六西格玛工具｜流程图的概念和绘制步骤

1、流程图

流程图(flow chart或flow diagram)是展现过程步骤和决策点顺序的图形文档，是将一个过程的步骤用图的形式表示出来的一种图示技术。图1给出的就是一个流程图的例子。

图1 流程图示例

在流程图中，用矩形显示流程中的活动或事件；用菱形显示决策点，表明需做出的判断，以及根据判断结果采取的不同路径；用椭圆显示流程的起点和终点；用带有箭头的线段连接流程的各个步骤，表明流程中各个步骤发生的顺序。绘制流程图时应使用规范符号，常用符号见表2。

表2 绘制流程图的常用符号

2、绘制流程图遵从以下步骤:

①判定过程的开始点和结束点；

②观察从开始到结束的整个过程；

③识别过程中的步骤(包括主要活动、判断和决策点等)，以及各个步骤或活动的流向和相互关系；

④将上述步骤绘制出来，形成流程图的草图；

⑤团队成员就这张草图进行充分沟通并达成一致；

⑥形成正式文档。

除提供基本信息外，根据项目的不同目的，还可以在流程图中附加周期或责任者等信息，我们称之为跨职能流程图。图3是将过程中所涉及的责任者加以标注的跨职能流程图，它可以对涉及不同职能部门的比较复杂的过程进行说明。

图3 跨职能流程图示例

对于项目团队而言，可以用讨论并绘制过程的流程图作为开端，它可以帮助团队成员对过程涉及的方方面面有一个共同的理解。每一个团队成员基于自己的工作角色，对过程都有自己的认识，而对于整个过程往往了解不够全面。因此，应充分利用绘制流程图的过程，在团队成员中进行充分的沟通，以便对所改进的过程达成共同的理解，使所有团队成员能更有效地参与到项目工作中来。

3、项目团队在绘制完流程图之后，对流程图进行分析，重点关注以下几个方面:

①产生过程输出缺陷或问题的重点关注区域在哪些环节或步骤上。

③流程中的非增值步骤或环节在何处，如返工/返修环节或步骤等。

③流程中是否有“瓶颈”存在。这里“瓶颈”是指某点的工作负荷大大超过此处的处理能力，从而延缓了整个工作进度。“瓶颈”现象也指准时把产品或服务按足够的数量传递给顾客的薄弱环节。

④流程中是否有缺失、冗余或者错误的步骤等。

在绘制流程图的过程中，应避免闭门造车、凭想当然来绘制过程的流程图，事实上，对过程分析来说，最重要的是要根据过程的实际情况绘制流程图。这样的流程图才有助于识别问题领域和关键影响因素产生的环节，有助于对问题的测量、分析和改进。在许多情况下，无法找到问题产生的原因，是因为团队未能对过程的实际流程取得一致的认识，使后续工作失去了重要的基础。

流程图在DMAIC项目工作的各个阶段都将用到。它是过程分析的重要工具，也是项目工作中产生的重要文档。流程图的方式很多，如宏观流程图、详细流程图等。

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