能插入这个题注即可。当需要更新的时候,仅需一键更新域。具体操作如下:
第一步,为图表插入题注
选中需要操作的图,然后点击引用—插入题注。其中的标签,可以自己新建标签,这时候自己新建的就出现在标签的下拉框中;位置选项,一般图选择下面,表选择上面(表就对上边框插入题注)。编号选项,选择包含章节号,“章节起始样式”可以根据需要选择标题级别(如果这个图表需要标识在第一级别下,就选标题一,标题一就是章节号,我们在上文“二,2”中设置过),“使用分隔符”一般选择连字符,可以根据自己需要。然后图表的题注就可以在图下或者表上自动生成了,可以在这之后自己添加图表的名称。
第二步,在文中引用
将光标放在文中需要引用这个图表的地方,然后点击交叉引用。选择“引用类型”下拉菜单中的相应标签,然后在“引用哪一个题注”中选择需要引用的题注。最后选择“引用内容”下拉菜单中的相应内容,一般仅引用标签和编号即可。
如果之后有需要更改的图表,仅需在文中任意一个引用位置右键——更新域即可。
目前写论文有这些格式心得,以后如果有其他操作,继续更新。
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