秘书处的主要职责是把社团在开展活动中收集到的各种信息整理归类，并保证在以后需要的时候可以方便的取得相关档案。社团档案需要专人负责管理，通常负责人需要自己开设FTP服务器。

a)         档案分类

i.              会员档案

通常为Excel表格文件，依次记录的会员个人信息包括姓名、学号、性别、年级、专业、日月光华ID、手机号、宿舍电话、电子邮箱。

除了全体会员的信息档案外，一般还另建一份非飞信好友档案，把手机号不能加入飞信好友的会员以及留学生会员单独列出来，方便发送短信通知时特别对待。

以上两份文件都保存于社团FTP中。

ii.              管理层通讯录

管理层通讯录是为了管理层内部沟通和开展社团活动而做的，在制作完成后要保证管理层人员每人都有一份。通常采用Word文档，完整的管理层通讯录应当包括

1.         社长、顾问、及其他所有管理层成员的姓名、光华ID、专业、宿舍、手机、邮箱

2.       社团专用飞信、日月光华ID、官方Email、网络相册、内部FTP的地址、用户名密码

3.       社团指导老师的姓名、职务与联系方式

4.       学生会社工委、体育部的Email，社工委FTP的地址、用户名和密码，社工委秘书长、体育部长的姓名和联系方式。

5.       已经和我们建立合作关系的赞助商的公司名称、地址、网址、Email、电话，相关负责人的姓名和联系方式。

6.       马拉松赛组委会、跑步活动主办方的名称、网站、地址、电话、Email，相关负责人的姓名和联系方式

7.       复旦可以和我们合作的社团的社长和相关负责人的姓名、联系方式；兄弟院校、上海地区的各跑步团体的名称、网址、相关负责人的姓名和联系方式。

iii.              飞信好友列表

社团有专用的飞信账号，添加飞信好友或发送飞信时通常以“跑步协会”为昵称。飞信的好友分组包括一下几类：常委、顾问、会员组、活动组、其他（学生会等）。会员组已经包括了常委和顾问，通常30人左右分组，因为飞信群发一次只能同时发送32人。分组按如下格式设置组名──会员+XX（年）+组号。如“会员0802”代表08年招新中加入社团的会员，分组号为02。当某位会员申请加入管理层时，就把他复制到常委中。

活动组是为组织某次活动的报名而专门分出来的，把报名的会员从各自的会员组中复制到活动组中，并加入一些非会员的参与者。组名一般设为──活动+XX（年）+组号，如“活动07上马1”表示07年报名上海马拉松第一组。活动结束后需要对活动组的成员进行清理，一般不彻底删除好友。对于本来就是会员的，使用右键菜单“组管理/从组中删除好友”将其从组中移出。对于不是会员的，此项菜单会变成灰色，这些会员的联系方式通常都予以保留。

iv.              BBS账号群信列表

登录社团BBS账号后，可以从主选单/处理信笺/寄信给一群人找到社团的群信列表，包含所有会员的ID。最多可以有9个名单，每个名单可以有120人。注意：多个名单之间是不重复的，所有名单的合集才是全部会员的ID。所以发送群信时需要对每个名单发送一次。

v.              内部FTP

FTP除了用于社团内部交换大文件外，也是最完整最详细地保存社团档案的方式。社团每次活动的策划案、赞助书、活动记录都是非常宝贵的资料，因此FTP是最重要的档案载体。可以使用Serv-U FTP Server架设FTP服务器。

FTP档案的目录可大致按如下分类：

1.         参考资料：工作指南（社团培训资料）、活动企划（以往策划案例）、社团制度（学生会财务制度场务制度）、申请材料（社团成立答辩时所用的历史资料）、宣传资料（会旗、会徽等一些设计稿）

2.         会议档案：历次社团管理层会议的内容记录

3.         活动档案：历次活动的相关资料和记录。

4.         人事档案：每年的会员统计表、非飞信好友会员统计表、管理层通讯录

5.         资料上传：以上四个目录为了防止被误删，只开放读权限。“资料上传”这个目录开放写权限用于上传资料。

vi.              社团Gmail

社团的电子邮箱除了用于接收入会申请和活动报名外，也可以用于向会员发送一些宣传社团的电子材料。大部分会员在入会时都留下了Email，怎么利用这个渠道向会员宣传社团，目前此方面的工作还没有开展起来。

vii.              Picasa网络相册

网路相册用于对外发布社团活动的照片，是社团的宣传材料。每次活动结束后可以将照片上传到相册上，相机里的原始照片通常比较大，需要用软件压缩尺寸后上传。如果相册空间用完了，可以将早期的照片删除。

b)        新人入会流程

跑步爱好者可能通过以下渠道向社团提出入会申请：社团BBS账号、Gamil邮件、手机短信、口头报名等。在接收到入会申请后，秘书处需要做如下工作：

在会员统计表中加入新会员的个人信息；将新会员手机号码加入飞信会员分组中，如果其号码不能加为飞信好友则把其手机号加入非飞信好友会员统计表中；如果新会员有BBS账号，则把账号加入社团群信列表中；如果同时申请加入管理层，还需要把他的联系方式加入管理层通讯录和飞信常委组中并通知其他管理层成员。最后更新FTP中的相关档案。

随时随地：这是关于社团招新的一个极为重要的理念。我们的招新不仅限于每学期初的统一招新，而是贯穿在社团活动的始终，每时每刻每次活动中都在招新。当组织活动尤其是大型活动的报名时，总是会有很多不是会员的人来报名，需要吸引这部分人加入社团。在真正贯彻“随时随地”理念后，你会发现在平时吸收加入社团的会员数量可以和招新活动时现场入会的人数一样多。而且通过平时活动加入社团的这些会员往往会是社团活动的忠实参与者。

为了及时接收会员的入会申请，秘书处的负责人需要经常检查社团Gmail、社团BBS账号是否有入会申请信件。至少保证每周检查一次。其他管理层成员收到入会申请也要及时交给秘书处负责人。

c)        活动档案整理

社团在成立初期非常缺乏组织活动的经验，每次成功组织的活动都能够给以后的工作起到很好的参考。组织活动的相关资料是社团非常宝贵的财富，非常有必要保留下来。除了作为以后的参考外，会议记录、活动记录在社团年检和精品评比中都会用到，活动的照片可以作为以后宣传社团的材料。

每此活动的档案通常以日期加活动名称命名子目录，如“20071111共青森林公园”，放在社团FTP的活动档案文件夹下。需要保存的活动资料包括：活动策划方案、传单海报设计稿、赞助合同书、报名名单、活动照片、成绩汇总、财务支出情况、各种物资的制作方法、活动组织经验以及其它有保留价值的资料。有时活动负责人会主动把资料交给秘书处，有时则需要秘书处负责人向活动负责人索要。