邮件合并功能：使用Excel批量生成word内容

2024-07-04 06:09:16

一功能简要介绍

1.使用背景：生活中在分发成绩单、请帖、各种证书时，往往要根据excel里面的数据根据固定的word格式填入固定的内容，然后打印出来分发给对应的人，比如给学生颁发荣誉证书的一般的模板格式都是如下图1所示，则空缺出的数据一般需要根据筛选后的数据，一个一个填入word模板中，如果需要录入很多人的数据，源数据格式如下图2所示，则一个个录入是不现实的，word有更简单的方法。
图1

图2

2.使用说明：根据excel表内容按照word给定的模板录入数据

二使用方法

1.数据源：虚设的数据源，图2所示，可自行设计数据源，放到excel表格里，模板格式如上图1所示。为了方便，放到一个文件夹里，如下图3所示。（ps:如果excel表内有数字是数值格式，请先把该列的数值格式改成文本格式，不然输出会导致有很长的小数位，数据失真）
图3

2.邮件工具栏：打开已经编辑好的word模板，然后切换到邮件工具栏，点击“开始邮件合并”，然后选择下拉列表中的“普通Word文档"，如图4所示。
图4

3.选择收件人：再点击”选择收件人“一栏，在弹出的下拉菜单里选择”使用现有列表“。
图5

4.选择数据源：此时弹出选择数据源对话框中按照自己的存储路径选择自己的excel文件，点击打开按钮，如图6所示，在随后弹出的对话框中选择sheet1表即可，图7所示。
图6

图7

**5.匹配数据：**选择要录入数据的区域，并把打字光标放到该区域，比如模板中的姓名下划线是录入姓名的，在该下划线上双击，会自动显示光标，然后点击”插入合并域“，在下拉列表中选择对应的姓名，可以看出下拉列表中的名称就是数据源里对应的列名，如图8。然后依次对要输入的区域进行相同的操作。输完所有区域对应的结果如图9所示。
图8

图9

6生成文档.区域填好后，点击”完成并合并“功能区，在弹出的下拉菜单中选择”编辑单个文档“，如图10，然后在弹出的对话框中选择全部，点击确定即可，如图11。这时word便开始生成文档，如果数据很大，需要等待一段时间。生成的文档如图12所示，将生成的文档保存命名即为所要的结果。
图10

图11

图12

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