证照竟然可以这样管理！后悔没有早知道

一个规范的企业，所拥有的经营证照、资质证书、资格证书、发明专利、与资质有关的个人证件等证照成千上万，这些证照都是企业实力的重要体现。因管理不善，经常会出现过期而不自知、查找困难、借还不知去向等尴尬情况，如何有效管理、快速维护好这些证照，为企业的生产经营活动提供及时高效的证照管理服务，已是摆在企业面前的一项非常紧迫且重要的工作。

证照方面普遍存在一些共性的问题，例如：
如何对证照进行分类？
如何根据使用部门的职责职能划分证照的使用权限？
怎样管理可以使我们能快速的查阅或存取证照，又不会造成不知去向等问题？
怎样的应用方式能保障证照的使用安全？
……
其实很多企业都非常清楚以上的问题，纷纷出台管理制度，以求实现规范化的证照管理：
1、证照及资料由专人负责统一保管
1）证照保管、登记、备案。保管所有证照避免丢失或损坏，如出现立刻向主管领导报告，并及时办理证照的挂失和补办手续，同时追责相关责任。
2）负责各种证照的申报、登记、变更、年检、延期、注销等工作，规定时间内完成证照年审、变更、延期
2、证照的使用管理
1）借阅、借用、复印证照资料的登记，填写《证照领用、归还登记表》写明事由及拟用证照资料名称、归还期限等，并经上级同意的签名或流程邮件，再去相关部门办理手续。
2）仅凭主管领导签批《证照领用、归还登记表》办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。
3）凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应请延期，手续与上诉1相同重新申请。
4）确保证照借用、归还登记的及时性和完整性，并及时追踪证照使用情况。
3、不许擅自使用公司的证照进行各种担保
4、电子档件的保存和对外使用规范。
5、因人员的调动、离职等，必须严格交接转移手续，做好相应的交接工作和交接表格。
6、没有按以上的管理制度或保管不善、文件的损坏、丢失等承担相关的责任（至于什么相关的责任小编我就不细说了，这么伤心就不提了）

制度是有了，但怎么去实行？怎么去分类？怎么查询？怎么保管等？
空有制度，落实不了的情况还少吗？

来让小编给您出几招：
怎么实现适合企业的证照管理分类？
企业可以根据管理需要及实际情况，按证照的性质、类型，或者按公司的管理部门自由定义分类。所以，每个公司都可以自已定义符合自己的证照管理分类方式，例如某集团先按照经营单位（总公司、分公司和分支机构）为大类，再按证照性质分为基础类证照、生产经营类证照、资产权益类、项目许可类等证照分类。

可以自由分类才是王道，每个企业的证照应用场景都有所区别，自由的分类才可以完全匹配到实际的管理要求。
怎么实现规范化的证照管理？
第一，我们要定义证照的相关属性。例如：证照编号、责任人、发证机关、状态、有效期、存放位置等。这些都是证照的重要信息，除了可以定义信息的性质之外，还能帮助我们更快地找到对应内容，也能为后续的统计、分析提供支撑。
另外，不同性质的证照，其陈列和保管方式也会不一样，如营业执照，需要悬挂在企业办公场所的显要位置，而房产证等资产性证件则可能是存放于保险柜中，通过系统不但可用文字标示存放位置，也可以图示化的方式体现存放地点。

第二，证照的分类与属性的自定义，帮助企业实现了管理不同类型、来源、性质证照的目的，但是，证照是会日益增加的，所以，每一份证照都应该设置多个提醒事项，用于证照年检、换证、延期等工作的提醒。如下图所示：

第三，对重要的证照文件按职责职能划分权限，配置组织、部门、个人或者是来访者的权限限制，这是对证照的又一重安全管理。

怎么智能管理证照可以既安全又高效？
搜索平台快速定位企业证照
我们可以通过组合关键字、组合搜索条件或者是二次搜索等方式，通过搜索平台，更快更精准地找到我们所需要的证照。但是，有一个需要非常注意的地方，就是要确定好权限的边界，搜索结果必须遵循设定好的权限。

借阅与归还的可流程化处理，准确记录证照的利用情况
各个分支机构、下属公司或是部门，这么多的证照使用人员，证照的在库情况，借出了在谁手上，借阅归还的情况是怎样的，如果单单依靠人工管理，时间一长就不知去向了。因此，企业应该按实际管理规定制定借阅、借用、复印证照的标准化流程。
借用时，只需要把搜索出来的证照，像把商品添加到购物车中一样，勾选证照即可放入收纳盒，并发起对应证照借阅申请，满足借用人对纸质证照的借阅或借用、电子证照的临时借阅以及复印/打印件的借用需求。

在申请流程中，可以套用根据企业管理制度，自定义设计的表单以及流程模板，不同密级的证照还可以自动匹配不同的批准人或申请流程，申请人、借阅清单、归还日期、借阅用途等申请信息自动获取，并自动记录借出与归还的时间节点，管理人员可以通过图表形式，实时查看证照库存，以及证照利用情况，记录清晰，随时追溯。

方便组合的安全机制，能让企业证照得以安全的利用。
为了更好的保障证照的使用安全，在系统层面，应该支持SSL证书，高权限用户应该限定终端登录，强密码、登录锁定等登录安全策略不可或缺，每一次的操作痕迹都应该记录下来，如有变更，老版本应作为历史版本保存，预览电子证照时，须加注带有用户名称和时间的屏幕水印，防止恶意扩散，借阅打印件时应该加注打印水印，限定证照的使用用途。

最后小编要自豪说句，有了以上科学化的分类、标准化的流程、数字化的统计、多重化的安全控制，还需要担心因空有制度、或管理和使用不规范导致的“那些”相关责任而忧伤吗？

证照竟然可以这样管理！后悔没有早知道相关推荐

苹果手机用android系统升级,手机系统升级千万别盲目！安卓与苹果大不相同，后悔升早了...
原标题:手机系统升级千万别盲目!安卓与苹果大不相同,后悔升早了随着时代的进步,手机已经成为了大家生活中的必需品,不过不论是苹果手机的ios系统,还是安卓系统的用户肯定都遇到过一种情况,那就是手机系统 ...
华为起诉最新进展，国内航司暂停运行有关客机，收买家庭不得继续抚养被解救儿童，脸书创始人后悔没早学微信，这就是今天的大新闻...
今天是3月11日农历二月初五今天星期一没带耳机线感觉这样用手机是没有灵魂的下面是今天的大新闻华为起诉最新进展 (环球网)多个来自美国的消息证实,美国的联邦法院已经就华为公司起诉美国政府一 ...
后悔没早知道这些Python特性
写 Python 也好几年时间了.讲道理,在工作中大家肯定遇到过这样的场景: 这个故事告诉我们什么?先造轮子再去 GitHub?还是提高下 GitHub 搜索技巧? 都不是! 实际上,在日常的工作中, ...
985计算机硕士能进阿里吗,阿里员工：985硕士毕业，35岁才混到P7，后悔没早点入行！...
很多到了一定年纪都会后悔自己当初做的决定,后悔自己当时没有进入其他行业,或者是后悔当初做的选择,我相信每个人都有过这样的经历,不同的选择的确会对现在的人生有很大的变化. 最近在职场论坛就看到一位阿里员 ...
大学生个人简历（有备无患，后悔没有早看到系列，个人整合版本）
本文适用于互联网大厂简历,仅供参考简历思路来源自李春雨:新精英生涯教育合伙人,全国就业指导培训特聘专家,资深培训师.咨询师,如有侵权,请于我联系删除. 一.搭建履历框架基本信息照片,电话,年龄, ...
【转载】麻将算什么? 纽约时报竟然暗藏着世界上最早的区块链
本文描述了比特币白皮书引用的论文,可作为比特币被发明过程的参考. 转自:https://blog.csdn.net/Blockchain_lemon/article/details/82393031 ...
麻将算什么? 纽约时报竟然暗藏着世界上最早的区块链
图片来自Ittai Abraham / Twitter 树大招风易,人红是非多.区块链的火爆带来了层出不穷的段子,就比如,有一种观点"认为"区块链起源于中国:比特币算什么,麻 ...
超好用的在线PDF转Word网站，真后悔没早发现
把PDF转成Word还是经常干的事情. 然而,下载一大堆软件来干这件简单的事情还是显得过于繁琐和复杂. 何况很多网上的软件安装常常出问题,在度娘里面搜索,然后下载又会经常遇到钓鱼网站,电脑" ...
广州楼市：行情大秘密，买房者后悔没早知道
我是广叔谈房,资深房产投资专家.你相见恨晚的买房导师,目前为提供买房最佳解决方案.广叔不像其他自媒体,遮遮掩掩的让你摸不清头脑!广叔属于实战派只说对你最有用的操作和建议. 关注"广叔谈房&q ...

证照竟然可以这样管理！后悔没有早知道

证照竟然可以这样管理！后悔没有早知道

证照竟然可以这样管理！后悔没有早知道相关推荐

最新文章

热门文章